全新視角下的檔案整理認(rèn)識

劉淑艷吉林省梨樹縣城鎮(zhèn)綠化管理中心

全新視角下的檔案整理認(rèn)識

劉淑艷
吉林省梨樹縣城鎮(zhèn)綠化管理中心

我國社會的不斷發(fā)展使得檔案整理工作也出現(xiàn)了很大的轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的檔案整理工作理念和工作方法都無法很好的滿足影響當(dāng)今時代的發(fā)展要求，在這樣的情況下，檔案信息化的建設(shè)也在發(fā)展，所以我國的檔案整理工作也正在發(fā)生著轉(zhuǎn)變，在檔案整理工作中，應(yīng)該對其用全新的視角去看待和理解，這樣才能更好的促進(jìn)我國檔案工作的順利發(fā)展。

檔案管理；檔案整理技術(shù)；應(yīng)用

檔案是進(jìn)行社會服務(wù)的一個十分重要的依據(jù)，所以其在社會發(fā)展中的重要性也是眾所周知的，在檔案工作中，檔案整理工作發(fā)揮著十分重要的作用，所以需要在檔案工作中不斷的采取有效的措施對檔案整理工作予以更新和處理，當(dāng)代的檔案工作中，出現(xiàn)了很多的電子檔案，所以我們在認(rèn)識檔案管理的過程中要采取更加現(xiàn)代化的視角，這樣才能更好的為我國檔案工作的順利開展提供良好的條件和環(huán)境。

一、檔案整理概述

檔案整理的類型主要有三種：①系統(tǒng)排列和編目。在正常條件下，檔案室接收文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館接收各機(jī)關(guān)按照入館要求整理移交的案卷。檔案館和檔案室的整理任務(wù)，主要是檢查案卷質(zhì)量，制訂館(室)內(nèi)分類排列方案，進(jìn)行案卷和全宗的系統(tǒng)排列以及案卷目錄的加工。②局部調(diào)整。對已接收但不完全符合整理要求的案卷，進(jìn)行必要的部分加工整理；對由于遭受損失、銷毀與移出等各種原因致使整理體系發(fā)生重大變化的檔案,進(jìn)行新的系統(tǒng)化調(diào)整。③全過程整理。對必須接收和征集的零散檔案，進(jìn)行包括整理工作全部內(nèi)容的系統(tǒng)化和編目。

檔案整理要求保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管利用。文件之間的歷史聯(lián)系是指文件在產(chǎn)生和處理過程中形成的內(nèi)部相互關(guān)系，主要表現(xiàn)在文件的來源、時間、內(nèi)容和形式等方面的聯(lián)系。維護(hù)文件之間的歷史聯(lián)系有時可采用不同的方法，在優(yōu)選時應(yīng)以便于檔案保管和利用為其最高要求，并使二者統(tǒng)一起來。

二、做好檔案整理工作的前提條件

檔案是單位發(fā)展和個人成長的重要記錄，它是一個單位和個人的一個成長日志，所以，檔案整理人員在實際的工作中必須要對檔案的性質(zhì)和內(nèi)容以及處理方式都有非常詳盡的了解，只有將這些因素全部弄清楚之后，才能更好的保證檔案整理工作的順利開展，反過來也是如此，如果檔案整理人員自身就不能對檔案的性質(zhì)以及內(nèi)容予以非常詳盡的了解和掌握，檔案整理工作的質(zhì)量就更加的難以保證，另外，如果檔案整理人員在專業(yè)知識和技能方面存在欠缺，也會對檔案整理工作產(chǎn)生非常大的阻礙，所以做好檔案的整理工作的一項重要的前提就是檔案的整理人員在實際的工作中一定要具備豐富的專業(yè)知識，同時對自己在職的單位還要有非常深入的了解。

三、全新視角下的檔案管理認(rèn)識

檔案管理工作逐漸向著信息化的方向在發(fā)展，這也使得我國的檔案形式不僅僅局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，所以傳統(tǒng)的檔案整理技術(shù)已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展潮流，更加先進(jìn)的技術(shù)也影響會在這一過程中被逐漸的應(yīng)用，在這樣的形勢下，加強(qiáng)對檔案整理技術(shù)的認(rèn)識在實際的工作中會發(fā)揮十分重要的作用，在新型的檔案整理技術(shù)當(dāng)中，比較常見的技術(shù)有元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)、非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)和檔案虛擬整理技術(shù)。

（一）元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)

