水利工程建設(shè)檔案管理的特點及工作方法

文/邢軍岐

水利工程檔案主要是指從水利工程從策劃到實施再到驗收等整個流程中所產(chǎn)生的相關(guān)記錄資料，圖表、文字以及聲像等均包含在內(nèi)。完整、有序地管理水利工程檔案，對后期水利工程的運行、管理以及維護(hù)等各個方面均有非常重要的意義。此外，這些重要的依據(jù)和憑證還可作為其他項目工程的經(jīng)驗與借鑒資料。故對水利工程檔案管理進(jìn)行強化，是推動水利事業(yè)發(fā)展的重要支撐。

一、檔案管理本質(zhì)

（一）核心。檔案管理的核心是對工程建設(shè)過程中的相關(guān)事宜進(jìn)行記錄。水利工程建設(shè)主要包括以下幾部分:一是工程前期。在該階段主要包括水文水利分析報告、可行性研究報告、當(dāng)?shù)厣鐣?jīng)濟(jì)及效益調(diào)查報告、工程設(shè)計圖、環(huán)評報告、設(shè)計委托書以及審批記錄等相關(guān)資料。二是工程審批。這就包括了相關(guān)部門的審批文件、計劃請示文件、經(jīng)批準(zhǔn)的移民方案以及建設(shè)用地批件等。三是工程施工。主要包括開工報告、施工圖、施工合同書、建筑材料化驗單、設(shè)計變更文件及圖紙、機(jī)電設(shè)備合格證、試驗報告、質(zhì)量檢查、施工記錄、評定和事故處理記錄、施工單位法人、施工單位資質(zhì)、監(jiān)理報告、施工單位技術(shù)人員、各施工階段結(jié)論報告以及監(jiān)理文件等。四是竣工驗收。該階段主要是指各單元工程、單項工程、單位工程驗收和竣工驗收所產(chǎn)生的驗收報告和會議原始資料等。

（二）檔案應(yīng)用。1.施工依據(jù)。水利工程檔案在建設(shè)期間，施工的關(guān)鍵在于批復(fù)與立項；而施工的依據(jù)則主要是圖紙、設(shè)計、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)；而合同和文件則主要起明確施工責(zé)任和分配施工任務(wù)的作用。2.竣工驗收的必要條件。根據(jù)水利部門所頒發(fā)的 《關(guān)于印發(fā)水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定的通知》（水辦 〔2005〕480號）中第二十四條規(guī)定要求:未經(jīng)過檔案驗收或檔案驗收不合格的，不能夠通過或進(jìn)行工程驗收。由此可知，水利工程檔案驗收是工程竣工驗收中非常重要的環(huán)節(jié)。與此同時，水利工程檔案還可作為工程質(zhì)量監(jiān)督部門以及行政主管部門的驗收依據(jù)。3.運行與維護(hù)依據(jù)。水利工程檔案在維修養(yǎng)護(hù)以及調(diào)度運行中同樣占據(jù)著重要地位。其可對水利工程的防洪能力以及設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)等方面提供最直接、可靠的信息，便于對工程的抗旱輸水和防洪調(diào)度等方面的能力進(jìn)行評估和實施；同時，檔案還能提供技術(shù)參數(shù)、設(shè)備工程安裝以及操作手冊等相關(guān)信息，是工程設(shè)備使用的必備資料。4.改建、擴(kuò)建依據(jù)。由于各種原因需對水利工程進(jìn)行擴(kuò)建或改建時，首先應(yīng)對原工程的設(shè)計、地基情況以及設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)等各方面進(jìn)行初步的評估，通過查閱檔案資料，不僅能使改建或擴(kuò)建設(shè)計與原工程更加貼合，還可大大提高工程的耐用性和安全性。5.事故處理依據(jù)。水利工程本身就是較為特殊的工程，一旦發(fā)生事故，其波及范圍非常廣，且損失數(shù)額也非常巨大，這就需要對責(zé)任方進(jìn)行追究，為其他項目工程的實施拉起警戒線。在對工程事故進(jìn)行調(diào)查的過程中，理清責(zé)任非常關(guān)鍵，而檔案中白紙黑字留下的信息在此時就成為了最重要的證據(jù)。

二、“三個工程”

檔案管理，以時間為縱向主線對工程建設(shè)過程進(jìn)行記錄；橫向上則對應(yīng)實物水利工程。筆者認(rèn)為檔案工作應(yīng)分為三大工程，分別是財務(wù)工程、文字工程（包括了合同、文件、圖紙以及審批等資料）以及影像工程。

