基于精細(xì)化管理的高校學(xué)院辦公室管理初探

文/武漢大學(xué)資源與環(huán)境科學(xué)學(xué)院 雷起宏 王曦陽(yáng) 魏秀琴

在現(xiàn)代大學(xué)制度下，高等院校里的下屬學(xué)院是基層的教學(xué)管理單位，是高校行使科學(xué)研究、人才培養(yǎng)、社會(huì)服務(wù)和文化傳承與創(chuàng)新職能的基層組織。高等學(xué)校學(xué)院辦公室（以下簡(jiǎn)稱“辦公室”）承擔(dān)著學(xué)院的日常管理、組織協(xié)調(diào)、輔助決策、后勤保障等工作，是整個(gè)學(xué)院順利運(yùn)轉(zhuǎn)的綜合樞紐和服務(wù)平臺(tái)，是高校行政管理的中堅(jiān)力量。因此提高學(xué)院辦公室管理的科學(xué)化水平顯得十分必要。

精細(xì)化管理是科學(xué)管理的流派之一，源于西方發(fā)達(dá)國(guó)家的一種企業(yè)管理理念，經(jīng)過(guò)實(shí)踐發(fā)展，該理論強(qiáng)調(diào)管理責(zé)任的具體落實(shí)，注重工作任務(wù)的清晰規(guī)范，重視工作流程的細(xì)節(jié)以追求良好的績(jī)效結(jié)果。在當(dāng)前深化改革的形勢(shì)下，將這一理論運(yùn)用于高等學(xué)校學(xué)院辦公室管理中具有現(xiàn)實(shí)的指導(dǎo)意義。

一、辦公室實(shí)施精細(xì)化管理的可行性初探

精細(xì)化管理在理論淵源上是泰勒的科學(xué)管理思想，是在企業(yè)管理實(shí)踐中形成和發(fā)展的管理方法和理念。高等學(xué)校及下設(shè)的學(xué)院以非盈利性明顯區(qū)別于企業(yè)，精細(xì)化管理需要同辦公室工作性質(zhì)的基本特點(diǎn)結(jié)合起來(lái)，才能有效地實(shí)施。

（一）辦公室工作的綜合性，是實(shí)施精細(xì)化管理的基礎(chǔ)

辦公室工作涉及面廣且復(fù)雜，不僅要面對(duì)學(xué)校的多個(gè)職能部門(mén)，還要面對(duì)學(xué)院內(nèi)部的教學(xué)科研人員和眾多的本科生和研究生。辦公室不僅要承擔(dān)教學(xué)管理、科研管理、組織人事、后勤保障等諸多工作，還要溝通和協(xié)調(diào)各個(gè)方面的關(guān)系，具有綜合性的特點(diǎn)，需要科學(xué)分工。精細(xì)化管理的核心就是組織內(nèi)的各部門(mén)、各環(huán)節(jié)需要分工協(xié)作，需要精密的配合與互動(dòng)。整個(gè)辦公室管理過(guò)程是科學(xué)方法和組織藝術(shù)的有機(jī)統(tǒng)一，辦公室的大多數(shù)工作都有一個(gè)對(duì)口的職能部門(mén)，具有專(zhuān)業(yè)化的特點(diǎn)，需要科學(xué)的分工，各種工作之間又都服從服務(wù)于高校教學(xué)科研的中心任務(wù)，需要合理的協(xié)作。

（二）辦公室工作的事務(wù)性，是實(shí)施精細(xì)化管理的關(guān)鍵

辦公室承擔(dān)教學(xué)管理、科研管理、人事組織、公文印章、會(huì)議接待、資源分配與協(xié)調(diào)等日常性事務(wù)性工作，具有程序化的特點(diǎn)，需要規(guī)范流程。精細(xì)化管理注重工作方式標(biāo)準(zhǔn)化、管理辦法制度化、運(yùn)行控制績(jī)效化。辦公室在處理事務(wù)性工作時(shí)，可以制定一系列的崗位職責(zé)，設(shè)定一定的流程，通過(guò)計(jì)劃、審核、執(zhí)行和監(jiān)控的過(guò)程，減少組織運(yùn)作的失誤，杜絕部分管理漏洞，增強(qiáng)參與人員的責(zé)任感。所以，事務(wù)性的工作可以量化，通過(guò)設(shè)立一定的指標(biāo)加以考核，不斷提高管理績(jī)效。

