淺析火電廠基建工程檔案管理

崔曉鳴

摘 要：在改革的洪流中，檔案工作的管理體制也在不斷的變革和發(fā)展中?；痣姀S基建工程檔案管理工作的重要性往往容易被人忽視，文章首先分析了基建項目檔案的作用，用以說明其重要意義。然后分析了基建項目檔案管理存在的問題，最后探究了加強基建檔案管理的措施，旨在為檔案管理工作提供借鑒。

關鍵詞：火電廠；基建工程；檔案管理；問題；措施

引言

檔案工作的管理體制在經濟體制和管理體制的雙重變革下也在進行著革新?；n案真實地記錄著一項工程建設的立項、施工、工程竣工、驗收等每個階段的工作內容，是基建工程建設不可或缺的一部分。作為基建工程建設中重要的一環(huán)，提高和加強基建檔案工作是值得探討的問題。

1 基建項目檔案的作用

1.1 基建項目檔案是項目的前期文件經過鑒定、整理并歸檔形成的，反映了項目工程建設的全過程和的真實面貌。準確、完整、真實的基建檔案是工程進行維護、改建、擴建使用的憑證。不完整、不準確、不系統(tǒng)的檔案在其利用時其價值會大打折扣，并會影響其憑證依據作用的發(fā)揮，甚至會引起反作用，給工作造成損失，所以基建期間必須高度重視檔案歸檔工作。

1.2 另外基建檔案也提供了參考借鑒的作用，如單位某部門需要機組安裝的具體位置時，就可以到檔案室查閱相關的竣工圖紙，這時檔案室就發(fā)揮了很大的作用，實現(xiàn)服務功能。基建檔案也是工程質量的反映，它是工程建設中和竣工驗收時的必備依據，也是為投產后生產運行、檢修、改建和擴建提供重要的依據。它是全部檔案的一個重要組成部分，也是進行生產建設和科學研究的必要條件之一。

2 基建項目檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理人員的管理意識有待提高，相關的責任領導在對于基建檔案重要性的認識上沒有一定的高度，宣傳的力度也不夠，在行政部門、工程部門、建筑單位之間沒有建立強有力的溝通機制，缺乏應有的責任落實。對于內部管理，全局工作沒有把握好。對于外部管理，沒能全方位地監(jiān)督和管理施工單位的工作進度，工程建設和檔案相關的工作（收集、整理與歸檔）沒有同時進行，基建檔案歸檔工作沒能跟上工程建設的步伐。

2.2 檔案管理缺乏完善的制度，缺乏健全的規(guī)章制度，在管理和操作上缺乏比較規(guī)范的流程，所歸檔的資料與有關的檔案規(guī)范的質量要求不相符合，一項工程所參與建設的單位比較多，而在基建檔案管理工作程序中存在不規(guī)范，不統(tǒng)一，不完善等諸多問題。不健全的規(guī)章制度將直接導致檔案工作標準的不統(tǒng)一，在一定程度上為基建檔案工作設置了障礙。

2.3 施工單位人員缺乏檔案的意識。這與其工作特點有關。流動性大、人員不穩(wěn)定是施工單位的工作性質，相關的文件資料管理工作很難與之相匹配，資料流向也不甚清晰明了。很多從事檔案工作的人員缺乏必要的專業(yè)知識，有的只是因為工作需要兼職、幫忙歸檔，不但缺乏專業(yè)知識，而且沒有絲毫的歸檔經驗，檔案歸檔亂象叢生，這些都無法保障檔案質量和規(guī)范性。

2.4 由于沒有及時有效的對施工單位的過程中產生的文件進行跟蹤，監(jiān)督、檢查、指導工作沒有落實到位，執(zhí)行檔案歸檔過程中沒有遵循相關的工作規(guī)范，沒有檢查施工單位交接時的竣工資料，加劇了驗收工作的難度系數。

3 加強基建檔案管理的措施

3.1 轉變思想觀念，加強檔案意識，檔案管理工作是基建檔案管理人員所應該做好的工作，以務實的工作作風來提上基建檔案管理水平。

管理部門、監(jiān)理單位、設計單位、施工單位都隸屬于基建檔案工作涉及的單位，如果單一依靠檔案部門很難在規(guī)定的時間內完成，所以檔案工作人員應該最大限度地爭取到各個部門的支持與配合，加強了各部門的協(xié)調與溝通，積極推廣檔案工作的重要意義。此外作為檔案管理者也應該不斷增強自身的責任感，努力提高工作的積極性，突顯檔案工作的重要性。

