高校檔案工作者在信息化進程中的繼續(xù)教育問題

文/湖北工業(yè)大學檔案館 楊蕾

隨著信息化的不斷推進，信息化已成為社會各項工作發(fā)展的必然趨勢。檔案工作在信息化推進的過程中，檔案的管理形式、管理模式也在悄然發(fā)生變化。傳統(tǒng)的檔案管理模式主要是以紙質、照片等為載體，手工完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計及利用。隨著信息化的不斷深入，檔案管理工作的重點從以實體檔案管理為重點轉變?yōu)橐孕畔①Y源管理為重點，由傳統(tǒng)的手工管理變?yōu)橛嬎銠C管理。檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)，同時給檔案工作人員提出了更高、更新的要求，因此優(yōu)化檔案工作人員的知識結構，補充新技術、新知識的教育培訓必不可少。如何加強高校檔案工作人員繼續(xù)教育，有效提升相關管理人員綜合素質，并最大程度上促進檔案工作高效發(fā)展是當下要探討的關鍵課題。

一、當前高校檔案工作的現(xiàn)狀

（一）檔案工作者整體知識結構老化

目前的檔案工作者大多是年齡大、體弱多病的，他們所具有的教育程度也不高，檔案專業(yè)的人才更是少之又少。雖然大多檔案工作人員熟練的掌握紙質檔案管理和手工操作，但對計算機管理檔案及信息化管理相對陌生，這樣就對的檔案工作發(fā)展提出了嚴峻的挑戰(zhàn).

（二）領導對檔案工作重視不夠

有些學校領導認為檔案管理工作就是“保存資料”，沒有很強的技術性和專業(yè)性，對檔案工作認識不足，因此，在人員配備和經(jīng)費投入方面重視不夠。隨著信息時代的到來，檔案的管理方式已由過去傳統(tǒng)檔案管理方式逐步向信息化管理過渡，工作的重點也由檔案的收集與整理變?yōu)榫幯?、利用和?chuàng)新。這就對檔案工作者提出了更高的要求，不但政治覺悟要高、責任心強而且要具有創(chuàng)新意識，要具備運用新知識、新技術的能力。只有學校領導高度重視檔案工作，認識其對各項工作的依據(jù)作用和參考價值，才能把綜合素質較高的人安排到檔案工作崗位上，更好地完成檔案管理工作。

（三）檔案工作人員流動性大

檔案部門與其他部門相比，工作辛苦、待遇差、地位低，這成了人才流失的重要原因。為此，必須對檔案工作給予更多的投人，改善其工作環(huán)境及辦公條件；一視同仁地對待檔案工作人員，提高他們的工作地位和福利待遇，激發(fā)起他們的工作熱情，使他們能夠全身心地投入到檔案信息化建設當中。

二、高校檔案工作者繼續(xù)教育的必要性

檔案工作是一項專業(yè)性很強的工作，它運用科學的管理原則和方法，對檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、統(tǒng)計、利用、編研等業(yè)務環(huán)節(jié)全過程進行管理。為保證檔案工作能夠適應新形勢的需要，僅憑對檔案工作的熱情和細致的工作作風是遠遠不夠的，它需要運用專業(yè)知識和技能科學的管理檔案。所以對檔案工作者的要求也應該從以傳統(tǒng)的機要、保密角方面的政治素質為重點轉向以培養(yǎng)業(yè)務素質為重點。

目前，我國高校從事檔案工作人員主要是具有普通學歷且非檔案專業(yè)的人員，由于多數(shù)人沒有接受過檔案學知識的系統(tǒng)學習和專業(yè)培訓，較難從事檔案分類、鑒定、編研和制度修訂等學術性較強的工作。隨著檔案信息化建設的逐步推進，越來越多的新技術將逐步應用于檔案工作的各個方面，這就要求檔案工作者不僅有豐富的檔案專業(yè)知識和較強的業(yè)務能力，還要有檔案數(shù)字化能力和電子檔案鑒定能力等；不但會傳統(tǒng)紙質文件的歸檔，還要具備電子文件的歸檔管理能力。

因此，加強高校檔案工作者的繼續(xù)教育尤為重要。

三、加強高校檔案工作者繼續(xù)教育的建議

對于檔案管理來說，信息化將是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。檔案工作人員要充分利用計算機來輔助管理工作，提高工作效率。因此要加強對檔案部門現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育。

（一）繼續(xù)教育的主要對象

有計劃地組織培訓、進修，加大在職檔案管理人員崗位培訓力度，增強管理人員辨別、處理文檔信息的能力。目前，檔案隊伍中有許多年齡偏大、學歷偏低、專業(yè)知識偏少、不會使用現(xiàn)代化管理設備的檔案工作者，檔案主管部門要盡可能地為檔案工作者多提供繼續(xù)教育的機會，全面提高現(xiàn)有檔案管理人員的綜合素質及工作水平。

（二）繼續(xù)教育的形式與內容

繼續(xù)教育可采取授課、參觀、交流、自學等多種形式，激發(fā)培訓者的學習熱情和積極性，變被動參加為主動參加，授課內容上要專業(yè)理論和工作技能相結合，選擇貼近生活實際的、能學以致用的，使盡可能多的檔案工作者都能參加，讓大家通過參加繼續(xù)教育獲取知識。

（三）建立內部培訓體系

高校檔案管理工作的特點決定了要想做好高校檔案工作，建設一支專兼職相結合的檔案工作隊伍至關重要。兼職檔案工作人員屬于檔案工作基層的工作者，因此加強對兼職檔案員的培訓，提高兼職檔案員的政治素質和業(yè)務能力，是做好高校檔案工作的關鍵。加強對兼職檔案員的繼續(xù)教育，僅僅依賴檔案主管部門組織的培訓是遠遠不夠的，還是要建立學校內部的培訓體系，通過定期或不定期的舉辦培訓；兼職檔案員到檔案館實地學習；專職人員深入到各職能部門或二級學院業(yè)務指導，解決兼職檔案員的具體問題，指導歸檔方法等多種形式相結合，切實提高工作水平。

高校相關的檔案工作工作人員，必須走繼續(xù)教育這條路，不斷提升工作能力，才能實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化、標準化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化和自動化;才能提高高校檔案部門的服務意識、服務水平和服務效果；才能跟上時代步伐，開創(chuàng)高校檔案事業(yè)的新局面。