（三）辦公室工作的服務(wù)性，是實(shí)施精細(xì)化管理的根本

辦公室在組織結(jié)構(gòu)中處于中間層，是學(xué)校職能部門(mén)和學(xué)院師生員工溝通的中間環(huán)節(jié)，辦公室在工作對(duì)象位于最基層，直接面對(duì)本單位的教師和學(xué)生。這些因素決定了辦公室工作具有服務(wù)性的特點(diǎn)，需要提高質(zhì)量。精細(xì)化管理把服務(wù)者的焦點(diǎn)聚集到滿足被服務(wù)者的需求上，以獲得更高效率和效益，從而實(shí)現(xiàn)整個(gè)組織的競(jìng)爭(zhēng)力提高。辦公室面向?qū)W院師生提供各種服務(wù)，就是在為師生的教學(xué)科研解決各類(lèi)難題提供保障，使其能集中精神安心于本職工作和學(xué)習(xí)，發(fā)揮出最大的才智取得更好的成績(jī)，這有利于整個(gè)學(xué)院的發(fā)展。因此，實(shí)施精細(xì)化管理，及時(shí)、有效地滿足師生員工的需求，是辦公室管理的根本所在。

二、辦公室實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的途徑

辦公室精細(xì)化管理就是指辦公室員工在工作態(tài)度上能精益求精，追求精進(jìn)，在工作執(zhí)行上能見(jiàn)微知著，關(guān)注細(xì)節(jié)。這就需要增強(qiáng)三個(gè)意識(shí)、健全規(guī)章制度和崗位職責(zé)及工作流程、加強(qiáng)過(guò)程管理和完善激勵(lì)機(jī)制、引入辦公信息化管理系統(tǒng)是必要的途徑，對(duì)改進(jìn)辦公室的工作，提高工作效率有著深遠(yuǎn)的意義。

（一）增強(qiáng)規(guī)則、細(xì)節(jié)和服務(wù)的意識(shí)

辦公室工作是高校學(xué)院運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐，工作繁多責(zé)任重大，更新辦公室管理理念，增強(qiáng)辦公室成員的規(guī)則意識(shí)、細(xì)節(jié)意識(shí)和服務(wù)意識(shí)是抓好辦公室工作精細(xì)化管理的基礎(chǔ)。在辦公室工作中，規(guī)則意識(shí)是指決策和執(zhí)行行為需要科學(xué)規(guī)范，按規(guī)章辦事，按流程辦事，這就要求工作人員要有嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)的工作態(tài)度和強(qiáng)烈的責(zé)任感，提高工作的執(zhí)行力；細(xì)節(jié)意識(shí)是指在行動(dòng)手段和方法上注重甄選和考量，為達(dá)到目標(biāo)關(guān)注細(xì)小環(huán)節(jié)，強(qiáng)調(diào)成本控制，注重日常積累，這就要求辦公室工作人員樹(shù)立“細(xì)節(jié)決定成敗”的工作理念，在工作過(guò)程講質(zhì)量、講效率，從小事和具體的事情做起，養(yǎng)成精細(xì)化工作的習(xí)慣；服務(wù)意識(shí)是指在工作中要注意收集工作效果的反饋，聽(tīng)取意見(jiàn)和建議，根據(jù)實(shí)際情況的變化和發(fā)展，有針對(duì)性、協(xié)作性地開(kāi)展工作，這就要求工作人員熱愛(ài)辦公室的工作，樹(shù)立樂(lè)于奉獻(xiàn)、任勞任怨、盡職盡責(zé)的良好服務(wù)意識(shí)。辦公室工作人員樹(shù)立并增強(qiáng)這三個(gè)意識(shí)，就要求加強(qiáng)教育培訓(xùn)工作和思想教育，培養(yǎng)工作人員的精細(xì)意識(shí)，把對(duì)工作的要求固化到工作習(xí)慣之中。

