汪 洋,徐 佳
(南京市國土資源信息中心,江蘇 南京 210008)
隨著南京市國土資源信息中心(以下稱“中心”)信息化程度的不斷提升,信息系統(tǒng)已成為各部門的生產(chǎn)作業(yè)系統(tǒng),在這個規(guī)模龐大、結構復雜的系統(tǒng)中運行著大量的數(shù)據(jù),這些數(shù)據(jù)質(zhì)量的高低直接決定系統(tǒng)運行的效率和成敗。樹立“質(zhì)量第一”的觀念,引入現(xiàn)代質(zhì)量管理方法,全面加強數(shù)據(jù)質(zhì)量管理,已是迫在眉睫。
中心于2002 年2 月開展建立并實施質(zhì)量管理體系,并與2009 年7 月份設置了數(shù)據(jù)管理科,將數(shù)據(jù)管理納入了質(zhì)量管理體系中,建立并完善了《數(shù)據(jù)管理程序》《保密管理程序》《數(shù)據(jù)上網(wǎng)入庫手冊》與《計算機及網(wǎng)絡數(shù)據(jù)安全管理規(guī)定》,明確了數(shù)據(jù)管理科的職責和工作程序,建立了基于PDCA 循環(huán)法的數(shù)據(jù)管理機制,實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的及時上網(wǎng)入庫、層層監(jiān)控、定時備份、安全提供、嚴格管理,逐漸減少工作中對信息數(shù)據(jù)的不認真和隨意性,保證了中心數(shù)據(jù)的安全性與高質(zhì)量,為中心數(shù)據(jù)管理的科學化、現(xiàn)代化奠定了基礎。
中心通過建立《數(shù)據(jù)管理程序》明確了職責分工。下一步是需要厘清數(shù)據(jù)輸入/輸出管理流程(見圖1)。各科室按程序規(guī)定采集、錄入、檢查、入庫各類信息數(shù)據(jù),數(shù)據(jù)管理科通過一定技術手段對收集、采集的數(shù)據(jù)進行有效的加工、管理與控制,以確保提供的數(shù)據(jù)符合內(nèi)部與外部的使用要求。因此,中心的數(shù)據(jù)管理是以各類國土資源數(shù)據(jù)為核心,依托成熟的存儲、數(shù)據(jù)庫、GIS、網(wǎng)絡等技術,按照統(tǒng)一標準,建立的具有信息管理、分析、查詢、統(tǒng)計及服務的一體化數(shù)據(jù)管理體系。它可為國土資源政務管理信息系統(tǒng)提供管理及運行平臺,為信息服務系統(tǒng)的信息提取提供數(shù)據(jù)源支持。
PDCA 循環(huán)是現(xiàn)代質(zhì)量改進的基本方法。PDCA 是英文Plan(計劃)、Do(執(zhí)行)、Check(檢查)、Action(總結或處理)的縮寫,它的含義是質(zhì)量管理工作要按照設定的計劃,予以執(zhí)行,再檢查結果,將成功的方案納入標準,將不成功的方案留待下一個循環(huán)去解決。它最早由美國質(zhì)量管理專家戴明(Deming)提出,故又稱“戴明循環(huán)”。
圖1 數(shù)據(jù)輸入/輸出管理流程
就數(shù)據(jù)管理而言,P 意味著分析數(shù)據(jù)現(xiàn)狀確定數(shù)據(jù)管理目標、制定計劃,確定采取的具體措施及方法;D 意味著按預定的計劃、目標、措施及分工實實在在地執(zhí)行,努力實現(xiàn);C 意味著通過檢驗手段與統(tǒng)計方法把實施結果與計劃的預期目的相比較,檢查計劃的執(zhí)行情況和實施效果;A 意味著根據(jù)檢查的結果,總結成功的經(jīng)驗和失敗的教訓,并采取措施將其規(guī)范化,納入有關的數(shù)據(jù)標準與制度,鞏固已有成績,同時防止不良結果的再發(fā)生以及提出該循環(huán)尚未解決的問題和新產(chǎn)生的問題,并將其轉入下一輪PDCA 循環(huán)中去,為下一輪循環(huán)計劃提供資料。具體特點如下:
