淺談電力施工企業(yè)科技檔案管理存在的問題及對策

張彥

(中國能源建設(shè)集團(tuán)甘肅火電工程公司,甘肅蘭州 730070)

淺談電力施工企業(yè)科技檔案管理存在的問題及對策

張彥

(中國能源建設(shè)集團(tuán)甘肅火電工程公司,甘肅蘭州 730070)

自改革開放以來,各行各業(yè)都意識到了檔案管理的重要性,尤其是電力施工企業(yè),更是格外重視檔案管理。對企業(yè)而言,檔案扮演著“記錄者”的角色,它記錄下了企業(yè)在發(fā)展歷程中遇到的挫折,取得的優(yōu)秀成果,也為后人研究企業(yè)的運(yùn)營模式提供了寶貴的資料。作為一項(xiàng)充滿了專業(yè)性、機(jī)密性、政治性的工作,企業(yè)各級管理人員應(yīng)該對其給予高度重視。所以,本文將對電力施工企業(yè)科技檔案管理中暴露出來的問題進(jìn)行深入、全面的研究,并在此基礎(chǔ)上給出具有針對性的解決措施,以期為我國電力施工企業(yè)的發(fā)展提供一些幫助。

電力企業(yè) 檔案管理 問題 措施

在企業(yè)的管理工作中,檔案管理工作扮演著極其重要的角色,是企業(yè)審視自身發(fā)展問題,制定發(fā)展目標(biāo)的依據(jù),也是鞭策員的有效手段。無數(shù)實(shí)踐證實(shí),檔案管理工作的科學(xué)性、規(guī)范性越高,其越能反映出一個企業(yè)的管理水平和運(yùn)作水平。在這個信息爆炸的年代,企業(yè)要在日益激烈的市場競爭中站穩(wěn)腳跟,就必須將檔案管理工作上升到企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的高度,尤其是電力施工企業(yè),更是要利用檔案管理工作,記錄下施工過程中的各種細(xì)節(jié),以保證整個工程項(xiàng)目的建設(shè)質(zhì)量。在日常管理中,企業(yè)除了要努力提升檔案管理水平之外,還要大膽創(chuàng)新,不斷摸索更為先進(jìn)、科學(xué)、規(guī)范的檔案管理方法。另外,作為信息的重要載體,檔案對于企業(yè)優(yōu)化配置各類資源起到了至關(guān)重要的作用,所以,開展檔案管理工作,樹立檔案管理意識是所有企業(yè)邁向成功的關(guān)鍵。

1 電力施工企業(yè)科技檔案管理的意義

1.1 電力施工企業(yè)業(yè)務(wù)的發(fā)展

目前,大部分電力施工企業(yè)均在業(yè)務(wù)擴(kuò)展方面投入了大量的人力、物力和財(cái)力,尤其是EPC工程總承包理念的提出,更為為廣大電力施工企業(yè)的發(fā)展指明了方向。隨著電力施工企業(yè)的發(fā)展與壯大,如何建立一個完善的科技檔案管理制度成為了每一個企業(yè)所要考慮的問題。

隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展,檔案管理工作也暴露出了各種各樣的問題。比如,在互聯(lián)網(wǎng)高度普及的今天,當(dāng)國內(nèi)項(xiàng)目在國外完成設(shè)計(jì)之后,需要將設(shè)計(jì)文件傳輸給相關(guān)部門,由這個部門在當(dāng)?shù)匾约堎|(zhì)文件的形式交由施工方使用,受各種因素的影響,文件在傳輸過程中極有可能落入個人手中,這無形中增加了相關(guān)部門歸檔和收集檔案的難度,甚至?xí)l(fā)知識產(chǎn)權(quán)方面的糾紛,這足以見開展檔案管理工作的重要性。

1.2 滿足開展電力施工作業(yè)的需求

對電力施工企業(yè)而言,每一項(xiàng)工程項(xiàng)目的順利竣工都離不開歷史數(shù)據(jù)的支撐。每當(dāng)企業(yè)承接到新項(xiàng)目時,設(shè)計(jì)人員會先分析這個項(xiàng)目的類型,看企業(yè)以前有無承接過這類項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn),如果有的話,只需對歷史方案進(jìn)行適當(dāng)?shù)男薷谋憧赏度胧褂?這有效的提升了設(shè)計(jì)人員的工作效率。在電力施工企業(yè)的發(fā)展過程中,技術(shù)檔案管理工作的質(zhì)量和效率直接關(guān)系到了整個工程項(xiàng)目建設(shè)的質(zhì)量,因而必須引起電力施工企業(yè)的高度重視。