（二）健全規(guī)章制度、崗位職責(zé)和工作流程

精細(xì)化管理以制度健全、目標(biāo)明確、崗位明細(xì)、責(zé)任落實(shí)為顯著特征，強(qiáng)調(diào)目標(biāo)的細(xì)化、分解、落實(shí)。實(shí)行剛性的制度，規(guī)范人的行為，強(qiáng)化責(zé)任的落實(shí)，以形成優(yōu)良的執(zhí)行文化是其核心理念。因此高校學(xué)院辦公室管理的每一方面、每個(gè)細(xì)節(jié)都要建立相應(yīng)的管理制度來(lái)進(jìn)行規(guī)范，各項(xiàng)規(guī)章制度、崗位職責(zé)和工作流程要做到精細(xì)化。

制度是管理的基礎(chǔ)和保證，是要求大家共同遵守并按照一定程序辦事的規(guī)程和行動(dòng)準(zhǔn)則。辦公室管理制度必須健全，凡辦公室主管的工作都要建立相應(yīng)的規(guī)章制度。如：教學(xué)、科研、人事組織、后勤保障、安全保衛(wèi)、公文管理等各方面的規(guī)章制度，既要切實(shí)可行，又要全面覆蓋所有業(yè)務(wù)，不能遺漏導(dǎo)致無(wú)章可循。制度不可能制定了就不修改，還要持續(xù)完善。相關(guān)規(guī)章制度要匯編成冊(cè)，發(fā)放給師生，讓他們能夠充分了解。

要在辦公室工作中，如果崗位職責(zé)混亂就會(huì)導(dǎo)致管理無(wú)序和責(zé)任推諉等，影響工作效率。在這種情況下就要圍繞崗位制定目標(biāo)責(zé)任制度，將整個(gè)管理目標(biāo)有機(jī)分解，合理分工，要按照定崗、定責(zé)、定標(biāo)準(zhǔn)的要求，健全辦公室工作的崗位責(zé)任體系。將各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)具體分解到每一個(gè)工作崗位，形成崗位工作規(guī)范，制訂詳細(xì)的崗位操作手冊(cè)。

有了規(guī)章制度和崗位職責(zé)后，要建立科學(xué)、清晰的工作流程。辦公室各項(xiàng)工作要依據(jù)職能分解科學(xué)設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化和精細(xì)化的流程，要層次清晰和結(jié)構(gòu)合理，查詢極其方便迅速，使工作流程成為管理者和崗位操作人員的工作指南。同時(shí)在流程設(shè)計(jì)中要努力實(shí)現(xiàn)各環(huán)節(jié)間的有效對(duì)接，有機(jī)配合，信息共享，既相互促進(jìn)又相互制約，既提高效率又減少差錯(cuò)。

（三）加強(qiáng)過(guò)程管理，完善激勵(lì)機(jī)制

高校學(xué)院辦公室工作人員在繁雜且重復(fù)的工作和精細(xì)化的流程中，人員難免因?yàn)檫^(guò)于繁忙和細(xì)致而產(chǎn)生的放松、枯燥和厭煩的情緒，在此加強(qiáng)過(guò)程管理、引入激勵(lì)機(jī)制，提高人員的積極性顯得尤為重要。

