完善檔案管理工作為高速公路建設(shè)服務(wù)

文/貴州高速公路集團(tuán)有限公司 王莉

開展檔案管理工作可以為高速公路建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)者做出重大決策提供一定的建議和依據(jù)，而且，現(xiàn)如今高速公路的建設(shè)模式和發(fā)展趨勢特點較為突出，需要順應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展方向。同時，檔案管理工作的形式也有所改變，因此，努力做好檔案管理工作也是保證高速公路建設(shè)工作效率不斷提高的關(guān)鍵所在。

一、實行檔案管理的集中統(tǒng)一，符合檔案形成規(guī)律

對于檔案信息來說，其包含的內(nèi)容相對較多，包括單位發(fā)展的具體信息，相關(guān)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、財務(wù)、文書等等。高速公路檔案也不例外。但是有些工作人員對于高速公路的檔案管理工作存在著一定的誤解，比較重視技術(shù)檔案的價值，而忽視高速公路在運(yùn)行管理過程中的檔案信息。因此，將檔案信息進(jìn)行分類管理，打破了檔案的整體性。因此，需要加強(qiáng)對高速公路檔案信息的認(rèn)識，理解其多方面和多層次的特點。檔案信息管理的科學(xué)性和合理性直徑影響著高速公路建設(shè)工作的實施。

從高速公路建設(shè)工作的實踐來看，檔案信息的分散管理雖然給管理工作帶來一定的難度，同時也不符合檔案管理工作的基本原則。為了保證檔案管理工作的完整性和系統(tǒng)性，需要建立檔案管理室來進(jìn)行檔案管理。只有在保證檔案管理工作集中統(tǒng)一的基礎(chǔ)上才能實現(xiàn)管理的科學(xué)性，更為公路建設(shè)工作提供依據(jù)和保障。

二、綜合檔案室的優(yōu)越性

綜合檔案室也是國家機(jī)關(guān)的一個重要的構(gòu)成部分，是對單位檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理的獨立實體。在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，采用綜合檔案室的方式來進(jìn)行管理，主要是將單位的會計以及科技等相關(guān)的檔案信息進(jìn)行分門別類，實行統(tǒng)一管理和保護(hù)，提高檔案信息的利用價值。檔案室的管理工作一直以來被廣泛采用，提高了檔案管理工作的效率。其優(yōu)越性可以從以下幾個方面來具體分析：

（一）有利于領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一管理

現(xiàn)如今，高速公路建設(shè)工作的運(yùn)營模式和管理方式也發(fā)生了明顯的變化，因此，檔案結(jié)構(gòu)也隨著改變。因此，需要找到科學(xué)合理的管理方式才能保證檔案管理工作的完整性和科學(xué)性。建立檔案室，對檔案信息進(jìn)行集中管理，可以為領(lǐng)導(dǎo)者了解信息提供一定的依據(jù)。除此之外，管理者可以對高速公路建設(shè)的運(yùn)營全局進(jìn)行控制。如果出現(xiàn)一些問題，領(lǐng)導(dǎo)者還可以及時采取切實可行的方式來進(jìn)行處理。而且能夠貫徹和落實黨和國家的相關(guān)方針、政策，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)工作，提高檔案管理工作的效率。

另外，做好檔案工作是進(jìn)行高速公路建設(shè)工作的前提和基礎(chǔ)，建立檔案管理室也有助于檔案管理工作人員進(jìn)行監(jiān)督和檢查，從檔案管理工作的實際出發(fā)，完善檔案管理工作。

從現(xiàn)如今的檔案管理工作的現(xiàn)狀上來看，實行分散的管理方式還較為普遍，檔案管理工作人員在實際的工作中會對一些重要的檔案內(nèi)容加強(qiáng)重視，使得檔案工作多年來都處于維持現(xiàn)狀的狀態(tài)?？梢姡n案管理室，進(jìn)行集中管理迫在眉睫。

（二）檔案室有助于檔案的收集和完善

進(jìn)行檔案信息的收集工作是檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)，對于高速公路的管理來說，檔案收集主要包括施工建設(shè)的前期工作。因此，檔案信息的收集工作直接影響著高速公路的建設(shè)，其中對檔案信息的整理、保管以及利用工作的質(zhì)量也能夠影響到整個公路建設(shè)的工作質(zhì)量?？梢?，進(jìn)行檔案的收集工作是一項基礎(chǔ)性工作，是高速公路建設(shè)和發(fā)展的關(guān)鍵所在。

將檔案進(jìn)行集中管理，工作人員就將檔案的收集工作作為重點來看待，因此可以重視每一個環(huán)節(jié)，這也是對傳統(tǒng)的檔案管理工作局限的改進(jìn)。保證了檔案信息的收集和整理工作的科學(xué)性。

