新形勢(shì)下事業(yè)單位人事檔案管理的有益思考

文/中共撫松縣委干部檔案館 王曉衛(wèi)

人事檔案是個(gè)人從事社會(huì)活動(dòng)的記錄文件，是單位管理員工的重要依據(jù)和基礎(chǔ)。隨著我國(guó)對(duì)人事制度的改革力度不斷加大，在推進(jìn)事業(yè)單位改革中，人事檔案的管理改革就是其中一項(xiàng)重要工作。

一、人事檔案在管理工作中的重要作用

（一）在人員管理方面起到了重要作用

在辦理保險(xiǎn)和社會(huì)勞動(dòng)保障的時(shí)候，人事檔案的準(zhǔn)備能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的辦理提供更加便利的條件，一些基礎(chǔ)的重要信息會(huì)在檔案中體現(xiàn)出來(lái)。在調(diào)整工資水平和申報(bào)職稱的時(shí)候，檔案的有效記錄也會(huì)起到重要的作用，可以通過(guò)對(duì)檔案的調(diào)取查看，了解員工在工作過(guò)程當(dāng)中的整體工作情況和工作環(huán)境，為員工整個(gè)職業(yè)生涯的記錄做到了有力的保障。

（二）對(duì)單位中的人員任免起到了重要的作用

在檔案中，一系列的工作學(xué)習(xí)思想等具體信息都會(huì)被詳細(xì)記錄，甚至在曾經(jīng)的某段時(shí)間中具體表現(xiàn)都會(huì)在檔案中體現(xiàn)。再加上對(duì)平時(shí)興趣愛(ài)好的描述，整個(gè)檔案在人事任免的過(guò)程中發(fā)揮著非常大的作用，權(quán)威性也有重要的保證。

這樣看來(lái)，在企事業(yè)單位中做好人事檔案的保存、調(diào)度和管理是非常有必要的。對(duì)檔案管理方面的改革創(chuàng)新也是非常有必要的。

二、事業(yè)單位中人事檔案管理方面存在的問(wèn)題

（一）傳統(tǒng)的人事檔案管理已經(jīng)不能滿足發(fā)展需求

在新形勢(shì)下，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿足整個(gè)社會(huì)的發(fā)展需求。曾經(jīng)的紙質(zhì)存檔方式已經(jīng)不能夠全面的對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，占地面積過(guò)大、利用率較低、不夠全面、易被破壞和查找時(shí)的不方便都是傳統(tǒng)管理模式中的弊端，經(jīng)常為單位對(duì)人員的有效管理造成困擾。

（二）人事檔案的管理不能適應(yīng)改革的優(yōu)良發(fā)展

隨著改革的逐步深化，事業(yè)單位對(duì)人員的調(diào)度聘用都有著非常嚴(yán)格的制度。在不斷變化的過(guò)程中，只是用傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能解決快速發(fā)展的實(shí)際情況。

（三）檔案管理人員不夠?qū)I(yè)

對(duì)于檔案的管理是一件非常復(fù)雜又繁瑣的事情，需要極強(qiáng)的專業(yè)性來(lái)進(jìn)行工作。但是現(xiàn)在對(duì)檔案管理的人員大多沒(méi)有進(jìn)行過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，在管理方面了解較少，而且有的事業(yè)單位沒(méi)有任用專門的人員來(lái)處理檔案問(wèn)題，是由其他部門的員工來(lái)兼任檔案管理工作，在很有限的時(shí)間內(nèi)不能專業(yè)的快速處理問(wèn)題，造成了很多困擾。

三、對(duì)檔案管理改革的分析

事業(yè)單位的人事檔案制度及對(duì)象都具有很強(qiáng)的社會(huì)性。在人口大國(guó)中，人才的流動(dòng)性十分的強(qiáng)，在做檔案管理的時(shí)候更要加強(qiáng)對(duì)社會(huì)化的認(rèn)知。在服務(wù)性上要面對(duì)的是社會(huì)人員，相對(duì)的復(fù)雜性就有了很大的提升，對(duì)管理人員的要求就會(huì)有所提高。過(guò)去的管理工作只是由本身的單位進(jìn)行管理，相對(duì)單調(diào)，所涉及的范圍過(guò)小，現(xiàn)階段人事檔案的管理過(guò)程應(yīng)該更具多樣化。在檔案的內(nèi)容方面，隨著信息采集逐步的便捷化和正規(guī)化，大量的收集可以錄入檔案的內(nèi)容對(duì)進(jìn)行今后的利用產(chǎn)生更為顯著的效果。

四、對(duì)于檔案管理的水平提升建議

（一）加大對(duì)檔案管理的資金投入，提高認(rèn)識(shí)

對(duì)于檔案的管理，很多單位沒(méi)有任用專門的人員，沒(méi)有做到足夠的重視。這點(diǎn)是必須要改變也是首先要改變的。加大對(duì)管理的財(cái)政投入，改善工作的環(huán)境和基礎(chǔ)設(shè)施，設(shè)立單獨(dú)的辦公區(qū)域。

（二）建立更加全面的檔案管理制度

人事部門應(yīng)該積極對(duì)單位的員工進(jìn)行《檔案法》的宣傳，使大家共同努力，使人事檔案的管理向規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的方向邁進(jìn)。除此之外，這項(xiàng)管理工作擁有很強(qiáng)的系統(tǒng)性，涉及到了單位的很多部門。所以應(yīng)該根據(jù)具體單位的實(shí)際情況做出變化，尋找出更加適合本單位的管理制度。

（三）加強(qiáng)關(guān)于檔案管理的改革

在人事檔案的管理方面，是要求隨時(shí)可以將檔案調(diào)出，具備社會(huì)化條件的。所以說(shuō)，應(yīng)該對(duì)檔案進(jìn)行隨時(shí)管理，隨時(shí)更改。在一些細(xì)節(jié)方面可以根據(jù)需要將工作轉(zhuǎn)移給社會(huì)的檔案管理機(jī)構(gòu)。部門管理進(jìn)行宏觀的調(diào)控，隨時(shí)掌握，進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

（四）對(duì)管理人員進(jìn)行集體培養(yǎng)

從表面上看，檔案的管理工作十分的單調(diào)，但是實(shí)際上，檔案管理是一項(xiàng)具有非常專業(yè)性的工作，需要具有十分敏感的綜合政策分析能力。所以說(shuō)，高素質(zhì)高學(xué)歷的綜合性人才是非常需要的。這樣才能適應(yīng)高速發(fā)展的信息化社會(huì)。

（五）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

信息化社會(huì)的逐步增強(qiáng)體現(xiàn)在對(duì)檔案管理的工作中，要求管理部門在管理過(guò)程中通過(guò)信息科技的使用而對(duì)工作效率進(jìn)行全面提高。對(duì)實(shí)效性的增強(qiáng)就需要利用信息資源和各種高科技設(shè)備進(jìn)行管理。將檔案內(nèi)容在保密的前提下，可以進(jìn)行有效傳輸。

五、結(jié)語(yǔ)

總而言之，對(duì)于事業(yè)單位中的人事檔案管理模式是急需要根據(jù)新形勢(shì)改變的一項(xiàng)。需要有自己的新觀念來(lái)適應(yīng)整個(gè)社會(huì)對(duì)檔案的需求，及時(shí)創(chuàng)新。事業(yè)單位能夠穩(wěn)步健康地發(fā)展有很大程度上取決對(duì)人才的管理，所以說(shuō)，在新形勢(shì)下尋找合適的檔案管理方式就顯得尤為必要。

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