一是“大環(huán)套小環(huán),小環(huán)保大環(huán),推動大循環(huán)”。數(shù)據(jù)管理科根據(jù)年度任務分解及每個月工作安排,建立PDCA 循環(huán),層層循環(huán),大環(huán)是小環(huán)的母體和依據(jù),小環(huán)是大環(huán)的分解和保證。內(nèi)部的小環(huán)都圍繞著數(shù)據(jù)管理的總目標,各項工作有機的聯(lián)系在一起,彼此協(xié)同,相互促進。
二是不斷前進,不斷提高。PDCA 循環(huán)就像爬樓梯一樣,一個循環(huán)運轉結束,數(shù)據(jù)的質(zhì)量就會提高一步,然后再制定下一個循環(huán),再運轉、再提高,不斷前進,不斷提高。
三是管理方法的形象化。下一步是需要厘清PDCA 循環(huán)示意圖(見圖2)。PDCA 循環(huán)是科學管理方法的形象化,針對數(shù)據(jù)管理中出現(xiàn)或可能出現(xiàn)的問題,用這種螺旋上升的循環(huán)系統(tǒng)對本科室內(nèi)部控制進行研究和設計,加強數(shù)據(jù)質(zhì)量管理能力。
圖2 PDCA 循環(huán)示意
數(shù)據(jù)質(zhì)量管理活動的運轉,離不開管理循環(huán)的轉動。PDCA循環(huán)法要求在對數(shù)據(jù)進行整理維護、再加工、備份、統(tǒng)計分析活動中都要事先對實現(xiàn)目標采取的措施有所策劃,策劃制定之后,定期對開展的活動進行監(jiān)測檢查,通過檢查找出問題和原因進行處理,最終將經(jīng)驗和教訓制定成標準和制度。
2.2.1 精心策劃,確定數(shù)據(jù)管理的工作目標
數(shù)據(jù)管理的策劃就是確定數(shù)據(jù)管理過程中各項任務的目標、準則、程序、方法和組織,并以文件形式對策劃的具體內(nèi)容明確規(guī)定,使之成為數(shù)據(jù)管理員工作的指南。根據(jù)數(shù)據(jù)科的職責,前期策劃應以幾個方面為基礎:
一是確定管理目標。(1)數(shù)據(jù)檢查與匯交:制定相應數(shù)據(jù)標準,規(guī)范作業(yè)程序,確保數(shù)據(jù)不丟失,數(shù)據(jù)間邏輯的一致性,范圍、格式的正確性,內(nèi)容的完整性;建立相應管理制度,規(guī)定作業(yè)員的數(shù)據(jù)使用權限與期限,確保數(shù)據(jù)上網(wǎng)、入庫、回網(wǎng)的及時性。(2)數(shù)據(jù)組織與存儲:形成完整的數(shù)據(jù)組織和存儲框架;建立與組織好便于管理與檢索的數(shù)據(jù)目錄;定期對數(shù)據(jù)進行整合與過濾;制定數(shù)據(jù)生命周期管理策略,實現(xiàn)數(shù)據(jù)存儲管理效率。(3)數(shù)據(jù)運行與維護:建立管理制度規(guī)范運行各類軟件程序及業(yè)務流程;有效開展運行監(jiān)控與維護、故障診斷排除、數(shù)據(jù)備份與恢復、歸檔與檢索,確保中心數(shù)據(jù)庫正常運轉,使系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫在災難發(fā)生時能快速進行原系統(tǒng)恢復,確保數(shù)據(jù)的安全;建立數(shù)據(jù)定期整理與再加工方案,對每項整理維護內(nèi)容設定相應的整理頻率(按年、按月、按季度、實時)、更新范圍(全市、區(qū)、街道)。(4)數(shù)據(jù)提供與服務:建立數(shù)據(jù)服務管理辦法,確定數(shù)據(jù)服務內(nèi)容、提供數(shù)據(jù)等級、提供數(shù)據(jù)范圍、方式、措施等內(nèi)容;對用戶進行審核,根據(jù)用戶權限對數(shù)據(jù)進行提供;嚴格按照國家法律法規(guī)及中心的要求對外進行數(shù)據(jù)提供服務。(5)數(shù)據(jù)的安全性:形成安全策略、管理制度、操作規(guī)程等購成的全面的信息安全管理制度體制;建立相應的密碼使用管理規(guī)定和保密管理規(guī)定;設定數(shù)據(jù)的密級及訪問權限。
