辦公自動化對檔案管理的影響分析

李莉鳳

（濮陽市職業(yè)中等專業(yè)學(xué)校，河南 濮陽457000）

辦公自動化對檔案管理的影響分析

李莉鳳

（濮陽市職業(yè)中等專業(yè)學(xué)校，河南 濮陽457000）

檔案管理現(xiàn)代化的原動力來自辦公自動化，在辦公自動化的背景中，檔案管理會自覺的順應(yīng)這種轉(zhuǎn)變，以此來適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需求，這一點(diǎn)可以從檔案管理的種種轉(zhuǎn)變中得到體現(xiàn)，要深層次認(rèn)識該變化，才能更好地駕馭現(xiàn)代檔案管理工作。

辦公自動化；檔案管理；影響

1 辦公自動化使檔案載體的科技化含量增大

辦公自動化中各種非紙質(zhì)媒介的出現(xiàn)使檔案載體不但形式多樣化，而且內(nèi)涵的科技成分也增大了[1]。檔案管理工作已經(jīng)從傳統(tǒng)單純的文本檔案管理模式，逐漸變化為多門類、高信息量的綜合存儲方式。計算機(jī)的使用把辦公業(yè)務(wù)納入了可以相互聯(lián)動的網(wǎng)絡(luò)之中，公文的傳輸和存儲能夠脫離開紙質(zhì)載體，以軟盤和硬盤以及網(wǎng)絡(luò)為媒介實(shí)現(xiàn)快速傳輸、隨時存檔；刻錄機(jī)，掃描儀的使用把文件載體從紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)換成電子文檔形式，檔案在此影響中產(chǎn)生了新的門類——非紙質(zhì)載體的電子檔案。電子照相機(jī)、錄音機(jī)、攝影機(jī)的出現(xiàn)促使了以膠磁材料為載體的聲像檔案的產(chǎn)生[2]。

2 辦公自動化使檔案材料更加規(guī)范和完整

辦公自動化使檔案的形成過程速度加快，效率提高，過去單純依靠手工形成的材料大大減少。在計算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化辦公器械出現(xiàn)之前，文件材料從起草到修改、成文全部是手工，文件的格式、字體以及所使用的紙張，書寫工具，字跡的顏色等方面難以統(tǒng)一和規(guī)范，形成的檔案資料形式上比較散亂，為整理和保存帶來相當(dāng)大難度，而且材料的形成和傳輸速度慢，傳輸面積受局限，復(fù)印機(jī)、打印機(jī)以及數(shù)據(jù)庫和文字錄入系統(tǒng)的使用，使這些困擾迎刃而解，現(xiàn)代公文從形式上看：紙張、字體、格式的使用都非常規(guī)范化，相應(yīng)之下，產(chǎn)生的檔案材料也是規(guī)范化的。

3 辦公自動化使檔案檢索的功能更加強(qiáng)大

過去傳統(tǒng)的檔案檢索一般靠手工，檢索速度較慢，并且因為有人為因素的干擾，很容易出現(xiàn)偏差。辦公自動化使檢索能夠擺脫手工，最大程度的避開了人為因素影響。如機(jī)讀檢索目錄的出現(xiàn)，使檔案的檢索功能得到了巨大的提升，與手工檢索效果相比涇渭分明：一是檢索范圍廣，利用機(jī)讀檢索可以擴(kuò)大檢索范圍，在更廣闊的適宜范圍內(nèi)精準(zhǔn)查找到最終目標(biāo)；二是檢索速度快，計算機(jī)檢索速度是人工檢索不可比擬的，同一個檢索目標(biāo)，用手工機(jī)需要十幾分鐘，而用計算機(jī)可以縮短到幾秒鐘，檢索速度發(fā)生了飛躍的提升，最大程度縮短了查找耗時，使利用者能快速找到目標(biāo)；三是準(zhǔn)確率高，機(jī)讀檢索排出了外界以及人為的干擾，以計算機(jī)為媒介，在特定的軟件環(huán)境下檢索更為準(zhǔn)確。

由于檢索功能的增強(qiáng)，使檔案的查閱利用過程變得簡單、易行、快捷，這些因素極大的激發(fā)了檔案利用者的信心，破解了利用過程中的種種不便，提升了檔案利用率。

4 針對變化現(xiàn)代檔案工作所應(yīng)有的對策

文件是檔案的前身，文件處理和信息管理方式、方法的變革必然對檔案管理產(chǎn)生重大影響[3]。

對于檔案工作者而言，過去，檔案的整理和利用基本上全靠手工，辦公自動化程序以及在其影響下出現(xiàn)的電子檔案、聲像檔案、科技檔案載體等，要求檔案工作者要有駕馭它們的知識和能力，所以現(xiàn)代檔案管理人員要適應(yīng)上述影響帶來的變化，就應(yīng)該具備這幾個方面的能力：一是諳熟計算機(jī)的操作和使用。熟悉計算機(jī)的應(yīng)用技術(shù)，了解計算機(jī)程序的一般運(yùn)行規(guī)律，能對計算機(jī)作一般性的維護(hù)工作。現(xiàn)代檔案管理技術(shù)已與計算機(jī)技術(shù)水乳交融、密不可分，離開它的輔助，會給檔案管理帶來諸多不便。二是具有熟練操作自動化辦公系統(tǒng)的基本技能。如：利用光盤技術(shù)和多媒體技術(shù)解決檔案體積不斷膨脹帶來的重重困難；利用掃描儀進(jìn)行文檔形式的轉(zhuǎn)換；利用現(xiàn)代化通訊技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化；熟悉各種電子表格、電子文檔的制作、輸入和編寫技能；熟悉數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用等。三是熟練掌握電子檔案的管理程序。能獨(dú)立操作電子檔案的管理，利用自動控制與檢索設(shè)備進(jìn)行電子檔案的歸檔、整理、保管、鑒定，查找，并實(shí)現(xiàn)文檔管理一體化。在選擇檔案管理軟件時必須選擇已通過檔案管理機(jī)構(gòu)許可和認(rèn)證的系統(tǒng)軟件。四是能夠利用計算機(jī)進(jìn)行目錄的編制、索引、檢索等一般的業(yè)務(wù)管理。對于檔案基建工作而言，要從財力上加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的投入，完善各種自動化辦公設(shè)施的購置，只有硬件建設(shè)完善，才能使后續(xù)工作跟得上，檔案工作者也只有接觸到這些設(shè)備才能去主動的學(xué)習(xí)其操作技能。

[1]王燕.檔案管理的辦公自動化初探[J].三門峽職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2012，2.

[2]宋自珍.辦公自動化給檔案管理帶來的新挑戰(zhàn)[J].廣東檔案，2011，12.

[3]徐國良.辦公自動化與檔案管理[J].浙江檔案，1993，6.

G271

A

1671-0037（2014）02-47-1辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）是將現(xiàn)代化辦公和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。在當(dāng)代辦公自動化普及的辦公環(huán)境中，檔案管理的諸多方面都深受其影響，檔案管理者要通過分析和思考這些影響帶來的變化，尋找傳統(tǒng)檔案管理中需要變革的一面，從知識層面和思想層面上做出適當(dāng)調(diào)整，才能順應(yīng)現(xiàn)代檔案管理工作中的新變化，有效提升檔案工作質(zhì)量。

2014年1月7日。

此文為河南省檔案局科研課題《中職學(xué)校檔案資源利用研究》（2013-R-19）內(nèi)容

李莉鳳（1970-），女，檔案館員，研究方向：檔案管理與利用研究。