談對檔案管理適應信息化發(fā)展的探討

錢凱

肇東市總共會

談對檔案管理適應信息化發(fā)展的探討

錢凱

肇東市總共會

檔案管理信息化一直是新時代檔案管理追求的目標，上個世紀末開始的計算機信息技術(shù)的高速發(fā)展是我國檔案信息化管理的契機。本文首先對檔案管理應向信息化發(fā)展及所遵循的原則進行闡述，然后就當前檔案管理信息化的現(xiàn)狀進行了初步的分析，最后探討了檔案管理信息化發(fā)展過程中應采取的具體措施。

檔案管理；信息化；發(fā)展；原則；措施

在現(xiàn)代社會迅速發(fā)展的情況下，信息化技術(shù)的應用范圍越來越廣，尤其是檔案信息化建設以及檔案信息化的發(fā)展已經(jīng)成為了現(xiàn)代信息社會的一個必然需求。并且黨和國家也在社會發(fā)展的過程中提出了——以信息化帶動工業(yè)化發(fā)展的戰(zhàn)略目標，再到國家檔案局所提出的——以檔案信息化促進檔案事業(yè)發(fā)展的目標。各個方面的社會趨勢都使得檔案信息化是發(fā)展建設工作成為了為現(xiàn)代社會服務的必然措施。下文主要針對檔案管理適應信息化發(fā)展進行了全面詳細的探討。

一、檔案管理信息化及原則

檔案信息化的檔案管理模式應當以我國的檔案實體保管轉(zhuǎn)變作為根本的目的，將以往的模式轉(zhuǎn)變成為以數(shù)字化形式存在的形式。并且在這一過程中，還要切實有效的實現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡化，讓信息的利用方式更加便捷；要實現(xiàn)檔案信息所具有的傳遞、接收、存儲、提供這整個操作流程的一體化發(fā)展；要保證信息檔案能夠最大限度的貢獻，只有在這樣的情況下，才能夠使得檔案管理模式完全革新。

檔案管理信息化遵循什么原則呢？

1、規(guī)范性原則。目前，人們在檔案管理工作中人們必須要對檔案工作的規(guī)范和相關(guān)標準來對其嚴格的要求，從而實現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化管理，使其檔案工作的質(zhì)量和效率得到有效的提高。而且隨著社會的不斷發(fā)展，人們也將計算機信息技術(shù)應用到其中，這樣使得人們在對檔案管理的過程中，可以將相關(guān)的文字信息轉(zhuǎn)化成電子數(shù)字化信息，而且我們也可以將檔案文檔轉(zhuǎn)化為電子文件，這樣不僅方便了人們對檔案信息的管理，還實現(xiàn)了檔案管理工作的標準化、規(guī)范化和有序化，從而使得的檔案管理工作的質(zhì)量得到有效保障。

2、安全性原則。伴隨著網(wǎng)絡信息化時代的到來，人們也將許多先進的科學技術(shù)應用到了檔案管理工作中，不過，由于檔案信息化管理的過程中，網(wǎng)絡信息的安全性存在著一定的問題，因此我們還有采用相關(guān)的網(wǎng)絡安全技術(shù)來對其進行相關(guān)的處理，從而使得檔案管理信息工作的安全性得到有效的提高，這樣就有效的保障了人們在檔案管理的過程中，檔案信息數(shù)據(jù)出現(xiàn)遺漏、丟失等方面的情況。

3、效益性原則：檔案管理信息化的建設是一項復雜的系統(tǒng)工程，需要我們在實際工作中投入大量的人力、物力與財力，因此我們必須要以效益性原則為基礎，根據(jù)檔案信息管理工作的實際能力，在原有基礎上不斷滿足用戶的要求，選用數(shù)字化的內(nèi)容，檔案管理信息與數(shù)字化必須要與社會的熱點相互結(jié)合，通過充分利用信息而提高其社會經(jīng)濟效益，實現(xiàn)檔案的信息化與數(shù)字化，從而提高其經(jīng)濟利益。另外，我們還可以通過館藏資源建設來實現(xiàn)檔案的信息化與數(shù)字化，為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務，為檔案管理創(chuàng)造更多價值與利益。

總而言之，在當前的社會發(fā)展中，檔案管理必須要朝向信息化不斷發(fā)展，這樣才能夠適應社會的發(fā)展，才能夠為用戶及社會提供更加優(yōu)質(zhì)的服務。

二、檔案管理信息化的現(xiàn)狀

就我國當前的檔案管理信息化情況而言，隨著無紙化辦公理念的不斷深入人心，在企業(yè)辦公中，利用信息化技術(shù)來管理檔案資料和辦公文件已經(jīng)成為一種常見現(xiàn)象。信息化社會的發(fā)展促進了檔案生成方式的改變，當紙質(zhì)文件逐漸轉(zhuǎn)變成電子文件時，相應的檔案管理方式也必定會隨之發(fā)生改變。綜觀我國當前的檔案信息化管理，盡管管理形式已經(jīng)有了根本上的改變，信息化程度也有了基本的普及，但從技術(shù)手段上來說，檔案管理信息化中所引入的各項新事物在實際應用時還是存在一定的問題。主要表現(xiàn)如下：

1、信息管理軟件不統(tǒng)一。當前，各大企業(yè)在檔案管理工作中所采用的信息化管理手段大不相同，與管理技術(shù)相應的管理軟件也同樣存在差異。且不論軟件的機型機號，單就功能特點而言，各大企業(yè)所使用的檔案管理軟件都是不同的。拿計算機來說，當前市場上所擁有的計算機機型很多，不同企業(yè)單位在配備計算機時，所選擇的計算機型號也不同。如果工作需要，想將某一企業(yè)的計算機系統(tǒng)移搬到另一企業(yè)中加以應用，由于計算機型號、規(guī)格不同，所以極有可能發(fā)生不適用的問題。由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息化的進程。

2、檔案管理基礎工作標準化、規(guī)范化仍需改進。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規(guī)范化和標準化。但由于歷史原因，館藏檔案業(yè)務基礎差。案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了檔案工作信息化。

三、加強檔案管理應向信息化發(fā)展及措施

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》把信息化建設列為戰(zhàn)略重點之一，明確了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務。歸納其主要內(nèi)容有：制定檔案信息化管理的有關(guān)標準，研制、推廣檔案管理應用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各區(qū)域網(wǎng)絡，建立全國檔案信息網(wǎng)絡，并入國家信息網(wǎng)。實現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡化、資源共享化、服務對象與需求擴大化。

1、加強基礎設施建設。電子計算機技術(shù)是當今新技術(shù)革命的先導技術(shù)。在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。

2、加強檔案信息資源建設。檔案的信息化：所謂檔案信息化，就是以館藏檔案資料紙質(zhì)或機讀形式的為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。加強電子文檔資料的歸檔工作，利用計算機、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫，以便于查找利用。

（1）加強電子文件的管理是做好檔案信息化的關(guān)鍵：做好檔案歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效應。

（2）解決好檔案電子文件的保存問題：以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存。因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證。所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失。

3、檔案信息化人才的培養(yǎng)。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。盡管引進了現(xiàn)代化設備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息化了，因此，實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人。管理人員要有較高的知識層次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。要熟悉檔案工作的規(guī)律，從而創(chuàng)新更科學、更先進的管理方法。因此必須通過各種途徑加強檔案業(yè)務人員培訓工作，提高檔案業(yè)務人員的管理水平。