二是明確數(shù)據(jù)管理人員職責及權限。具有滿足各種要求的能力、良好的職業(yè)道德和恪盡職守的工作人員是完成數(shù)據(jù)管理目標的重要條件。因此,應明確規(guī)定數(shù)據(jù)管理人員的職責和權限,以便于各盡其職、各負其責。根據(jù)人員能力、特長進行合理的職責和權限分配,讓每個成員各盡所能的發(fā)揮作用。
三是確定各項工作要求規(guī)定。自數(shù)據(jù)管理科成立以來,為更好完成工作目標,先后制定完善了《圖件拷貝上網(wǎng)管理規(guī)定》《數(shù)據(jù)上網(wǎng)入庫手冊》《數(shù)據(jù)安全管理規(guī)定》《數(shù)據(jù)備份規(guī)定》《南京市大比例尺地形圖數(shù)據(jù)標準》《權屬圖整理方案》《坐標轉換方案》《消除地形圖重疊區(qū)方案》等一系列作業(yè)方案及規(guī)定??梢姡瑹o論哪項工作開展前,都應根據(jù)目標制定相應作業(yè)要求及規(guī)定,并針對作業(yè)過程中出現(xiàn)的新問題、新情況,不斷補充、完善。
2.2.2 組織實施,完成各項數(shù)據(jù)管理任務
策劃只有得到順利的實施才能發(fā)揮其統(tǒng)領全局的作用,而在每項計劃任務實施前,都應明確5 項內(nèi)容。一是過程所需的資源。根據(jù)任務內(nèi)容,確定所需的資源是否齊全,資源能否合理有效的加以利用,并以安全性、時間、經(jīng)濟、消耗作為評判利用資源合理性的基本準則。二是如何與其他部門溝通。與其他部門有效的溝通能起到事半功倍的效果,了解各個部門對數(shù)據(jù)的需求,掌握數(shù)據(jù)流的每個結點,在任務開始前征求其他部門的意見都是任務得以順利完成少反復、少調(diào)整的基礎。三是如何獲取上一步驟的反饋信息。在國土資源數(shù)據(jù)的管理中,每項任務的每個步驟與對數(shù)據(jù)的任何一個操作都可能產(chǎn)生深遠的影響,因此,在下一步驟的開始前需對上一步驟進行評價與監(jiān)控,并得到上一步驟的反饋信息以證明操作的正確性與和理性。四是需要收集哪些數(shù)據(jù)。應主要包括以下幾類:原始數(shù)據(jù),監(jiān)控數(shù)據(jù),反饋數(shù)據(jù),歷史數(shù)據(jù),參考數(shù)據(jù),各類文檔與屬性數(shù)據(jù)等。五是需要保存哪些過程記錄。記錄是為了證明每步操作都是符合要求、方案及質(zhì)量體系有效的運行。
在實施階段,應該從以下幾方面入手:(1)權責對等。分解目標,就應明確權責。有責無權,任何人都不可能真正負責;責大權小,事事需要向上級請示,事事由上級決策,最終會降低辦事績效,從而也會讓下級產(chǎn)生一種不必對工作完全負責的心理;有權無責其結果是拍腦袋決策、濫用職權、貪大喜功。所以,要提高數(shù)據(jù)管理效率必須做到責權一致。(2)定時定量。嚴格按照規(guī)定及方案的進度計劃規(guī)定的時間完成各項任務。如每天對數(shù)據(jù)庫進行備份、維護街坊結合圖、維護數(shù)據(jù)庫的各類“開關”、及時對數(shù)據(jù)上網(wǎng)入庫,每月對數(shù)據(jù)庫、文件進行檢查、整理,每季度提示數(shù)據(jù)回網(wǎng)、提示密碼使用期限,按規(guī)定時間完成數(shù)據(jù)的提供與再加工等。