元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的產(chǎn)生和電子檔案的出現(xiàn)有著十分密切的聯(lián)系，這種技術(shù)是一些西方檔案領(lǐng)域的研究人員提出的一種新型的技術(shù)，元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)在實際的應(yīng)用中有著非常重大的意義，這項技術(shù)是對傳統(tǒng)檔案整理技術(shù)的重要創(chuàng)新，元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)是一種更加先進(jìn)也更加合理的技術(shù)，在應(yīng)用的過程中，主要是以檔案資料的生命周期作為研究的基礎(chǔ)，從而有效的保證了文檔的一體化管理，在元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)中，一個非常重要而且也非常核心的一個環(huán)節(jié)就是檔案數(shù)據(jù)的收集工作，文件中心理論主要是圍繞著文件進(jìn)行闡述的，這種理論是將文件管理和檔案管理融合在一起，這樣才能形成一個更加行之有效的文件系統(tǒng)，該技術(shù)在使用的過程中起到的一個最為重要的作用就是將電子文件轉(zhuǎn)化成電子檔案，它也成為了當(dāng)今檔案整理工作中的一項十分重要的內(nèi)容，但是這一技術(shù)在很多因素的影響下并沒有得到非常廣泛的應(yīng)用。

（二）非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)

非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)和元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)都是檔案整理工作中非常先進(jìn)和新穎的技術(shù)，在元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)中，影響因素相對而言有其自身的復(fù)雜性，所以在我國先進(jìn)的發(fā)展中無法得到十分有效的應(yīng)用，所以我國在元數(shù)據(jù)檔案整理的基礎(chǔ)上，結(jié)合我國的實際情況研發(fā)出了非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)，該技術(shù)在實際的應(yīng)用中是一項綜合性非常強(qiáng)的技術(shù)，同時該技術(shù)對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的依賴性不是很強(qiáng)，沒有對文檔一體化提出非常高的要求，所以更加適應(yīng)我國現(xiàn)實國情，這項技術(shù)也使得我國的檔案整理工作出現(xiàn)了新的變化，在我國的檔案整理工作中還是占據(jù)著十分重要的地位，這一技術(shù)的基礎(chǔ)性理論對我國檔案管理工作而言有著十分重要的參考意義，可以有效的促進(jìn)我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展和完善，同時其對我國檔案整理工作也有著十分積極的推動作用，使得我國的檔案整理工作可以更加符合現(xiàn)代化的發(fā)展需要。

四、新視角下的檔案整理信息化

在新視角下，檔案的電子信息化已是大勢所趨，而要建立一套檔案整理的信息化系統(tǒng)，筆者認(rèn)為可從以下幾方面入手：第一，條形碼與二維碼技術(shù)。信息工業(yè)的飛速發(fā)展使條形碼成為驗證商品信息必不可少的部分，二維碼也在近幾年開始流行于網(wǎng)絡(luò)世界成為信息的重要載體。檔案整理也可借鑒這樣的先進(jìn)技術(shù)，將每一份檔案歸入一個條形碼或二維碼，大大方便日后的查詢與管理。第二，數(shù)據(jù)庫技術(shù)。目前的數(shù)據(jù)庫技術(shù)已相當(dāng)成熟，這為檔案整理的電子信息化提供了重要手段。企業(yè)單位可通過建立檔案數(shù)據(jù)庫，將檔案整理電子化，簡化日后的管理與查詢。第三，加強(qiáng)檔案管理的資金投入。要完善上文所說的設(shè)備，就應(yīng)投入足夠的資金。首先，單位應(yīng)認(rèn)識到檔案整理的重要性，其重要性主要體現(xiàn)在以下幾點：（1）保存經(jīng)濟(jì)成果，成為日后主張經(jīng)濟(jì)利益的憑證；（2）對企業(yè)來說，檔案是質(zhì)量的證明和追溯的依據(jù)；（3）檔案還包含了技術(shù)開發(fā)的過程與經(jīng)驗；（4）檔案的整理也是企業(yè)單位文化的積累，一本檔案包含了單位發(fā)展歷程與其厚重的文化底蘊。明確了檔案整理的重要性，單位的有關(guān)負(fù)責(zé)人就應(yīng)保證整理工作有充足的物質(zhì)保障，要按照國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)完善檔案整理的相關(guān)要求。檔案人員的編制、檔案工作規(guī)模、檔案數(shù)量的定制等都應(yīng)提上日程。這樣，才能完成檔案整理的建設(shè)與完善，實現(xiàn)數(shù)字化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案整理工作。

五、結(jié)語

檔案整理是企事業(yè)單位不可缺少的部分，它對保存歷史信息，用于工作參考，學(xué)習(xí)經(jīng)驗等都有重要的作用。在社會科技與文化不斷發(fā)展的今天，檔案整理也需要從新的視角來思考，以適應(yīng)新技術(shù)、新文化帶來的影響。

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