建筑工程檔案管理中信息化建設方法

宋小霞廣州市第三建筑工程有限公司

建筑工程檔案管理中信息化建設方法

宋小霞
廣州市第三建筑工程有限公司

在建筑工程中要重視檔案管理工作，加強檔案管理的信息化。檔案管理對建筑工程具有重要的意義，建立信息化檔案管理可以更好的發(fā)揮檔案的作用。本文對建筑工程檔案管理中的信息化建設進行了探究，尋找有效的建筑工程檔案管理的信息化建設方法。

建筑工程；檔案管理；信息化建設

我國的城市現(xiàn)代化水平正在不斷的提高，與此同時，建筑工程建設發(fā)展的也十分迅猛。同時，建筑工程從數(shù)量上和規(guī)模上都實現(xiàn)了飛速的提升，原有的室藏檔案已經(jīng)不能滿足當前建筑工程檔案管理的需要。建立檔案的信息化管理，能夠有效的提高檔案管理的效率。

1.檔案管理信息化建設簡介

在建筑工程中，檔案管理是一項重要的工作，檔案要對建筑工程中的各種信息進行記錄，是建筑工程的珍貴資料。隨著信息技術的進步，檔案管理也要在原有的基礎上進行信息化處理，這種信息化處理就是檔案管理的信息化建設。在不改變原有的檔案信息的前提下，利用現(xiàn)代化技術手段來對檔案信息進行信息化處理，使之能夠與其他社會信息進行融合[1]。

2.當前我國建筑工程檔案管理的信息化建設中存在的問題

檔案管理的信息化建設是提高建筑工程檔案管理水平的重要方法。然而當前我國建筑工程檔案管理的信息化過程中還遇到了很多阻礙因素，影響了檔案管理的信息化。

2.1 缺乏高素質的檔案管理信息化人才

檔案管理的信息化建設中首要的困難就在于缺乏高素質的檔案管理信息化人才。人才是一切工作的根本，然而很多建筑工程企業(yè)都面臨著高素質的檔案管理人才缺乏的現(xiàn)象。很多檔案管理人員都是身兼數(shù)職，其整體素質不高、檔案管理的水平有限，加之對計算機以及信息技術的使用能力較差，難以適應檔案管理的信息化建設。

2.2 缺乏有力的制度保障

建筑工程企業(yè)往往對檔案管理工作不夠重視，在檔案管理的信息化建設中也沒有建立相應的管理制度，或者管理制度缺乏執(zhí)行力度。這就導致了檔案管理信息化的過程中得不到制度的保障，很容易出現(xiàn)紕漏。出現(xiàn)問題之后也難以進行有效的責任追溯。

2.3 資金投入不足

建筑工程企業(yè)普遍不愿意將資金投入到檔案管理信息化建設中來，認為其資金的回報率不高。而沒有資金支持，就無法引進信息化建設的設備和人才，給檔案管理的信息化建設帶來不利的影響。

2.4 企業(yè)領導不重視檔案管理的信息化建設

建筑工程企業(yè)的領導對檔案管理缺乏重視，導致在很多建筑工程竣工之后才發(fā)現(xiàn)工程資料出現(xiàn)錯漏現(xiàn)象，在檔案移交、整理和歸檔中經(jīng)常由于疏忽而出現(xiàn)問題。這就給檔案管理的信息化帶來了更大的難度。

3.如何進行建筑工程檔案管理的信息化建設

建筑工程的檔案管理信息化建設是時代發(fā)展的需要，也是建筑工程企業(yè)發(fā)展的需要。針對當前出現(xiàn)的建筑工程檔案管理的信息化建設中出現(xiàn)的一些問題，要積極采取有效措施，不斷推進建筑工程檔案管理的信息化建設。

3.1 轉變思想，提高重視

建筑工程企業(yè)的領導對建筑工程檔案管理的信息化建設的推行有著關鍵的作用。建筑工程企業(yè)領導要樹立檔案管理的意識，認識到通過信息化建設可以進一步提高檔案管理水平，對于企業(yè)的發(fā)展有著重要的推動作用[2]。要提高檔案管理部門在整個建筑工程企業(yè)中的地位，建立健全檔案管理制度，為檔案管理的信息化建設提供制度保障。

3.2 檔案管理的信息化建設要規(guī)范化

檔案管理信息化建設有兩個主要工作，一個是利用信息技術手段，將原有的室藏檔案轉化成數(shù)字化信息存入計算機，另一個是通過計算機接收新的電子文件信息[3]。無論是哪方面的工作，都要做到規(guī)范精細。工作人員要嚴格相應的標準和規(guī)范，例如數(shù)據(jù)處理格式標準、字符內部編碼標準、數(shù)據(jù)交換標準和信息輸出標準等等。保障信息化建設井然有序、規(guī)范嚴謹，避免出現(xiàn)重復建設和錯誤建設。檔案管理人員要提高檔案數(shù)據(jù)的質量，建立數(shù)據(jù)審核制度，建立數(shù)據(jù)輸入之前的校對審核制度，保障其數(shù)據(jù)的準確性。

