論新形勢下如何做好醫(yī)院檔案管理工作

文/河北省唐山市豐潤區(qū)第二人民醫(yī)院 朱麗華

醫(yī)院檔案是醫(yī)院信息資源的重要組成部分，為醫(yī)院各項管理、科研和臨床工作提供著重要的線索和依據(jù)，創(chuàng)新和加強醫(yī)院檔案管理工作，是適應(yīng)醫(yī)療體制改革和順應(yīng)醫(yī)院發(fā)展需要的必然舉措。以往，醫(yī)院檔案管理工作往往缺乏規(guī)范性、科學(xué)性和有效性，檔案管理理念和手段相對落后，檔案資源的服務(wù)價值沒有得到充分利用，新形勢下，創(chuàng)新管理制度、管理手段，充分發(fā)揮檔案工作的服務(wù)職能，是醫(yī)院檔案管理領(lǐng)域創(chuàng)新和改革的重要突破點。

一、醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)有問題

（一）醫(yī)院檔案管理工作制度不健全

目前，我國許多醫(yī)院檔案管理工作管理制度尚不健全，各個檔案管理工作崗位的責(zé)任不夠明確，在一定程度上制約了醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范性和有效性。除此之外，醫(yī)院檔案管理工作尚未形成系統(tǒng)性的模式和管理網(wǎng)絡(luò)，導(dǎo)致機構(gòu)設(shè)置混亂、檔案信息資源完整性與連貫性較差，對檔案資源的收集、整理、開發(fā)和利用造成了諸多不便，不能很好地滿足現(xiàn)代醫(yī)院管理工作對檔案資源的需求。

（二）醫(yī)院檔案管理信息化水平偏低

目前，醫(yī)院檔案管理工作分散而缺乏規(guī)劃，檔案管理人員對檔案資源收集和開發(fā)的主動性較差，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作的信息化、現(xiàn)代化水平遲遲得不到提高。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作多依靠人工進(jìn)行檔案的收集、分類、保存和查找，效率普遍偏低，且容易出現(xiàn)漏洞和錯誤，難以保障檔案資源的完整性和準(zhǔn)確性。

（三）醫(yī)院檔案“重管輕用”現(xiàn)象普遍存在

由于缺乏檔案資源開發(fā)和利用意識，目前醫(yī)院檔案管理工作“重管輕用”問題嚴(yán)重，許多醫(yī)院檔案管理工作人員在完成檔案信息的收集、分類和保管工作后，就將其束之高閣，這樣一來許多有用的檔案資源長期被忽視，其價值和作用得不到發(fā)揮。然而醫(yī)院檔案資源是醫(yī)院的寶貴財富，對醫(yī)院事務(wù)管理、醫(yī)療工作、科研工作和培訓(xùn)教育工作有著重要的價值，如果檔案管理人員缺乏服務(wù)意識，就容易使檔案管理工作流于形式，使檔案資源喪失其價值。

二、新形勢下醫(yī)院檔案管理工作完善策略

（一）健全和規(guī)范醫(yī)院檔案管理制度

新形勢下，醫(yī)院檔案管理工作的內(nèi)容廣泛而復(fù)雜，對此應(yīng)建立完善的管理制度，對各項檔案管理各項工作加以約束和規(guī)范，醫(yī)院檔案管理制度應(yīng)包含檔案收集、檔案保管、檔案資源開發(fā)、檔案利用等各個層面，對檔案管理部門內(nèi)各個崗位工作人員的職能、責(zé)任和義務(wù)加以明確，并將其納入績效考核體系，制定合理的考核措施和獎懲制度，從而促使每位檔案管理工作人員以端正的態(tài)度和十足的熱情投入檔案管理工作中。需要注意的是，每所醫(yī)院的檔案管理工作背景、需要和要求不同，因此相關(guān)規(guī)章制度的制定應(yīng)充分結(jié)合醫(yī)院的實際情況，并廣泛收集醫(yī)院管理人員、檔案工作人員的意見以建議，以確保檔案管理工作制度的針對性和可行性，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化程度的不斷提升。

（二）提升醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化水平

首先，要積極創(chuàng)新檔案信息存儲方式，以紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行檔案信息的存儲。通過電子檔案存儲方式的利用，有效決絕紙質(zhì)檔案所帶來的查找困難、共享性差、保存難度大等問題，起到延長檔案存儲時間，提升檔案資源共享性和提升檔案服務(wù)效率的作用。

其次，應(yīng)盡快實現(xiàn)醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，主要包括醫(yī)院人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，醫(yī)院病歷檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理以及醫(yī)院文書檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。對此，應(yīng)首突破封閉的醫(yī)院辦公環(huán)境，提升各科室之間檔案信息的共享性，便于檔案資源的收集、管理和利用。最后，應(yīng)不斷加強醫(yī)院信息化網(wǎng)絡(luò)的安全防護(hù)工作，避免檔案信息的遺失和泄露。

（三）發(fā)揮醫(yī)院檔案服務(wù)職能

對醫(yī)院檔案資源進(jìn)行收集、管理和開發(fā)的最終目標(biāo)，是對其加以有效運用，充分發(fā)揮其價值。新形勢下，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)在引進(jìn)和合理利用信息化檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，通過積極開發(fā)利用檔案資源檢索工具，向醫(yī)院內(nèi)各部門提供檔案資源服務(wù)。除此之外，應(yīng)有計劃地開展檔案資源編研工作，將零散的檔案信息資源梳理和編輯成系統(tǒng)性、完整性較強的檔案資源體系，從而更好地為醫(yī)院管理、教育、科研工作提供服務(wù)。與此同時，還應(yīng)結(jié)合醫(yī)院實際情況以及醫(yī)務(wù)工作者的切實需求，積極舉辦醫(yī)院檔案信息資源展覽、講座、會議等，以充分了解新時期下醫(yī)院各部門工作人員對檔案資源的實際需求，從而確保醫(yī)院檔案管理工作思路、內(nèi)容和方法的先進(jìn)性、針對性和科學(xué)性。

三、總結(jié)

綜上所述，檔案是醫(yī)院寶貴的資源，新形勢下，為適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展需要，應(yīng)對檔案管理工作進(jìn)行積極創(chuàng)新和改革。這需要醫(yī)院檔案管理人員認(rèn)清現(xiàn)實，客觀剖析醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)有問題，并通過科學(xué)的理念、現(xiàn)代化的手段進(jìn)行針對性的創(chuàng)新和改進(jìn)，促使醫(yī)院檔案資源充分發(fā)揮出其應(yīng)有的價值。

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