網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息用戶心理分析及服務(wù)策略

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網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息用戶心理分析及服務(wù)策略

程靚
河南中美鋁業(yè)有限公司 452477

人們對(duì)信息的需求往往受到內(nèi)部認(rèn)知結(jié)構(gòu)與外部客觀環(huán)境的雙重影響。在互聯(lián)網(wǎng)的影響下，檔案用戶的認(rèn)知結(jié)構(gòu)逐漸多維化，信息環(huán)境日益復(fù)雜，使得用戶的信息需求與信息心理趨于多元化、隱性化。因此，做好檔案用戶的信息需求與信息心理研究工作，是提供高質(zhì)量檔案信息服務(wù)的重要基礎(chǔ)。本文首分析了檔案用戶的范疇，提出了改進(jìn)檔案服務(wù)工作的具體措施。

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；信息用戶需求特點(diǎn)；服務(wù)策略

一、檔案信息用戶的范疇

互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)擴(kuò)張性、滲透性很強(qiáng)的網(wǎng)絡(luò)，它通過統(tǒng)一的TCP/ IP網(wǎng)絡(luò)交換傳輸協(xié)議，將分布于世界各地的不同系統(tǒng)平臺(tái)、不同軟硬件環(huán)境連接在一起，從而構(gòu)成了統(tǒng)一的信息交換平臺(tái)。與傳統(tǒng)載體形式的檔案信息相比，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息內(nèi)容數(shù)字化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化。

從地域上看，檔案信息用戶包括：①館內(nèi)用戶，指可以親身到檔案館來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息需求的用戶。這與傳統(tǒng)認(rèn)識(shí)上的檔案信息用戶性質(zhì)基本一致，但其檔案信息需求的內(nèi)容與實(shí)現(xiàn)方式與傳統(tǒng)認(rèn)識(shí)上的檔案信息用戶有很大的不同。②遠(yuǎn)程用戶，指那些不能親身到檔案館去或不習(xí)慣直接去檔案館查詢檔案信息，但借助檔案館提供的檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，通過遠(yuǎn)程訪問、登錄來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息需求的用戶。檔案館的數(shù)字化檔案信息資源是知識(shí)產(chǎn)品，受知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)，利用這些檔案信息資源必須得到同意或授權(quán)；同時(shí)檔案館又是公共的檔案信息提供場(chǎng)所，所以檔案館也會(huì)有選擇地將部分?jǐn)?shù)字檔案信息公開和免費(fèi)使用。

從授權(quán)的角度看，檔案信息用戶的范疇包括：①被授權(quán)用戶，是指經(jīng)檔案信息機(jī)構(gòu)同意或付費(fèi)后取得授權(quán)許可的用戶，通過用戶的密碼認(rèn)證，登錄到檔案館的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息需求。館內(nèi)用戶和傳統(tǒng)用戶通常都是被授權(quán)用戶，而被授權(quán)用戶則不一定是前兩者。②未授權(quán)用戶，指那些未經(jīng)授權(quán)，只能查閱、訪問檔案館公開和免費(fèi)提供的數(shù)字化檔案信息。大多數(shù)的遠(yuǎn)程用戶是未授權(quán)用戶，部分遠(yuǎn)程用戶經(jīng)過授權(quán)，可以成為被授權(quán)用戶。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息用戶需求的特點(diǎn)

1.情感交流的弱化

信息用戶與信息的服務(wù)者、提供者之間常用非面對(duì)面的方式進(jìn)行溝通交流，大多數(shù)人只是通過鍵入式的文字進(jìn)行交流，看不到對(duì)方的面部表情和身體語(yǔ)言，不能分辨出對(duì)方聲音的細(xì)微變化，加之在網(wǎng)絡(luò)的許多場(chǎng)合下，信息用戶及信息服務(wù)者的真實(shí)身份是否是本人以及在多媒體世界里人們更容易通過視覺上的裝束來(lái)展示自己等，即使用戶通過網(wǎng)絡(luò)多媒體視頻聊天、語(yǔ)音聊天，信息用戶在網(wǎng)上遇到別人的那種視覺的、聽覺的或者是兩者相結(jié)合的感官體驗(yàn)也會(huì)大打折扣。