3.3 提高檔案管理人員的綜合素質

任何工作都需要人來完成，檔案管理人員的綜合素質和業(yè)務水平?jīng)Q定了信息化建設的質量和效率。建筑工程企業(yè)要對現(xiàn)有的檔案管理人員進行信息化技術培訓，提高他們對檔案管理信息化建設的認識，提高其信息建設的能力。信息化檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理的方法截然不同，建筑工程企業(yè)要對現(xiàn)有的檔案管理人員進行考核，確定其具備相應的信息管理能力才能上崗。此外，還要重視高素質人才的引進，建設一支強有力的檔案管理信息化建設隊伍。

3.4 注意檔案管理信息化的安全性

對于建筑工程企業(yè)來說，檔案的安全關系著建筑工程的安全和企業(yè)的效益。在進行檔案管理信息化的建設過程中，要對檔案的安全性引起足夠的重視。傳統(tǒng)的檔案管理安全措施已經(jīng)不能適應信息化的檔案管理。信息技術在檔案管理中的應用在帶來便利和效益的同時，網(wǎng)絡環(huán)境的脆弱性也給建筑工程企業(yè)帶來了潛在的威脅。建筑工程企業(yè)要采取有效的安全策略，進行安全方面的技術研究，保障檔案的安全性。例如可以對網(wǎng)絡權限進行控制、對入網(wǎng)訪問進行控制、對屬性安全進行控制、對網(wǎng)絡服務器進行安全控制等等，還可以控制網(wǎng)絡節(jié)點和端口、控制防火墻、進行信息加密等等。

檔案的安全是信息化建設中一個嚴重的問題，除了網(wǎng)絡威脅之外還要注意計算機硬件損壞造成檔案丟失的情況[4]。因此，建筑工程企業(yè)要注意對工程施工的關鍵檔案信息進行異質保管和備份，避免由于計算機損壞為丟失關鍵的工程信息，給企業(yè)造成不可挽回的損失。

3.5 提高檔案管理信息化建設的效益

檔案管理的信息化建設需要大量的資金和人力的投入，購置相應的信息化設備、培訓和引進相關人才。對于中小建筑工程企業(yè)，在檔案管理信息化建設中要注意實效性。對于財力有限的建筑工程企業(yè)，要在其資金許可的前提下做好論證和調查工作，保障網(wǎng)絡結構、軟件開發(fā)和硬件配置等工作的一致性，以提高軟硬件資源的利用率。要對有限的資金進行合理的使用，優(yōu)先發(fā)展信息化建設中的關鍵部位。軟硬件資源要做到不僅能滿足建筑工程企業(yè)當前規(guī)模下的檔案管理信息化要求，還要能夠適應將來的發(fā)展趨勢。這樣一來避免了頻繁更新信息化軟件和硬件設備給建筑工程企業(yè)帶來了資金負擔，提高了檔案管理信息化建設的效益。

3.6 建筑工程企業(yè)各部門之間要做好協(xié)調工作

檔案管理的信息化建設絕非一個團隊、一個部門就可以獨立完成的工作，其需要基礎設施的投入、管理規(guī)范的完善和數(shù)據(jù)庫的建設，這就需要建筑工程企業(yè)在設備、人才、資金、技術等方面都給予有力的支持。檔案管理牽涉到整個建筑工程的方方面面，建筑工程企業(yè)內部的各個部門都要重視這項工作，對于檔案管理信息化建設的要求要盡量滿足，積極配合檔案管理部門的工作。檔案管理人員也要與各部門進行有效的溝通，取得各部門的支持。

4.結語

充分利用信息化技術和網(wǎng)絡，進行建筑工程檔案管理的信息化建設，可以極大的提高建筑工程檔案的管理效率和管理水平，節(jié)約檔案管理的人力物力，在建筑工程企業(yè)中實現(xiàn)檔案的動態(tài)化管理。這也是時代

＞＞＜＜的發(fā)展對建筑工程企業(yè)檔案管理提出的必然要求。

[1]劉春金,李盈盈.論檔案管理工作的信息化建設——以福建龍巖煙草工業(yè)有限公司為例[J],管理觀察,2011(15)

[2]呂光榮,李興富.淺議電子文件檔案化管理重要性[J].沿海企業(yè)與科技,202(03)

[3]袁麗娜,王蕾麗.醫(yī)院檔案管理信息化探討[J].現(xiàn)代商貿工業(yè),2011(22)