2 電力施工企業(yè)科技檔案管理存在的問題

時至今日,還有相當(dāng)一部分電力施工企業(yè)沒有意識到開展檔案管理工作的緊迫性,更不用說樹立科學(xué)的檔案管理意識了,這會削弱檔案管理部門和業(yè)務(wù)部門的團(tuán)隊(duì)合作能力。眾所周知,電力施工企業(yè)的平時會承接到各種各樣的工程,比如,客戶工程、業(yè)擴(kuò)工程、配網(wǎng)工程等,如果檔案管理工作更不上的話,就會給后續(xù)工作(如工程申報(bào)、工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)等)帶來許多麻煩。工程形成的文件涉及多個部門和人員,尤其是材料內(nèi)容,更是具有內(nèi)容繁瑣、復(fù)雜,涉及面廣的特點(diǎn),工作人員在整理這些材料時,稍有大意就會遺漏資料。加之一些剛起步的企業(yè)只有能力承接小型工程,這樣的工程一般不會形成太多的文件,因而企業(yè)往往不會用心去管理這些文件?？偟膩碚f,電力施工企業(yè)科技檔案管理存在以下幾個方面的問題。

2.1 沒有意識到科技檔案管理的重要性和緊迫性

目前,有相當(dāng)一部分的電力施工企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)干部和工作人員都尚未樹立檔案管理意識,在他們看來,檔案管理屬于后勤工作,僅僅是對資料進(jìn)行裝訂、整理和保管,沒有必要這方面花費(fèi)太多的精力和時間;還有一些管理人員認(rèn)為,檔案管理工作無法給企業(yè)創(chuàng)造財(cái)富,只要保證這些資料不外泄,不被非法使用,且能通過上級部門的檢查即可。甚至,還有人認(rèn)為只要設(shè)置一個檔案室,將工程形成的各種資料放到檔案室中,有需要自己去取即可,根本沒有必要再浪費(fèi)成本去請人管理這些資料。上述這些想法說明,大部分電力施工企業(yè)管理人員對檔案管理工作還存在認(rèn)識上的偏差,這種意識將使企業(yè)的整體管理水平大打折扣。

2.2 管理力量薄弱,缺乏專業(yè)的管理人才

管理人才隊(duì)伍建設(shè)進(jìn)程緩慢,管理力量薄弱,這具體體現(xiàn)在以下幾個方面:(1)管理方式過于單一、落后。由于企業(yè)不重視檔案管理工作,對工作人員的技能也沒有太高的要求,只要能按要求收集、裝訂、整理資料即可,有時為了工作需要,很多檔案管理人員未經(jīng)培訓(xùn)就草草上崗,這必然嚴(yán)重影響企業(yè)的檔案管理水平。據(jù)了解,有些企業(yè)為了節(jié)約成本,直接由基層人員兼職管理檔案,這些基層人員由于缺乏專業(yè)知識和技能,對檔案的管理還停留在整理文件、擺放文件這個層次,有時為了應(yīng)付上級領(lǐng)導(dǎo)的檢查,只能草草交差了事,這嚴(yán)重影響了企業(yè)的檔案管理水平。(2)檔案管理人員整體素質(zhì)偏低。在大部分人看來,檔案管理屬于后勤工作,認(rèn)為這樣的工作沒有什么技術(shù)含量,因此企業(yè)在招聘人時通常不會對應(yīng)聘者的學(xué)歷、專業(yè)素質(zhì)、理論知識水平提出太高的要求,這導(dǎo)致招進(jìn)來的管理人員普遍缺乏現(xiàn)代檔案管理意識,加之他們的知識比較貧瘠,根本無法發(fā)現(xiàn)文件中的不妥之處。筆者了解到,一些電力施工企業(yè)中的“元老級”檔案管理人員在工作時都抱著一種得過且過的狀態(tài),加之企業(yè)缺乏科學(xué)的激勵手段,很多學(xué)歷高的新人都不愿意從事這份不具備任何發(fā)展前景的工作。(3)檔案管理人員流失嚴(yán)重。由于企業(yè)長期不重視檔案管理工作,這容易使員工漸漸喪失工作熱情,認(rèn)為做好做壞都一樣;還有一些員工因?yàn)楣ぷ鞔銎?、發(fā)展前景不廣闊而選擇了跳槽,人員的流失使嚴(yán)重影響了企業(yè)管理人才隊(duì)伍的建設(shè)。

2.3 檔案管理與需求脫節(jié)

