文書檔案工作要與公文管理做好銜接合作

文/吉林省農(nóng)業(yè)科學(xué)院 翟季 欒天浩 郭金瑞

文書檔案管理工作是檔案工作的一個(gè)重要組成部分，由機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的公文整理而來，為工作人員了解、研究機(jī)關(guān)事業(yè)時(shí)提供重要的查考依據(jù)和資料。公文是檔案的前身和源泉。要做好文書檔案（以下簡(jiǎn)稱“檔案”，非特別提出均專指文書檔案）工作，必須與公文管理有機(jī)的結(jié)合起來。本文將嘗試結(jié)合作者的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)闡述兩者銜接合作的方式方法和必要性。

一、檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)與公文管理密不可分

檔案是公文在一定條件下轉(zhuǎn)化形態(tài)而來，所以公文管理直接影響到檔案工作的質(zhì)量和發(fā)展。檔案工作和公文管理做為兩個(gè)接續(xù)部門，不能簡(jiǎn)單的進(jìn)行“來料加工”。尤其在檔案局8號(hào)令施行以后，檔案保存由“卷改件”，雖然在檢索、保存等方面帶來便利，但也在一定程度上打破原有立卷方法中公文的關(guān)聯(lián)性，把相當(dāng)?shù)墓ぷ髁亢笾玫綑n案工作中。這種情況下，在檔案工作的收集、整理、鑒定幾個(gè)環(huán)節(jié)，更需要加強(qiáng)兩項(xiàng)工作的合作。

（一）檔案收集的源頭是公文

要在源頭就形成有利后期歸檔的便利條件。在公文產(chǎn)生的初期就引導(dǎo)公文管理者養(yǎng)成易于歸檔、勤于歸檔、文件符合歸檔條件的良好習(xí)慣。督促在前期做好登記、回收工作，才能保證文件的完整性。但是這也不能保證工作不出現(xiàn)紕漏，這時(shí)就需要檔案工作人員在整理中做大量細(xì)致的工作來拾遺補(bǔ)缺，認(rèn)真閱讀每份歸檔文件，發(fā)現(xiàn)可能遺漏的未歸的文件，及時(shí)補(bǔ)全，確保檔案的完整性。

（二）檔案整理時(shí)要借助公文管理

尤其在文件排列環(huán)節(jié)，按照文件所反映的問題或工作上的聯(lián)系排列是最常用的也是比較好的一種排列方法，這樣查找起來關(guān)聯(lián)性強(qiáng)，非常直接，是大多數(shù)單位歸檔時(shí)所采用的方法。“卷改件”后移交檔案部門時(shí)文件大多按照時(shí)間排列，這就需要檔案人員認(rèn)真閱讀所有文件，在同一層次上盡量找到關(guān)聯(lián)文件連續(xù)排列。在此情況下，更應(yīng)該咨詢公文管理人員的意見。例如：作者單位在2004年為建設(shè)某大型區(qū)域創(chuàng)新中心時(shí)，不斷與上級(jí)各部門之間交換大量各種報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)，這些文件從檔案工作本身角度考慮可能關(guān)聯(lián)不明顯，為此檔案室與公文辦理人員配合進(jìn)行甄別，尋找聯(lián)系，用一周時(shí)間才找到較為合理的排列順序。

（三）檔案鑒定時(shí)要尊重公文工作者的意見

文書檔案的鑒定工作主要由檔案人員來完成，又有國(guó)家檔案局8號(hào)令做為指導(dǎo)，但檔案工作人員并不是當(dāng)時(shí)文件的直接經(jīng)手人，教條的按照8號(hào)令來鑒別文件重要性和時(shí)效性難免有失偏頗，此時(shí)最好是由文書工作人員和檔案工作人員協(xié)力合作，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，這樣才能真正做到符合檔案鑒定工作的三個(gè)基本要求：全面、歷史、發(fā)展。

二、檔案開發(fā)利用要助力借力公文管理工作

檔案的利用是收藏檔案的根本目的。檔案編研工作是系統(tǒng)、廣泛地提供檔案利用服務(wù)的有效方式，也是提高檔案工作利用水平的一個(gè)重要途徑。在實(shí)際使用中，查閱最頻繁的也是機(jī)關(guān)內(nèi)公文管理人員。做為主要的服務(wù)對(duì)象，檔案工作人員要和他們充分溝通，掌握他們的查閱需要，除了提供最常規(guī)的查閱服務(wù)外，要在編研檔案參考資料時(shí)重點(diǎn)考慮到他們的需要。

例如：作者所在單位，檔案室經(jīng)過對(duì)文書人員的調(diào)查和借閱登記的統(tǒng)計(jì)，了解到他們最常用的檔案之一是關(guān)于單位制度方面的內(nèi)容，為此專門編輯收錄了單位近10年《規(guī)章制度匯編》印制發(fā)放到個(gè)人手中，這樣既方便了工作，又體現(xiàn)了檔案在實(shí)際工作中的應(yīng)用；作者所在的是涉農(nóng)單位，擁有大量涉農(nóng)用地，在起草的文件中經(jīng)常會(huì)提到用地的數(shù)據(jù)、由來等信息。檔案室針對(duì)此情況，大量調(diào)出單位建制以來所有劃撥使用土地的手續(xù)、合同、地形圖等檔案，全部復(fù)印編冊(cè)備用，極大的方便了工作人員查閱使用，提高了工作效率。

又比如最典型的檔案參考資料“大事記”，如果單純由檔案部門根據(jù)所藏檔案編輯而成，會(huì)遺漏很多重要事件，因?yàn)閷?shí)際事件發(fā)生情況不同，產(chǎn)生的檔案未必能反映真實(shí)全貌。而公文管理以及具體職能人員做為很多事件的直接參與者，對(duì)事件的重要性和具體情況有最直觀的了解，由他們對(duì)“大事記”進(jìn)行修訂補(bǔ)缺是非常必要的，這時(shí)候就需要雙方配合，才能保證“大事記”真實(shí)可靠，不會(huì)遺漏。目前我單位采用的就是由各部門與檔案室分頭記錄大事記，最后匯總的辦法，這樣既有文字資料又有當(dāng)事人記錄相互印證。

以上所談是對(duì)檔案工作與公文管理中需要銜結(jié)合作的一些方面。作為一個(gè)合格的檔案人員，要熟悉整個(gè)機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)，尤其是公文處理的的流程，加深公文與檔案相互聯(lián)系的認(rèn)識(shí)，對(duì)進(jìn)一步做好檔案工作有著重要意義。

當(dāng)然，在實(shí)際工作中，檔案工作除了要注重與公文管理工作的合作以外，還需要注意一點(diǎn)，那就是各自崗位的工作紀(jì)律和保密原則。相近但不同的工作對(duì)象決定了兩者之間需要相互注意保密工作。檔案的工作對(duì)象是已經(jīng)轉(zhuǎn)換成檔案的過往文件，而文書人員的工作對(duì)象是正在進(jìn)行中的文件。兩類工作人員要各自堅(jiān)持執(zhí)行單位的相關(guān)規(guī)章制度，不可逾矩，注意在緊密合作的同時(shí)切實(shí)做好保密工作。

[1] 高衛(wèi).公文處理與檔案管理在銜接中存在的問題及對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù),2012(19).