2.信息需求表達(dá)上的放松心理

首先，由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息用戶信息的平等化，在向信息服務(wù)人員提出咨詢時(shí)，能夠更自由地表達(dá)自己的真是需求；其次，信息用戶與信息服務(wù)人員進(jìn)行溝通的媒介是文本信息，這對(duì)用戶本身也有一種約束，他必須考慮如何清楚準(zhǔn)確地將真正需求表達(dá)出來(lái)。此外，由于用戶遠(yuǎn)離信息系統(tǒng)，不受系統(tǒng)的約束，如不會(huì)考慮信息系統(tǒng)在詞表及檢索能力方面可能具有的局限性，這時(shí)他只考慮用自己的語(yǔ)言寫明白自己的需求，表達(dá)的是他真正想要的信息。同時(shí)也可以讓信息服務(wù)人員更好地明晰信息用戶的真實(shí)需求。

3.檔案信息用戶的行為規(guī)律

用戶的需求心理在多種因素的共同影響下，制約著用戶的信息行為，雖然對(duì)于不同的用戶其影響程度不同，個(gè)體的行為方式千差萬(wàn)別，但是也遵循一定的規(guī)律。這些規(guī)律可以用以下幾個(gè)原則來(lái)進(jìn)行描述。

1、最小努力原則

齊夫的“最小努力原則”表明，一個(gè)人做任何事情都希望他所付出的代價(jià)是最小的。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，一方面檔案用戶在信息需求心理的驅(qū)使下，希望獲得及時(shí)、可靠的信息；另一方面他在信息活動(dòng)中，自覺不自覺地總有一種做出最小努力的傾向。為了擴(kuò)大信息獲取的效應(yīng)，檔案信息用戶不可避免地在使用信息系統(tǒng)所提供的信息獲取路徑及方式方法上避繁從簡(jiǎn)，利用哪些方便性、可近行都較高的信息源。

2、適度滿足原則

一般來(lái)說，在一定時(shí)間內(nèi)，外界向用戶提供的信息量遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于用戶所能吸收的信息量。這意味著，在現(xiàn)實(shí)生活中，檔案用戶并不追求完全掌握與解決問題有關(guān)的一切信息，而只希望獲得決策所需的關(guān)鍵信息，以此通過自己思維的能動(dòng)性和創(chuàng)造性來(lái)獲得對(duì)問題滿意的解決，用戶對(duì)信息的獲取往往也不會(huì)是最優(yōu)的選擇，而是建立在合理的獲取效率和效用上的次優(yōu)的選擇。

三、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息用戶的服務(wù)策略

1.加強(qiáng)用戶信息素養(yǎng)的培養(yǎng)

一方面，檔案部門要培養(yǎng)用戶的信息意識(shí)，使用戶能主動(dòng)運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)資源。另一方面，面對(duì)海量增長(zhǎng)的信息資源，一些具備較強(qiáng)信息意識(shí)的用戶，在網(wǎng)絡(luò)檔案信息需求實(shí)現(xiàn)的過程中，雖然能充分認(rèn)識(shí)和表達(dá)自己信息需求，但對(duì)信息源和信息檢索工具的使用方法知之不多，常無(wú)從下手，因此，檔案部門需加強(qiáng)對(duì)用戶的培訓(xùn)幫助用戶掌握網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檢索、獲取、利用信息的能力，激發(fā)新的利用需求，提高利用效果。

2.研究用戶需求 開展主動(dòng)服務(wù)

由于我國(guó)檔案事業(yè)起步較晚，檔案宣傳強(qiáng)度不大、范圍不廣、手段陳舊等原因，社會(huì)檔案意識(shí)不強(qiáng)?！坝脩魧?duì)檔案和檔案館的不正常心理大大減少了檔案信息的接收，阻礙了檔案信息的流通”[15]因此，檔案部門要改變以往“坐、等”上門的被動(dòng)檔案信息服務(wù)，搞好檔案宣傳工作，走出檔案館，走近用戶，研究用戶需求，主動(dòng)提供服務(wù)。

總之，互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)入中國(guó)尚不足20年，卻已深入到人們?nèi)粘Ｉ畹母鱾€(gè)角落，改變著入迷的信息搜尋習(xí)慣，對(duì)檔案事業(yè)也提出了挑戰(zhàn)。檔案信息服務(wù)機(jī)構(gòu)只有以“用戶為中心”深入研究用戶心理態(tài)勢(shì)的新變化，發(fā)現(xiàn)用戶的需求，主動(dòng)服務(wù)，才能在日益激烈的信息服務(wù)競(jìng)爭(zhēng)中占有一席之地。

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[3]陳勇.論電子政務(wù)環(huán)境下檔案用戶需求的新變化.檔案學(xué)通訊,2006(4):72～75

[4]金凡.試析網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息用戶心理和用戶特征.蘭臺(tái)世界,2006(5):23～24