淺談農(nóng)村基層婦幼保健檔案的建立與管理

文/重慶市黔江區(qū)婦幼保健院 曾為華

近年來，隨著我國經(jīng)濟社會的發(fā)展，農(nóng)村基層婦幼保健得到了迅速發(fā)展。在農(nóng)村基層婦幼保健工作中，檔案的建立是婦幼保健工作的開展提供了重要依據(jù)，檔案的管理是加強婦幼衛(wèi)生和提高科學決策水平的重要條件，它們作為一個重要的信息資源在基層婦幼保健工作中發(fā)揮著重要作用。因此，在今后的工作中，要高度重視基層婦幼保健檔案的建立與管理工作，使它充分發(fā)揮應有的作用，促進我國農(nóng)村基層婦幼保健事業(yè)的不斷發(fā)展。下面，就結(jié)合重慶市黔江區(qū)婦幼保健院情況，對農(nóng)村基層婦幼保健檔案的建立與管理的相關(guān)問題進行探討和分析。

一、農(nóng)村基層婦幼保健檔案建立與管理中存在問題

黔江區(qū)婦幼保健院位于重慶市黔江區(qū)，地處武陵山腹地，轄30個街道、鎮(zhèn)、鄉(xiāng)，222個村。截止到2010年末，全區(qū)戶籍總?cè)丝跒?3.6萬人，非農(nóng)業(yè)人口22.35萬人，農(nóng)業(yè)人口31.25萬人，是重慶市主要的少數(shù)民族聚居地之一。多年來，黔江區(qū)婦幼保健院的檔案建立與管理方面取得了不少成績，在渝東南片區(qū)醫(yī)療中發(fā)揮了重要作用。但是，檔案建立與管理中也存在一些問題，影響了黔江區(qū)婦幼保健工作的開展。第一，對檔案建立與管理重要性的認識不夠。在具體工作中，由于對幼保健檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，使醫(yī)院的領(lǐng)導和工作人員沒有認識到檔案建立與管理的重要性，沒有意識到管理好檔案資源是醫(yī)院每個員工的義務和職責。在這種思想的影響下，在建立檔案的時候工作人員只是簡單地把一些文件材料收集和裝訂一下，在檔案管理中一些管理人員為圖方將檔案材料隨意存放在自己的辦公抽屜里，歸自己所有，導致檔案材料的丟失或損壞，嚴重影響了基層婦幼保健檔案管理水平的提高。第二，檔案管理網(wǎng)絡體系和制度建設(shè)不完善。目前，我區(qū)婦幼保健檔案管理工作缺乏相應的檔案管理網(wǎng)絡體系，一些相關(guān)的工作制度和機制也尚未建立健全，在很大影響了婦幼保健檔案管理工作的規(guī)范化和正常化。第三，檔案編研工作水平較低。一方面檔案編研成果擺脫不了舊條框，缺乏創(chuàng)造性，能對信息利用者有指導作用的比較少，能反映婦幼保健技術(shù)科研方面有創(chuàng)造性的成果就更難見了；另一方面檔案編研成果很多都是對一些原始資料數(shù)據(jù)和基本事實的簡單羅列堆砌，外部信息少，跟不上形勢發(fā)展要求，缺乏時效性，致使檔案編研含金量不高，利用效率低下。

二、農(nóng)村基層婦幼保健檔案建立與管理

（一）提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案工作人員作為檔案建立與管理的主要參與者，他們的綜合素質(zhì)與檔案的建立與管理工作有著密切關(guān)系。因此，檔案工作人員要定期參加主管部門舉辦的檔案業(yè)務培訓班，系統(tǒng)學習檔案專業(yè)知識，提高專業(yè)技術(shù)水平，同時，通過橫向業(yè)務交流、總結(jié)經(jīng)驗、交流技術(shù)、相互學習、共同提高。

（二）完善檔案管理機構(gòu)

婦幼保健檔案管理是一項技術(shù)性很強的工作，項目多，分類雜。因此，做好農(nóng)村基層婦幼保健檔案管理工作首先需要建立一個完善的檔案管理機構(gòu)。從我院實際情況出發(fā)，在現(xiàn)有的條件下積極創(chuàng)造更加合理的職能管理機構(gòu)，不僅為檔案管理配備專業(yè)的管理人員，而且設(shè)置檔案存放室，為解決檔案的器具裝備和集中管理等問題提供條件。通過完善檔案管理機構(gòu)，明確檔案管理職責，做好檔案建立和管理工作。比如，在檔案建立方面，檔案管理部門需要搜集婦幼衛(wèi)生法律法規(guī)及各項規(guī)章制度；婦幼衛(wèi)生工作中考核評比標準及綜合性評價材料；婚前保健、優(yōu)生、遺傳調(diào)研材料；婦女多發(fā)病防治材料等多種材料，并對此進行分類。

（三）提高檔案管理水平

第一，科學管理。在檔案管理中實行檔案“五統(tǒng)一”管理模式（統(tǒng)一配備資料簿和資料柜，統(tǒng)一培訓管理人員，統(tǒng)一管理辦法及考評標準），以達到“三一致”（區(qū)、鎮(zhèn)、村資料管理模式一致，文字資料書寫格式及數(shù)字資料填寫方法一致，表與表之間的數(shù)字一致）的目標。另外，還要定期對各種資料進行分類整理，分析綜合，采取不同方式，準確地進行信息反饋，做到上情上達，下情上達，進一步調(diào)整策略，完善措施，以有限的投入獲得更大的效益。第二，健全制度。一方面建立統(tǒng)一的管理制度，規(guī)范檔案的保管、借用以及移交工作；另一方面建立嚴格的檔案質(zhì)量檢查制度，把檔案質(zhì)量同工作人員的經(jīng)濟利益掛鉤，實行獎優(yōu)罰劣，加強思想政治工作，促使檔案工作人員以高度負責的精神與積極的態(tài)度從事檔案工作。

三、結(jié)束語

綜上所述，檔案的建立與管理是農(nóng)村基層婦幼保健工作中必不可少的一部分，對于提高農(nóng)村基層婦幼保健工作效率和管理水平具有重要意義。但是，從現(xiàn)實情況來看，目前農(nóng)村基層婦幼保健檔案建立與管理中還存在一些問題。因此，必須采取一些措施不斷提高基層婦幼保健檔案的建立與管理工作水平，以適應新時期的發(fā)展需要。

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