會計(jì)憑證的粘貼與裝訂

作者簡介：戴同慶（1982.03-），女，漢族，湖北荊門人。碩士學(xué)歷，黃岡師范學(xué)院講師，研究方向：會計(jì)學(xué)。

摘要：實(shí)務(wù)中，原始憑證規(guī)格差異較大，會計(jì)人員在制作記賬憑證時(shí)需要對所附原始憑證加以適當(dāng)?shù)恼?，進(jìn)行粘貼和折疊，然后將會計(jì)憑證裝訂成冊。本文介紹了原始憑證的粘貼以及會計(jì)憑證的裝訂方法，期望有助于會計(jì)人員的實(shí)務(wù)操作。

關(guān)鍵詞：原始憑證；整理；粘貼；憑證裝訂

經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，我們?nèi)〉没蛱钪频脑紤{證就是這筆業(yè)務(wù)的證明文件，根據(jù)審核后的原始憑證編制記賬憑證，繼而登記賬簿，生成報(bào)表；原始憑證作為重要的會計(jì)資料，我們將其粘貼在記賬憑證后面，然后裝訂成冊。原始憑證是否正確粘貼直接影響到日后憑證的查閱。

一、原始憑證的粘貼

（一）同規(guī)格憑證的粘貼

當(dāng)原始憑證與記賬憑證的大小完全相同時(shí)，對齊記賬憑證左邊在其后粘牢原始憑證的左側(cè)部分，不用將背面全部貼實(shí)，同時(shí)要將褶皺的憑證攤開、壓平，對破損的憑證還要進(jìn)行修補(bǔ)，并將憑證按順序號或日期稍作編排，粘貼后原始憑證的內(nèi)容要能完整呈現(xiàn)。

如果原始憑證的寬度與記賬憑證相同，長度略短，也只需對齊記賬憑證左邊在其后粘牢原始憑證的左側(cè)部分，注意粘貼后原始憑證的內(nèi)容要能完整呈現(xiàn)。

如果原始憑證的長度與記賬憑證相同，寬度略窄，則需考慮裝訂位置后粘貼。若是采取包角法裝訂，則對齊記賬憑證左邊、上邊后粘貼原始憑證，保證在左上角裝訂憑證時(shí)能將原始憑證裝訂；若是左側(cè)裝訂，則對齊記賬憑證左邊、下邊后粘貼原始憑證，在首先考慮了憑證能裝訂的基礎(chǔ)上，其次考慮憑證裝訂成冊后，戳立放置時(shí)能否站得穩(wěn)，盡量避免“頭重腳輕”。

（二）較小憑證的粘貼

實(shí)務(wù)工作中，較小憑證的數(shù)量最多、大小規(guī)格不一，比如汽車票、市內(nèi)公共汽車票、火車票、出租車票等。對這類較小憑證的粘貼就要使用粘貼單，將原始憑證粘貼在粘貼單上，然后和報(bào)銷單一起粘貼在記賬憑證后面。經(jīng)過初步編排后，若憑證數(shù)量較少，可以采取“從右向左”的方式粘貼，從粘貼單的右下角開始，對齊粘貼單右邊、下邊粘貼第一張，粘牢原始憑證左側(cè)部分，適度左移后再貼下一張，然后依次左移粘貼，粘貼的距離根據(jù)原始憑證數(shù)量的多少來確定。若憑證數(shù)量較多，可以采取“從下往上，從右向左”的方式粘貼，盡量使每張憑證都粘貼在粘貼單上，均勻排列。必要時(shí)，可多次重復(fù)使用粘貼紙。粘貼時(shí)，要注意以下事項(xiàng)：不得累壓粘貼；同類等額憑證盡量放一塊；規(guī)格小的憑證在下，規(guī)格大的憑證在上；粘貼完畢后，在粘貼單空白處分別寫出每類原始憑證的張數(shù)、單價(jià)和總金額。

（三）超大憑證的粘貼

實(shí)務(wù)中，會遇到規(guī)格比記賬憑證大很多的原始憑證，在具體粘貼時(shí)首先要進(jìn)行分類：不影響主要內(nèi)容的，可將多余部分修剪后再粘貼；不可修剪的，當(dāng)原始憑證大過粘貼紙及記賬憑證時(shí)，大多數(shù)的做法是先折疊左邊的角，再向里面折疊，折疊后的大小與記賬憑證相同，然后將超大憑證的左上側(cè)對齊記賬憑證左邊粘貼在記賬憑證后面。這樣折疊后折疊的角在下面，在查閱時(shí)要先拉開折疊的部分，再拉開折疊處的左邊邊角，裝訂時(shí)又不會將原始憑證的內(nèi)容裝訂進(jìn)去。還有一種方法是將折疊的順序反過來：先向里折疊后，再折疊左邊的角。這樣折疊后，折疊的角在上面，在查閱時(shí)，只需拉開上面的角即可。有些原始憑證不僅面積大，而且數(shù)量多，可以單獨(dú)裝訂，如工資單、領(lǐng)料單等，但在記賬憑證上應(yīng)注明保管地點(diǎn)。