(3)監(jiān)控有力。數(shù)據(jù)誤操作、誤提供,虛假數(shù)據(jù),數(shù)據(jù)質(zhì)量不符合要求等問題及突發(fā)事件時有發(fā)生,如果監(jiān)控有力對問題既能容易檢查追蹤,又能讓領導準確掌握信息,果斷作出決策。如對數(shù)據(jù)庫建立“觸發(fā)器”,對文件進行增量備份,通過軟件對數(shù)據(jù)質(zhì)量進行檢查等。(4)及時糾偏。密切關注策劃實施的全過程,重點對實施中出現(xiàn)的偏差及時作出調(diào)整。①要及時調(diào)節(jié)策劃中因事先考慮不周全而造成的不合理部分;②要對應工作對象發(fā)生了改變后需要調(diào)整的部分進行調(diào)整;③要定期量化的檢查執(zhí)行偏差和完成情況。對不合理與偏差的地方應立即修正。如對數(shù)據(jù)維護的安全度,數(shù)據(jù)提供的準確率,數(shù)據(jù)備份的合格率,數(shù)據(jù)檢查的合格率進行了執(zhí)行情況的檢查與量化。(5)堅決執(zhí)行。策劃及目標一旦制定就要想盡辦法去實現(xiàn),所以要不斷增強執(zhí)行力,確保各項任務的順利完成。
2.2.3 認真監(jiān)測,對數(shù)據(jù)管理的結果進行檢查
數(shù)據(jù)管理科應按策劃規(guī)定的時間及內(nèi)容對數(shù)據(jù)管理的質(zhì)量進行監(jiān)測檢查,通過檢查策劃的執(zhí)行情況,總結經(jīng)驗教訓,為以后的工作奠定基礎。檢查包括:(1)是否按規(guī)定的程序工作;(2)對數(shù)據(jù)的處理、備份、上網(wǎng)是否及時;(3)對數(shù)據(jù)的操作是否進行記錄,記錄是否符合要求;(4)數(shù)據(jù)的檢查、數(shù)據(jù)提供是否正確;(5)數(shù)據(jù)服務是否讓顧客滿意;(6)數(shù)據(jù)的安全性是否得以保證;(7)數(shù)據(jù)的組織存儲、可用性、可靠性、完整性是否符合要求;(8)歷史數(shù)據(jù)是否得到合理有效的管理,是否便于訪問檢索。
2.2.4 努力改進,爭取數(shù)據(jù)管理工作上新臺階
此階段包括2 個步驟:鞏固已取得的成果;對這一循環(huán)未解決的問題,移到下一循環(huán)去解決。
將檢查階段發(fā)現(xiàn)的各種問題及各個成功的經(jīng)驗加以分析、總結、保存,鞏固取得的成果,對存在的問題要及時查找源頭,移至下一個PDCA 循環(huán)中解決,這樣周而復始,可以最大限度地提高數(shù)據(jù)管理的質(zhì)量。比如,數(shù)據(jù)管理人員運用新技術的能力需要加強,則在下一循環(huán)中著重加強數(shù)據(jù)管理人員對新技術的學習與培訓;數(shù)據(jù)質(zhì)量存在問題,則應把出現(xiàn)的問題進行分類,通過改進軟件、改變檢查方式、方法作為下一循環(huán)的輸入。
數(shù)據(jù)管理工作是一個集多種作業(yè)、多學科于一體的管理過程。因此,應該清楚地衡量自身運行狀況,通過制定科學合理的目標、計劃和管理規(guī)定,建立和健全數(shù)據(jù)質(zhì)量管理體系,加強檢查和監(jiān)督,不斷總結和提高,由此形成數(shù)據(jù)管理中的PDCA循環(huán)。再通過不斷的PDCA 循環(huán),數(shù)據(jù)管理工作不斷改進,管理水平會逐步提高,最終達到增強中心總體實力的效果。
[1]馬成剛.PDCA 循環(huán)在工程質(zhì)量管理中的應用[J].中國科技信息,2007(8).
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