3.2 做好檔案工作的根本前提是建立健全的基建檔案管理制度，以國家的相關法律法規(guī)和工程的具體情況來制定管理體制，應該經由單位領導批準，按照規(guī)定執(zhí)行。制定的管理制度應包括《工程文件管理制度》、《檔案管理規(guī)定》、《檔案管理網絡》、《某某發(fā)電廠檔案收集制度》、《工程竣工文件歸檔范圍和歸檔要求》等等。文件歸檔范圍、時間、程序、質量都涵蓋在以上的制度中。這樣明晰的檔案制度，使得檔案管理人員在實際的工作中有法可依。要保障基建過程中文件的收集齊全，進而為歸檔做準備，就要真真正正地將這些制度細則落實到各部門當中。

3.3 擁有獨立的檔案管理機構是各參建單位所應該具備的，設立專業(yè)的檔案管理人員，其能夠清楚的了解檔案管理的相關職責。檔案管理者和工程建設人員間的工作溝通和交流也是需要加強的。檔案管理者還要對專業(yè)知識不斷地學習，明晰各項檔案管理制度?，F(xiàn)實中往往存在參建單位人員多，流動性比較大的特點，一個工程中就要更換好幾個檔案管理人員，檔案的管理交接工作沒有到位，接任的管理者因為不了解情況，又沒有進行深入的跟蹤，造成了工作脫節(jié)，為歸檔工作增加了諸多不便因素，針對此情況參建單位應最大限度地提高檔案管理者的薪酬待遇以便增強其穩(wěn)定性，檔案交接工作必須到位。對檔案管理者做定期的業(yè)務培訓也是必要的，用以增強檔案管理者的業(yè)務素質。

3.4 嚴格地監(jiān)督和管理施工過程中產生的文件在收集、積累、整理歸檔工作，及時更正不符合規(guī)范的文件材料，情節(jié)嚴重的需要限期整改，堅決返工。

3.4.1 在具體的檔案搜集中，工程建設單位應該根據工程的具體情況，出具歸檔范圍，基于此來確定文件的歸檔問題，只有這樣的環(huán)環(huán)相扣才能保證需要歸檔的文件沒有缺漏。將基建工程的各個環(huán)節(jié)進行有效的銜接，包括立項、勘察、設計等，一旦這些工作開始進行，檔案的相關工作也應該緊隨其后，只有同步了，施工文件才能以完整的形態(tài)呈現(xiàn)在檔案工作人員面前。在具體的檔案歸檔工作中，應該堅決按照國家相關的法律法規(guī)和規(guī)章制度，做到嚴格執(zhí)行。作為檔案工作人員要嚴格把握歸檔的質量，保障歸檔文件的真實性、完整性，文件缺失或是弄虛作假的情形應堅決杜絕，所有來往文件材料，施工單位都應該進行確認，以便做到完整、準確、系統(tǒng)，這也是保障檔案質量的關鍵所在。

3.4.2 只有完整、系統(tǒng)、準確的檔案才能充分發(fā)揮其在工作中的作用，因此在文件交接的過程要嚴把質量關，絕不能含糊。參建單位在移交檔案時，應該填寫好《檔案移交表》，表內應填寫好移交題名、移交時間、移交份數，文件有其他說明事項時可在備注欄中注明，建設單位清點數量齊全，檢查資料合格后方可接收，移交人和接人分別簽名并蓋單位公章備查。在移交紙質檔案的過程中應同時移交電子信息檔案，并仔細核對電子信息的真實性，可靠性，統(tǒng)一性。如果沒有按照要求移交完整的檔案資料，檔案室可以按合同的約定不予付款，這樣可以對檔案的質量進行有效地監(jiān)督、控制、檢查。

4 結束語

基建檔案管理工作是基建工程項目的真實反映，正視其重要意義，提高檔案的管理水平，真正實現(xiàn)基建檔案工作價值，為的是更好地服務于社會發(fā)展。

參考文獻

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