辦公室管理中要強(qiáng)化過(guò)程管理和監(jiān)控，構(gòu)建精細(xì)化管理的工作架構(gòu)，提高辦公室管理的執(zhí)行力和效果。首先，要注重工作的前期嚴(yán)密組織策劃。辦公室要堅(jiān)持工作例會(huì)制度，對(duì)需要落實(shí)的工作逐一分解，要編制辦公室各崗位的工作每周任務(wù)表，做到責(zé)任到人，提出工作要求和完成時(shí)限，方便操作和考核。其次，要做好工作過(guò)程中的控制協(xié)調(diào)和監(jiān)管。辦公室工作例會(huì)不僅計(jì)劃工作，還有進(jìn)行匯報(bào)前期工作進(jìn)展情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)指導(dǎo)和糾正。同時(shí)工作中要及時(shí)檢查工作進(jìn)度，幫助發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，督促工作保質(zhì)保量的完成。最后，要建立辦公室工作考評(píng)體系，進(jìn)行全面考核評(píng)價(jià)，完善激勵(lì)機(jī)制。把員工的工作業(yè)績(jī)、工作能力、工作態(tài)度列入考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)，對(duì)工作人員的綜合情況進(jìn)行考評(píng)，考評(píng)結(jié)果與獎(jiǎng)勵(lì)和任用掛鉤，能促使工作人員更加重視自己的工作完成情況，提高工作積極性，為提高管理水平提供可靠保障。

（四）引入辦公信息化管理系統(tǒng)

在信息時(shí)代背景下，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化管理才能更好地實(shí)現(xiàn)信息資源共享、增強(qiáng)科學(xué)決策，提高學(xué)院的管理水平和工作效率。高校學(xué)院辦公室要建立起完備的數(shù)據(jù)庫(kù)和辦公信息化管理平臺(tái)。

精細(xì)化管理以數(shù)據(jù)化為標(biāo)準(zhǔn)、信息化為手段，講究程序范式和流程監(jiān)控。首先，辦公信息化系統(tǒng)要通過(guò)設(shè)計(jì)、研發(fā)和完善符合組織需要的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，采用相應(yīng)的硬件設(shè)施和設(shè)備，建立起相應(yīng)的信息數(shù)據(jù)庫(kù)、辦事流程，就可以為實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)創(chuàng)造良好的工具條件。其次，信息化管理系統(tǒng)必須要建立完備的電子檔案，做好各類(lèi)基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)的收集、整理和輸入。只要完善的基礎(chǔ)信息電子檔案才能有助于實(shí)施、改進(jìn)精細(xì)化管理，提高院系辦公室的工作效率和質(zhì)量。通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，還可以實(shí)現(xiàn)量化的績(jī)效評(píng)估和工作考核，避免考評(píng)里不合理的人為因素，達(dá)到客觀公正，增強(qiáng)管理工作的公平性。

三、辦公室實(shí)施精細(xì)化管理的思考

精細(xì)化管理在辦公室日常運(yùn)作和提供服務(wù)上具有鮮明的優(yōu)勢(shì)，強(qiáng)調(diào)成本控制，關(guān)注細(xì)節(jié)優(yōu)化，重在執(zhí)行力的提高。這是辦公室工作順利開(kāi)展的重要保障。同時(shí)要注意到辦公室工作還包括一些非事務(wù)性工作，并且既有服務(wù)職能也有管理職能。因此在不同工作中和有關(guān)工作交叉時(shí)要全盤(pán)考慮，避免只重經(jīng)濟(jì)效益和經(jīng)濟(jì)獎(jiǎng)懲，發(fā)揮員工的主觀能動(dòng)性，保證各方面工作都能穩(wěn)步推進(jìn)。

企業(yè)實(shí)施精細(xì)化管理是和企業(yè)特定的用人機(jī)制聯(lián)系在一起的。優(yōu)勝劣汰是這個(gè)機(jī)制的顯著特點(diǎn)，在辦公室實(shí)施精細(xì)化管理則需要注意在人事制度這方面的差異。在具體操作中避免按崗定責(zé)變成按人定責(zé)。這需要在剛性的執(zhí)行紀(jì)律之外，考慮到現(xiàn)有管理隊(duì)伍的構(gòu)成，既強(qiáng)調(diào)精細(xì)化管理的基礎(chǔ)性，又講人性化管理的調(diào)節(jié)性，做到管理科學(xué)性和藝術(shù)性的統(tǒng)一。這樣才能保證組織目標(biāo)的最終實(shí)現(xiàn)，為廣大師生提供更好的服務(wù)。

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