（三）實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化和制度化

檔案的集中管理主要是為了實現(xiàn)檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和制度化，集中管理能夠得到組織上的保證，管理人員可以專心進(jìn)行檔案管理工作，制定預(yù)期的計劃，更好地發(fā)揮檔案管理部門的基本職能，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化特點。同時，進(jìn)行檔案文件的搜集和整理主要是為了實現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)性，確保檔案文件的質(zhì)量，促進(jìn)工作的標(biāo)準(zhǔn)化。另外，檔案管理工作需要一定的制度作為保障。因為，在分散管理模式中，沒有固定的組織機(jī)構(gòu)，更談不上制度的保障，因此，多數(shù)的檔案工作都出現(xiàn)管理秩序混亂的狀態(tài)，呈現(xiàn)出紙上談兵的特點。而且監(jiān)督部門也對檔案質(zhì)量毫不重視，在某種程度上造成了經(jīng)濟(jì)的損失。因此，需要根據(jù)檔案管理工作的基本特點，制定較為完善的制度化目標(biāo)，促進(jìn)檔案管理工作的正常進(jìn)行。

（四）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

對于檔案管理工作來說，其專業(yè)性相對較強(qiáng)，是一門技術(shù)，能夠?qū)ζ溥M(jìn)行科學(xué)的掌控，需要檔案管理工作人員具有較高的專業(yè)技能，同時擁有很豐富的工作經(jīng)驗。檔案的集中管理和分散管理在這一點上也存在著較大的差異。分散管理的檔案數(shù)量相對較少，同時工作量也不大，檔案管理工作人員通常都是兼職人員。對其綜合素質(zhì)要求的也不高，因此，管理質(zhì)量逐漸下降。但是集中管理工作的工作內(nèi)容出現(xiàn)了嚴(yán)重的變化，主要的管理形式為檔案室管理。對于工作人員的要求也相對較高，實現(xiàn)了檔案管理的科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化。為了進(jìn)一步完善檔案管理工作，制定了責(zé)任制度，促進(jìn)檔案管理工作人員的專業(yè)化水平。

三、如何抓好檔案管理工作

（一）加大檔案工作的宣傳力度

單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度，是檔案工作好、壞的關(guān)鍵。檔案部門要采取多種形式和利用現(xiàn)代化設(shè)備對檔案工作進(jìn)行大力宣傳。推廣、介紹一些作用發(fā)揮好的單位經(jīng)驗，利用一切可能的機(jī)會多說多講，宣傳檔案法規(guī)、宣傳檔案的特點及社會效益，提高單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，使其自覺關(guān)心和支持檔案工作。

（二）檔案部門與單位主管機(jī)關(guān)聯(lián)合監(jiān)督、管理檔案工作，加強(qiáng)宏觀管理力度

檔案部門與單位主管機(jī)關(guān)聯(lián)合監(jiān)督、管理檔案工作是單位檔案工作取得的成功經(jīng)驗。檔案部門可以配合單位主管部門定期布置、檢查檔案工作。

（三）開發(fā)檔案信息資源，變被動服務(wù)為主動服務(wù)

單位綜合檔案室是單位的信息中心，以前被動式的服務(wù)方式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的需要，檔案人員要轉(zhuǎn)變觀念，變被動型為主動型、開放型服務(wù)。主動參與單位生產(chǎn)經(jīng)營活動，掌握單位各項工作需求，主動把檔案信息送上門，發(fā)揮檔案應(yīng)有的效益。只有這樣檔案工作才能引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，被社會認(rèn)可，提高檔案工作的地位。

（四）提高檔案人員的自身素質(zhì)

檔案工作做不出成績，起不到單位的助手作用，領(lǐng)導(dǎo)怎能支持、關(guān)心檔案工作。這將造成一種惡性循環(huán)，使檔案工作處于更加被動局面，因此，必須提高檔案人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，以適應(yīng)檔案工作的需要。

四、總結(jié)

綜上所述，高速公路檔案管理工作的實施是促進(jìn)公路建設(shè)工程得以順利進(jìn)行的基礎(chǔ)和前提，需要根據(jù)公路建設(shè)的基本情況來做好檔案管理工作。要改進(jìn)檔案管理工作的內(nèi)容和模式，采用集中管理的方式。另外，為了保證高速公路建設(shè)的質(zhì)量，需要對檔案管理工作人員提出更高的要求，要對其專業(yè)技能和綜合素質(zhì)加強(qiáng)重視。同時做好對高速公路建設(shè)檔案管理工作的監(jiān)督和管理。使得檔案管理工作更好地為高速公路建設(shè)服務(wù)，實現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，科學(xué)化和制度化。

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