（一）財務(wù)工程。財務(wù)工程主要是指在水利工程建設(shè)的過程中，所涉及的財務(wù)檔案資料，而財務(wù)也是制約工程的主要因素，通過對財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行查閱可清楚地掌握工程的進(jìn)度及花費量。這里所說的財務(wù)工程主要是對預(yù)算、概算、各類保證金、決算、月支付清單以及備用金等相關(guān)信息的統(tǒng)指。

（二）文字工程。檔案管理的主體就是文字工程，無論是水利工程的初步擬定、施工階段以及竣工驗收等各個環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生大量的文字內(nèi)容。通過文字工程，可使水利工程各環(huán)節(jié)更加準(zhǔn)確、全面、翔實地展現(xiàn)。

（三）影像工程。影像工程主要是通過多媒體技術(shù)，例如，攝影機(jī)和照相機(jī)等設(shè)備，對工程建設(shè)過程中產(chǎn)生的重要事件通過圖像的形式進(jìn)行記錄。截至目前為止，影像技術(shù)主要用于領(lǐng)導(dǎo)檢查、工程重大會議、完工后工程實景等。通過影像技術(shù)對工程進(jìn)行記錄，使工程記錄信息更加真實、直觀。目前，不少隱蔽工程紛紛通過多媒體技術(shù)來記錄和拍攝工程概況，使隱蔽工程驗收突破了時間地域的限制，在影像的基礎(chǔ)上輔以文字說明，大大增強了工程的客觀性、真實性和形象性。隱蔽工程主要是指鋼筋、地基、設(shè)備安裝以及電氣管線等需要掩蓋和覆蓋的工程。一旦隱蔽工程無法得到有效落實，可直接導(dǎo)致工程返工，延長工程時間。為此，要提高工程質(zhì)量，保證工程能夠順利完工，就必須確保隱蔽工程檢查合格后才可繼續(xù)施工。

三、事件的時間對應(yīng)

水利工程檔案管理主要從工程建設(shè)與檔案的同步性、工程建設(shè)流程的對應(yīng)性來體現(xiàn)。無論是何種水利工程，在立項時，首先需要對相關(guān)文件資料進(jìn)行收集整理。其次，設(shè)計、勘測、監(jiān)理以及施工等相關(guān)協(xié)議，均會產(chǎn)生大量的文字信息，此外，這些環(huán)節(jié)對檔案的份數(shù)、質(zhì)量以及移交工作均有明確要求，這就對檔案管理提出了進(jìn)一步指示；在對施工質(zhì)量進(jìn)行檢查以及了解施工進(jìn)度時，需同時對工程檔案管理情況進(jìn)行收集整理，沒有檔案的參與無法準(zhǔn)確掌握施工的全過程。在建設(shè)水利工程的過程中，若需要對設(shè)計進(jìn)行變更，則必須以施工圖紙為基礎(chǔ)；監(jiān)理單位批復(fù)、施工單位申請以及業(yè)主單位同意，一定要保證時間的先后順序。

四、電子版與紙版

伴隨著電子技術(shù)的發(fā)展，計算機(jī)成為了當(dāng)前檔案管理工作的重要依靠，可大大提高水利工程檔案管理工作效率，但紙質(zhì)版仍然在檔案管理中占據(jù)著重要地位。一是，紙版檔案材料是以實物形式存在，更加具有說服力和不可替代性。二是電子檔案可將相關(guān)信息記錄到數(shù)據(jù)庫中，在統(tǒng)計和查詢上具有更強的優(yōu)勢，且隨著計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案在工程建設(shè)中的作用更加突出，尤其是異地查閱，其優(yōu)勢是不言而喻的。近兩年來，國家制定了 《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，標(biāo)志著電子檔案在CAD光盤技術(shù)的推動下逐步朝著光盤庫載體的模式快速推進(jìn)，未來這就成為項目檔案管理的主要方向。三是紙版檔案與電子版檔案內(nèi)容一致，無論是內(nèi)容、時間還是結(jié)構(gòu)，均必須保持一致。

五、多方協(xié)調(diào)

由于水利工程建設(shè)牽涉范圍大，涉及部門多，盡管有相關(guān)規(guī)章制度的約束，但由于施工單位的不同，其使用的表格、技術(shù)也無法得到統(tǒng)一，這就需要業(yè)主牽頭，對相關(guān)資料進(jìn)行統(tǒng)一。

監(jiān)理單位主要是起橋梁紐帶的作用，在對規(guī)定要求和文件質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督檢查的過程中，由于涉及項目多、工作量大，故加強監(jiān)理單位統(tǒng)一管理非常重要。業(yè)主單位在鑒定合同時，就必須對檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范，同時在監(jiān)理單位的帶領(lǐng)下，嚴(yán)格按照相關(guān)要求統(tǒng)一檔案管理格式、標(biāo)準(zhǔn)等。