論ERP系統(tǒng)實(shí)施中的數(shù)據(jù)管理及維護(hù)

王登瀾

【摘 要】 ERP 將企業(yè)資源進(jìn)行整合管理，對(duì)企業(yè)流程進(jìn)行重組，提高企業(yè)的管理水平。本文從基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理及維護(hù)出發(fā)，討論企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)中的編碼體系、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，及管理維護(hù)系統(tǒng)的制度。

【關(guān)鍵詞】 ERP 數(shù)據(jù)管理 數(shù)據(jù)維護(hù)

1 前言

ERP（Enterprise Resource Planning）是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上的現(xiàn)代企業(yè)管理理論，對(duì)企業(yè)的發(fā)展起重要作用。但有報(bào)告顯示，國(guó)內(nèi)企業(yè)成功實(shí)施ERP的不足三分之一，其主要原因是企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性達(dá)不到使用要求，導(dǎo)致系統(tǒng)不能正常使用。筆者有幸兩度參與企業(yè)ERP系統(tǒng)的實(shí)施，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的完整與準(zhǔn)確一直是系統(tǒng)成功實(shí)施的關(guān)鍵因素。本文結(jié)合筆者經(jīng)驗(yàn)，從基礎(chǔ)數(shù)據(jù)規(guī)劃和維護(hù)出發(fā)，來探討ERP實(shí)施的相關(guān)問題。

2 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)

2.1 成立數(shù)據(jù)整理小組

ERP項(xiàng)目實(shí)施初期，成立數(shù)據(jù)規(guī)劃小組來負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)編碼體系的建立與維護(hù)，通過梳理產(chǎn)品數(shù)據(jù)來保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。實(shí)施方針對(duì)企業(yè)特點(diǎn)，建立產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫(kù)，協(xié)助企業(yè)錄入、維護(hù)數(shù)據(jù)，同時(shí)并協(xié)助企業(yè)制定完整的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)規(guī)范和業(yè)務(wù)管理制度。

2.2 搭建企業(yè)產(chǎn)品工程數(shù)據(jù)維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)

企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)是統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)據(jù)，實(shí)施方在設(shè)計(jì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)架構(gòu)前必須對(duì)企業(yè)產(chǎn)品與流程有深入的認(rèn)識(shí)，能夠正確理解企業(yè)的產(chǎn)品數(shù)據(jù)。

目前公司的ERP系統(tǒng)，是在PDM系統(tǒng)基礎(chǔ)上建立的產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫(kù)。在企業(yè)里，產(chǎn)品設(shè)計(jì)完成后，有相應(yīng)的裝配圖和零件明細(xì)表。裝配圖表示了母件和子件的關(guān)系，構(gòu)成產(chǎn)品結(jié)構(gòu)中的基本單元。PDM系統(tǒng)提取并整理這些單元，生成能反映其層次結(jié)構(gòu)的表。這種以數(shù)據(jù)格式來描述產(chǎn)品所需零件的明細(xì)表及結(jié)構(gòu)的文件就是設(shè)計(jì)物料清單（Engineering Bill OfMaterial，簡(jiǎn)稱EBOM）。工藝部門按設(shè)計(jì)資料制定用于指導(dǎo)生產(chǎn)的工藝結(jié)構(gòu)稱之為制造物料清（Manufacture Bill Of Material，簡(jiǎn)稱MBOM）。之后，通過車間分工表對(duì)PDM系統(tǒng)中的BOM進(jìn)行確認(rèn)和調(diào)整，集成兩個(gè)BOM，生成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。BOM是ERP系統(tǒng)重要的輸入數(shù)據(jù)。

但系統(tǒng)實(shí)施初期，PDM項(xiàng)目組方才開始進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，沒有完整的數(shù)據(jù)，同時(shí)源數(shù)據(jù)的變更貫徹不徹底，造成數(shù)據(jù)多次校對(duì)，最后只能用圖紙進(jìn)行整理，目前系統(tǒng)BOM多是重新輸入的結(jié)果。

此外，信息維護(hù)平臺(tái)是數(shù)據(jù)庫(kù)管理的前提，具有修改、刪除、新增、校對(duì)及檢查功能。此外，隨著企業(yè)發(fā)展，數(shù)據(jù)庫(kù)需要有可擴(kuò)充性來適應(yīng)數(shù)據(jù)的增加。

3 建立科學(xué)規(guī)范的編碼體系

物料數(shù)據(jù)要統(tǒng)一維護(hù)、集中管理。物料的編碼在編碼體系中最重要和復(fù)雜，它是企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建立的基礎(chǔ)。在老系統(tǒng)運(yùn)行初期，所有技術(shù)資料均采用符合企業(yè)使用習(xí)慣的零組件圖號(hào)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，并另建臺(tái)賬管理標(biāo)準(zhǔn)件。但系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)錄入規(guī)范不統(tǒng)一，出現(xiàn)同一零件圖號(hào)存在空隔或字母全角半角差異等情況，出現(xiàn)一物多號(hào)。