隨著社會的進(jìn)步與發(fā)展,越來越多的企業(yè)意識到了檔案管理的重要性,但依然有小部分企業(yè)在實(shí)踐中暴露出了與需求脫節(jié)的現(xiàn)象。首先,檔案資源過于單一。有些電力施工企業(yè)的工作人員在管理檔案時只知道收集于科研設(shè)備、基建有關(guān)的資料,忽視了業(yè)務(wù)資料、聲像資料、實(shí)物檔案資料的收集與整理,從而使檔案的完整性大打折扣。其次,檔案管理人員重“藏”輕“用”。個別管理人員認(rèn)為檔案都是一些歷史數(shù)據(jù),對企業(yè)當(dāng)前的發(fā)展沒有什么促進(jìn)作用,也不產(chǎn)生任何經(jīng)濟(jì)價值,因而忽略了對信息資源的開發(fā)與更新。再次,檔案源流失。受各方面因素的影響,有些檔案在保管過程中會出現(xiàn)遺失、斷代的現(xiàn)象,這嚴(yán)重影響了檔案的完整性、系統(tǒng)性。

2.4 檔案管理缺乏規(guī)范性

目前,我國大部分電力施工企業(yè)還為針對檔案管理工作制定配套的工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,這會使檔案管理的規(guī)范性大打折扣。有些企業(yè)在管理檔案時暴露出了缺乏檔案分類、保管期限劃分不明確的問題;有些企業(yè)則由不同的人管理同一類檔案,這很容易造成案卷標(biāo)題不規(guī)范、檔號不明、分類不對、機(jī)構(gòu)劃分不準(zhǔn)、組卷混亂的問題。

2.5 檔案管理設(shè)備過于陳舊、落后

隨著電力企業(yè)的騰飛,傳統(tǒng)管理方式和設(shè)備已無法滿足其管理需求。現(xiàn)階段,還有許多企業(yè)在采用人工操作的方式管理檔案,這種管理方式既缺乏效率又容易出錯?？偟膩碚f,硬件設(shè)備上的缺失已成為了制約檔案事業(yè)發(fā)展的重要因素之一。由于缺乏先進(jìn)設(shè)備的支撐,有些企業(yè)的檔案房內(nèi)已出現(xiàn)了蟲蛀、發(fā)霉的現(xiàn)象,加之缺乏配套的防盜警報(bào)措施,資料外泄也是常有的事。有些企業(yè)的檔案室內(nèi)連基本的硬件設(shè)備(如刻錄機(jī)、打印機(jī)、微機(jī))都沒有,又何談建立檔案管理系統(tǒng),完善檔案數(shù)據(jù)庫呢？

3 提升電力施工科技檔案管理水平的措施

3.1 樹立檔案管理意識

首先,要轉(zhuǎn)變思想,正確看待檔案管理工作,將檔案管理工作滲透到企業(yè)管理的方方面面,將其上升到企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的高度,做到定期研究、分析與檢查。其次,端正工作態(tài)度。檔案管理部門的帶頭人要定期向上級部門匯報(bào)檔案管理工作進(jìn)度和計(jì)劃,堅(jiān)持學(xué)習(xí),用科學(xué)知識武裝自己,做好帶頭工作,定期組織下屬員學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī),以積極、樂觀的態(tài)度應(yīng)對工作中的困難。再次,加大宣傳力度。要通過不斷的宣傳糾正“檔案管理工作無法創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價值”的錯誤觀點(diǎn),通過典型案例分析使員工認(rèn)識到檔案管理的意義。

3.2 建立檔案管理網(wǎng)絡(luò),對檔案進(jìn)行集中管理

作為電力施工企業(yè)管理工作中的重要一環(huán),檔案管理工作的質(zhì)量直接決定了電力工程檔案的完整性與系統(tǒng)性,只有嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),落實(shí)好檔案管理工作,才能確保企業(yè)各個環(huán)節(jié)的正常運(yùn)作。企業(yè)可以通過成立檔案工作小組的方式對所有工程檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理,由主管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)帶領(lǐng)專職檔案人員全面負(fù)責(zé)檔案資源的調(diào)配與使用。另外,還要明確各位檔案管理工作者的職責(zé),以免發(fā)生相互推諉責(zé)任的現(xiàn)象。

