事業(yè)單位電子檔案管理分析

文/浙江省東陽市工藝精品館 郭賢彬

隨著科技的發(fā)展，電子檔案在生活中應(yīng)用越來越廣泛，為群眾的生活提供了諸多便利，但是也存在一些不足，為了對電子檔案的管理進行有效改善，使其更好地為群眾的生活服務(wù)，本文對電子檔案管理中出現(xiàn)的問題進行了詳細的分析并提出了相應(yīng)的解決措施。

一、電子檔案管理給生活所帶來的便利

（一）電子檔案管理減輕了電子檔案工作人員的工作量，提高了工作效率

隨著科技的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷被人們廣泛應(yīng)用。而檔案工作人員對電子檔案的充分運用，不僅改變了自身對文字信息的管理與記錄，還大大減少了工作時間，提高了工作效率，減輕了工作人員枯燥乏味的工作量。同時也方便了大眾對信息的搜索。

（二）電子檔案管理，有利于對文件的修改

在記錄某些重要信息內(nèi)容時，難免出現(xiàn)錯誤，或隨著時間的推移，某些重要文獻需要更新，對檔案進行修改是在所難免的。所以，如要其進行修改，電子檔案對于傳統(tǒng)的文字檔案而言，是極其方便的，只需利用鍵盤對文獻進行調(diào)整并進行保存，就可以了。

（三）電子檔案管理有利于文檔的保密

在傳統(tǒng)的書面檔案中，檔案者的信息是在一起的，如果需要對其中某一信息進行查找，其他信息便也會一覽無遺。而在電子檔案中，這些信息是分開的，為單份文件提供利用。只需對需要了解的問題進行搜索便可得到相應(yīng)數(shù)據(jù)，而其他內(nèi)容是無法被獲得的。

二、電子檔案管理中存在的問題

任何事物都具有雙面性，在科技飛速發(fā)展的今天，電子檔案的管理工作存在問題也是在所難免的，但是必須對這些問題進行認真分析，然后加以改進。

（一）電子檔案安全問題

電子檔案是以計算機技術(shù)為基礎(chǔ)的，通過計算機等機器設(shè)備來完成對檔案信息的收集、輸入、總結(jié)、歸納等過程，雖然電子檔案比紙質(zhì)檔案易于保存，使用方便，但是電子檔案存在一些安全性問題，電子檔案在運行過程中，很有可能受到病毒的入侵，使其內(nèi)部信息被迫修改、損毀，甚至導(dǎo)致信息被泄露，給事業(yè)單位的人員隱私造成威脅。

（二）檔案管理人員缺乏良好的素質(zhì)

電子檔案所記錄的內(nèi)容是相對隱秘重要的，所以，對于檔案管理的工作人員而言，他們不僅僅需要具備較高的思想道德素養(yǎng)，還需要具備超強的自我約束能力，可以熟練地對計算機進行操縱。而在現(xiàn)實生活中，電子檔案管理的工作人員由于長期處于大量的工作當(dāng)中，充滿枯燥，因此，他們并不能對電子檔案進行長期的穩(wěn)定管理工作。

（三）電子檔案管理不規(guī)范

電子檔案的管理人員在對檔案進行編輯記錄時，由于粗心或是讀寫技術(shù)不穩(wěn)定等原因，很容易造成文檔內(nèi)容的丟失或變異，使其與原始文件內(nèi)容出現(xiàn)分歧，以至于導(dǎo)致電子檔案缺乏原始性和真實性。

三、事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理問題解決方案

（一）保證電子檔案在利用中的安全

首先，需們要對電子檔案管理人員進行嚴格的保密工作培訓(xùn)，使他們具備良好的職業(yè)素養(yǎng)，防止信息的外流。其次，要對保存檔案的計算機進行定期殺毒，設(shè)置訪問權(quán)限，并開啟系統(tǒng)監(jiān)控功能。

（二）培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員

電子檔案管理工作是一項要求十分嚴格的工作，所以需要專業(yè)的人員來進行操作。電子檔案管理，工作量大，內(nèi)容繁瑣，需要實踐經(jīng)驗較強的工作人員，所以事業(yè)單位必須控制好人員的流動，以保持電子檔案的穩(wěn)定性、長期性。其次，管理人員要加強學(xué)習(xí)，不斷學(xué)習(xí)新的電子技術(shù)，并能夠?qū)⑵溆弥趯嵺`當(dāng)中。

（三）強化計算機軟、硬件設(shè)施管理

在計算機的軟件管理上，要積極尋找電子檔案存儲的新途徑，并配備相應(yīng)的計算機刻錄設(shè)備，而檔案管理人員就需要對電子文件或文件數(shù)據(jù)進行錄入儲存。在硬件管理上，管理人員要不斷改善電子文件和計算機設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，加大殺毒頻率，并注重防磁設(shè)施的完善和維護，以確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中的安全、穩(wěn)定性。

四、結(jié)論

電子檔案具備高效、快捷、節(jié)約資源等優(yōu)勢，它是社會發(fā)展的必要產(chǎn)物，為事業(yè)單位提供了方便安全的存儲空間，但是由于事業(yè)單位的電子檔案管理缺乏完善，電子檔案管理的工作，也存在一些問題。所以，事業(yè)人員應(yīng)當(dāng)不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)以提升專業(yè)水平，更好地對電子檔案進行操作；創(chuàng)建一個安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，加強軟硬件設(shè)備的管理，使電子檔案更好地為大眾的工作生活服務(wù)。

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