編碼體系建立后，必須選用具有代表性數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格測(cè)試，通過錄入部分?jǐn)?shù)據(jù)，對(duì)編碼體系進(jìn)行試用。同時(shí)，檢測(cè)編碼體系的完整性和可擴(kuò)充性，重點(diǎn)考察編碼體系設(shè)計(jì)的當(dāng)前極限容量和未來可能容量之間的關(guān)系，修改直到適用為止。

4 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理及實(shí)施

項(xiàng)目實(shí)施建立在完善的企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)和科學(xué)的編碼體系基礎(chǔ)之上。完成數(shù)據(jù)庫(kù)及編碼的構(gòu)建與測(cè)試工作后，需要錄入和維護(hù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，這是ERP系統(tǒng)實(shí)施的重要環(huán)節(jié)。

整理物料數(shù)據(jù)是整理工程數(shù)據(jù)的前提，包括整理原材料、外購(gòu)件、毛坯、零件、部件、產(chǎn)品等物料編碼和物料屬性。之后，將物料編碼和物料屬性錄入系統(tǒng)。在整理物料數(shù)據(jù)時(shí)，要重視表的結(jié)構(gòu)和確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、完整性，做到既能提供給各部門相應(yīng)的信息，又沒有數(shù)據(jù)冗余。

數(shù)據(jù)初始化工作要點(diǎn)：（1）系統(tǒng)參數(shù)的設(shè)置需企業(yè)核心人員負(fù)責(zé)，需形成文檔審核方可實(shí)施，修改需考慮系統(tǒng)關(guān)聯(lián)性。（2）期初數(shù)據(jù)需優(yōu)化數(shù)據(jù)的采集點(diǎn)及采集量，這點(diǎn)對(duì)實(shí)施方的數(shù)據(jù)架構(gòu)非常重要，未進(jìn)行優(yōu)化的數(shù)據(jù)架構(gòu)導(dǎo)入時(shí)間長(zhǎng)，準(zhǔn)確率相對(duì)較低，而已優(yōu)化的數(shù)據(jù)架構(gòu)數(shù)據(jù)導(dǎo)入一般一次成型。（3）工作進(jìn)度的安排必須合理，多次的導(dǎo)入，會(huì)導(dǎo)致基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不完整，影響后續(xù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理工作。（4）合理地溝通收集意見是數(shù)據(jù)初始工作不斷完善的重要手段。5、初始數(shù)據(jù)采集表，是數(shù)據(jù)收集的工具，必須足夠全面，不得反復(fù)修改。

5 數(shù)據(jù)規(guī)范和管理制度建設(shè)

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)規(guī)劃整理完畢，即開始進(jìn)行ERP各個(gè)模塊的配置?；A(chǔ)數(shù)據(jù)整理的好壞是項(xiàng)目實(shí)施的關(guān)鍵。完成該項(xiàng)工作后，需對(duì)前期工作進(jìn)行評(píng)估并建立一套制度來固化。一些通用的數(shù)據(jù)，如物料編碼系統(tǒng)、倉(cāng)庫(kù)庫(kù)位、供應(yīng)商及客戶等等，這些工作需要企業(yè)內(nèi)部首先建立一個(gè)登錄的規(guī)則，然后才可以建立數(shù)據(jù)。只有建立好完整的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)管理規(guī)則，才能保證ERP能夠有效地實(shí)施。企業(yè)要將數(shù)據(jù)管理制度納入企業(yè)的管理體制中，定崗定則，使企業(yè)數(shù)據(jù)始終保持良好的準(zhǔn)確性，持續(xù)支持ERP在企業(yè)的良好運(yùn)行。

6 結(jié)語

ERP項(xiàng)目的價(jià)值在于系統(tǒng)中真實(shí)、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)及時(shí)共享。但是，在ERP實(shí)施過程中，企業(yè)輕視了對(duì)數(shù)據(jù)的管理及優(yōu)化，致使后續(xù)功能不能實(shí)現(xiàn)。只有健全數(shù)據(jù)管理的規(guī)范和制度，有效處理出現(xiàn)的問題，不斷優(yōu)化，才能保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量，保證ERP的成功。

ERP是提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的重要手段。ERP實(shí)施是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)起著重要的作用。合理地做好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的規(guī)劃和整理工作，建立完整的工程數(shù)據(jù)庫(kù)和科學(xué)的編碼體系，并且建立合理的數(shù)據(jù)管理制度，將極大提高ERP在企業(yè)實(shí)施的成功率。

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