通過對不同規(guī)格的原始憑證的粘貼，可以總結(jié)出原始憑證粘貼的規(guī)則：從下向上、從右向左、齊線齊邊、超大剪折。

二、會計(jì)憑證的裝訂

原始憑證和記賬憑證作為重要的會計(jì)資料，既要長時(shí)間保存好，又要方便查閱，必須裝訂成冊。當(dāng)原始憑證粘貼好后，會計(jì)人員應(yīng)及時(shí)對會計(jì)憑證進(jìn)行整理裝訂成冊。

（一）裝訂標(biāo)準(zhǔn)及要求

會計(jì)憑證的裝訂一般是以月為單位的，在憑證裝訂之前，先要根據(jù)一個月份的憑證總量，考慮要將這個月的憑證分成幾冊裝訂。裝訂后每本的厚度要大致相同，每本憑證的厚度最好在1.5-2.0cm之間。同屬于一份記賬憑證的原始憑證不能拆開裝訂。如果憑證比較少，也可以把幾個月的憑證集中訂成一本，并在憑證封面上標(biāo)明包含的月份。

原始憑證的數(shù)量一般較多，而且超大憑證都是經(jīng)過折疊后再粘貼，往往會出現(xiàn)憑證裝訂時(shí)，中間厚，而裝訂的位置薄，這時(shí)可以用薄紙板或紙折成三角形均勻墊在裝訂線位置，這樣可以使裝訂后的憑證更整齊，憑證裝訂后要達(dá)到“四邊齊、表面平、無凹凸、書本型”的標(biāo)準(zhǔn)。

（二）裝訂所需材料和工具

做好裝訂前材料和工具的配備，一般裝訂工具配備如下：切刀1架；取釘器1只；大剪刀1把；裝訂線若干；裝訂機(jī)1臺；膠水1瓶；憑證封面、封底、包角紙若干；大針1枚；鐵夾若干只。

（三）裝訂前的憑證整理

會計(jì)憑證裝訂前的整理工作包括：

1、檢查記賬憑證的日期、編號是否齊全

2、檢查記賬憑證是否按順序號排列，附件有無漏缺

3、檢查記賬憑證上有關(guān)人員的印章是否齊全

4、摘除憑證內(nèi)的金屬物（如訂書釘、大頭針、回形針）

5、若裝訂線位置薄，用薄紙板或紙折成三角形均勻墊在裝訂線位置

（四）裝訂方法及步驟

會計(jì)憑證裝訂有二孔裝訂法與三孔裝訂法，現(xiàn)介紹二孔裝訂法的裝訂步驟。

1、將待裝訂憑證的正面附上憑證封面，背面附上封底，然后將包角紙放在封皮左上角，做護(hù)角線。將待裝訂的憑證分別以左邊和上邊為基準(zhǔn)墩齊，用夾子夾緊。

2、在憑證的包角紙上以左上角為頂點(diǎn)畫一個邊長為5cm的等腰三角形，在底線上用筆均勻地畫兩個要裝訂的點(diǎn)，用裝訂機(jī)在這兩個點(diǎn)上打孔。

3、用大針引線繩固定憑證。首先，從封面左頂角第一個孔向下穿裝訂線，尾線留長度大約6厘米以備用，然后從封底將線繞左角第一個孔包住成口字型；其次，從封底將線從第二個孔向上穿過，再從封面繞封底第二個孔向上穿過收緊，將封面上的尾線從第二個孔向下穿過，將兩根線用力拉緊再在封底第二個孔處背面打結(jié)。

4、將包角紙沿底線向左上折，將包角紙一側(cè)剪開一矩形至憑證的左上角，然后將包角紙沿憑證側(cè)面、背面粘貼。粘貼時(shí)要將側(cè)面和背面的線繩粘住。

（五）裝訂后的事項(xiàng)

將憑證封面填寫完整，在憑證的側(cè)脊寫上“×年×月第×本共×本第×號-×號憑證”以便查找。裝訂人在裝訂線封簽處蓋章或簽名。（作者單位：黃岡師范學(xué)院）