高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)研究

文/內(nèi)蒙古建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院黨政辦公室 李超

近年來，由于國(guó)家和全社會(huì)對(duì)發(fā)展職業(yè)教育的重視，特別是國(guó)務(wù)院《關(guān)于大力發(fā)展職業(yè)教育的決定》實(shí)施以來，各類高等職業(yè)院校蓬勃發(fā)展。而在高職院校中，檔案工作不僅是學(xué)校工作的重要組成部分，也是衡量高職院校教育質(zhì)量和管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志。因而，如何改變當(dāng)前高職院校相對(duì)滯后的檔案管理工作，建立高效的電子化檔案就顯得刻不容緩。

一、高職院校檔案工作的重要作用

古人云：“以銅為鏡，可以正衣冠；以史為鏡，可以知興替；以人為鏡，可以明得失?！庇纱丝梢姎v史對(duì)一個(gè)社會(huì)乃至國(guó)家的重要意義，而檔案是歷史的“縮影”，二者之間具有天然的對(duì)應(yīng)關(guān)系。人類保留了檔案，一定程度上也就再現(xiàn)了歷史。檔案是歷史的真憑實(shí)據(jù)，具有一定的法律效用。同時(shí)，檔案作為一種歷史記錄，還具有廣泛的參考作用，它不僅真實(shí)地記錄和反映了人類社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)深度，而且也反映了實(shí)踐活動(dòng)的廣度，為人們認(rèn)識(shí)自然、改造自然提供了正反兩方面的經(jīng)驗(yàn)。

二、高職院校檔案工作的現(xiàn)狀

在當(dāng)今高速發(fā)展的社會(huì)中，人們已經(jīng)改變傳統(tǒng)查找資料的方式，通過網(wǎng)絡(luò)就可以隨時(shí)隨地查找任何自己需要的信息。而當(dāng)前，大部分高職院校仍然沿用舊有地檔案手工、分散管理的方法，隨著網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、電子化的來臨，該現(xiàn)狀已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足時(shí)代的要求。

（一）高職院校檔案的基本分類

當(dāng)前，高職院校保存的檔案大致可以分為五大類：即文書檔案、人事檔案、教學(xué)科研檔案、財(cái)會(huì)檔案和基建檔案。

（二）高職院校檔案管理工作現(xiàn)狀

1.檔案管理設(shè)施落后。當(dāng)前，各高職院校為滿足自身辦學(xué)需要，不斷加大對(duì)教學(xué)樓、圖書館等基礎(chǔ)設(shè)施的投入，而檔案館、檔案室則往往投入不足，硬件設(shè)施的配備相對(duì)薄弱，導(dǎo)致目前各高職院校中普遍存在學(xué)校發(fā)展與內(nèi)部檔案管理不平衡的狀況。

2.缺乏有效管理。由于目前高職院校中普遍存在對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)不足的情況，直接導(dǎo)致其檔案工作制度不完善，管理不健全，材料保存不完整且沒有有效的形成檔案材料的整合管理及信息共享。

3.人員整體素質(zhì)較低。在檔案管理電子化建設(shè)中，人是最關(guān)鍵的因素，各種管理方法和技術(shù)都必須通過檔案人員才能發(fā)揮作用。同時(shí)，檔案電子化建設(shè)要求工作人員不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)，而且必須熟練掌握計(jì)算機(jī)。而目前，高校檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)仍普遍較低，管理內(nèi)部嚴(yán)重缺乏既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)又精通檔案管理的復(fù)合型人才，不適應(yīng)高職院校檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

三、檔案數(shù)字化

所謂檔案數(shù)字化，就是將檔案館紙質(zhì)或機(jī)讀形式為主要對(duì)象的材料，用電腦對(duì)其進(jìn)行收集篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為電子形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。優(yōu)勢(shì)主要是：首先，可以充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有電腦的潛能，提高利用率；其次，可使信息成果多份拷貝，拓寬了服務(wù)范圍；最后，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。

四、如何建設(shè)高職院校電子化檔案

（一）建立電子檔案管理制度

切實(shí)可行地建立起一套電子檔案管理制度，從而有效地保障電子化檔案建設(shè)安全、有序地開展。統(tǒng)一規(guī)范電子檔案的制作、收集和歸檔的方法、程序、時(shí)效等內(nèi)容，定期整理、分類歸檔、妥善保管、專人負(fù)責(zé)，避免因機(jī)構(gòu)改革、個(gè)人工作崗位調(diào)整、所用計(jì)算機(jī)更迭、工作移交過程中的疏漏等原因引起的電子檔案歷史資料的遺失，確保檔案資料的完整性。

（二）及時(shí)更新維護(hù)硬件設(shè)備

由于計(jì)算機(jī)不斷地升級(jí)、更新?lián)Q代，因此，電子檔案也要不斷地更新?lián)Q代以適應(yīng)新的“生存環(huán)境”而不被“淘汰”。同時(shí)，還必須對(duì)其所依賴的技術(shù)及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等加以保存，或采用其他方法和技術(shù)加以轉(zhuǎn)換，防止新技術(shù)不能處理舊問題情況的發(fā)生。

（三）完善電子文件與紙質(zhì)文件對(duì)應(yīng)管理

鑒于目前大多數(shù)高職院校正處于紙質(zhì)文件向電子文件的過渡階段，檔案電子化管理在實(shí)際應(yīng)用中存在難以克服的各種問題，所以在目前電子文件完全取代紙質(zhì)文件并不現(xiàn)實(shí)。解決的方法只能是電子文件和紙質(zhì)文件共存，實(shí)現(xiàn)二者的同步歸檔。

（四）注重檔案人員的素質(zhì)培養(yǎng)，提高管理水平

有關(guān)部門應(yīng)加大檔案人員的培訓(xùn)力度，積極開展各類培訓(xùn)使其學(xué)習(xí)電子文件管理知識(shí)，提高電子文件管理意識(shí)，盡快做好傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型的工作，努力提高電子文件管理水平。

高職院校檔案是一種重要的文獻(xiàn)信息資源，是集教學(xué)、科研、基建、黨政管理等眾多門類為一體的綜合性的檔案體系。它不僅客觀真實(shí)地反映了學(xué)校發(fā)展的過程，也為學(xué)校的持續(xù)發(fā)展提供了歷史依據(jù)，它是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作，是衡量教學(xué)質(zhì)量和管理水平的重要尺度，是推進(jìn)和發(fā)展學(xué)校教育事業(yè)的寶貴財(cái)富。

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