3.3 加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè),提升業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性極強(qiáng)的工作,尤其是電力施工企業(yè)科技檔案管理工作,沒有一定的電力知識水平以及管理技能是無法勝任的?？梢哉f,檔案工作人員的專業(yè)知識越豐富,其在工作上就越得心應(yīng)手,也不容易出錯。所以,電力施工企業(yè)檔案管理人員在日常工作中一定要堅(jiān)持學(xué)習(xí),利用業(yè)余時間豐富自己的知識,熟練掌握工作中的每一個細(xì)節(jié);遇到問題時要主動向領(lǐng)導(dǎo)和前輩請教,以盡快掌握管理技巧和方法。另外,要主動向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作進(jìn)度以及人員變動狀況,以便領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)任務(wù)。

3.4 建立完善的檔案管理制度

為明確檔案管理人員的職責(zé),電力施工企業(yè)要構(gòu)建完善的檔案管理工作制度,及時對崗位職責(zé)和管理內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充與修改。當(dāng)然,在構(gòu)建配套制度時,一定要做到實(shí)事求是,與時俱進(jìn),以免影響規(guī)章制度的可操作性。在執(zhí)行制度的過程中,檔案管理部門必須恪盡職守,作為檔案規(guī)章制度的制定者,其更應(yīng)該在工作方面起到帶頭和表率作用,尤其是在獎懲方面,要做到“有過必罰,有功必賞”,這樣才能體現(xiàn)制度的權(quán)威性。為充分發(fā)揮檔案管理制度的優(yōu)越性,管理人員要對文件進(jìn)行仔細(xì)地檢查之后才能歸檔,以免影響檔案資料的準(zhǔn)確性、完整性、系統(tǒng)性,因?yàn)橹挥袕脑搭^抓起,才能滿足企業(yè)內(nèi)部各個部門對檔案資料的需求。

3.5 以互聯(lián)網(wǎng)為依托,創(chuàng)新管理方式

企業(yè)開展檔案管理工作的目的是為了更好的開發(fā)和利用檔案信息,所以嚴(yán)格按照要求做好檔案的收集、歸檔、儲存工作,可以為企業(yè)開展其他方面的工作提供便利。對電力施工企業(yè)而言,電力工程檔案的形成離不開各位工作人員的努力,他們利用自己的專業(yè)知識和技術(shù)將文件通過整理之后轉(zhuǎn)化為了寶貴的信息資源,然再在根據(jù)各個部門的需求,將檔案發(fā)送出去,充分發(fā)揮檔案信息的作用和價值。

3.6 購置配套的檔案設(shè)備設(shè)施

檔案管理工作的順利開展離不開基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備的支撐,尤其是電力施工企業(yè),更是要通過引入現(xiàn)代化的設(shè)備,提升檔案管理的現(xiàn)代化水平。隨著科學(xué)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展,人們的工作、生活方式因互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)而發(fā)生了天翻地覆的變化,檔案工作也必須以互聯(lián)網(wǎng)為依托,將自己的優(yōu)勢展現(xiàn)在人們面前,向其證明自己的價值。在過去,人們總是認(rèn)為檔案管理工作缺乏技術(shù)含量,而且毫無發(fā)展前景可言,但現(xiàn)如今,在科學(xué)技術(shù)的支撐下,檔案管理工作的社會地位已越來越高,面對這樣的情形,各企業(yè)更應(yīng)該主動引入各種有利于促進(jìn)檔案管理工作發(fā)展的設(shè)備、設(shè)施,比如,引入現(xiàn)代化的密集架取代鐵柜,修建新的檔案庫房;購置光盤庫、數(shù)碼攝像機(jī)、光盤刻錄機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、計(jì)算機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)備。

4 結(jié)語

檔案管理工作是企業(yè)順利開展其它工作的重要保障,是企業(yè)不可多得的資源與財(cái)富,更是一項(xiàng)需要投入精力和時間的工作。作為整個電力施工檔案的集散地,檔案室的作用就是對企業(yè)上下的文書、科技、財(cái)務(wù)文具與資料進(jìn)行集中式的管理,并根據(jù)各部門的實(shí)際需要,將檔案發(fā)送出去。科學(xué)規(guī)范的檔案管理起到了強(qiáng)化企業(yè)管理能力的作用,實(shí)現(xiàn)了企業(yè)對檔案信息資源的持續(xù)開發(fā)和利用。電力系統(tǒng)檔案管理工作的成敗關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營的質(zhì)量,也關(guān)系到我國電力經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。通過規(guī)范檔案管理制度,提高檔案管理著素質(zhì),加大硬件投入等措施,不斷提高我國電力系統(tǒng)檔案管理工作的質(zhì)量和效率,從而促進(jìn)我國經(jīng)濟(jì)的健康發(fā)展。

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