關(guān)于電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)的思考及分析

文/國網(wǎng)恩施供電公司 吳茂莉

目前，隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，電力企業(yè)也走向了市場化及國際化。在此過程中，我國的電力企業(yè)也緊跟發(fā)展的步伐，在企業(yè)的設(shè)備自動化方面取得了重大的成績，如將計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)及遠(yuǎn)動控制技術(shù)應(yīng)用到電力系統(tǒng)的建設(shè)當(dāng)中，為電力系統(tǒng)的高速運行提供了保障。但縱觀其整個發(fā)展過程，會發(fā)現(xiàn)在電力系統(tǒng)的建設(shè)方面存在著不對等性，如電力企業(yè)在企業(yè)的設(shè)備自動化方面投入了大量的資金，使控制系統(tǒng)上的許多設(shè)備達(dá)到或超過了發(fā)達(dá)國家的水平，但在電力業(yè)務(wù)的數(shù)字化及網(wǎng)絡(luò)化方面卻明顯投入不足，致使企業(yè)的運行數(shù)據(jù)信息化和設(shè)備自動化出現(xiàn)了不協(xié)調(diào)性和不同步性。據(jù)此，本文就電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)進行如下分析討論。

一、目前電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問題

（一）檔案信息化基礎(chǔ)薄弱，技術(shù)、人才和資金更是缺乏

這導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)的工作一直不能展開實施。另外，企業(yè)中不論領(lǐng)導(dǎo)還是員工對檔案信息化的工作認(rèn)識不夠深刻，對其的重視度不夠，認(rèn)為企業(yè)檔案管理是件很簡單的事情，對企業(yè)的發(fā)展起不到什么實際作用。還有，有些電力企業(yè)由于缺乏建設(shè)檔案信息的技術(shù)和相關(guān)設(shè)備，而對企業(yè)的信息資源挖掘不夠深入，導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)缺少。對于現(xiàn)有的檔案信息，缺乏及時的更新，導(dǎo)致檔案信息老套，對企業(yè)的發(fā)展并起不到實際的效果。

（二）檔案信息管理和其它的信息管理沒有有效的對接

隨著經(jīng)濟的市場化，企業(yè)的檔案管理也向著文檔一體化的管理方向發(fā)展，這樣才能做到生產(chǎn)活動、文書管理及檔案管理之間的有效銜接。但現(xiàn)階段，由于電力企業(yè)管理層面及員工的專業(yè)素質(zhì)較低及對當(dāng)下的管理信息沒有及時了解，導(dǎo)致他們沒有文檔一體化的管理理念，將文檔管理和其它的數(shù)據(jù)管理分開來管理，從而失去了數(shù)據(jù)間的連接。

（三）檔案管理和電力技術(shù)發(fā)展沒有很好的融合

電力系統(tǒng)在實際的運行當(dāng)中，涉及到與多方面的內(nèi)容，如電力資源的生產(chǎn)、輸送、輸送的線路選擇及布局構(gòu)建、電力運行銷售、電力定價及結(jié)算等工作。這些工作環(huán)環(huán)相扣，其中任何一個發(fā)生故障，將會中斷企業(yè)的整個運行狀態(tài)。所以，要實現(xiàn)這諸多環(huán)節(jié)的管理，就要建立適合于企業(yè)本身的計算機管理系統(tǒng)。這些系統(tǒng)應(yīng)肩負(fù)著電力企業(yè)的管理信息，并隨時進行更新。但在管理系統(tǒng)的構(gòu)建時，并沒有考慮到檔案管理的相關(guān)內(nèi)容，沒有將檔案管理系統(tǒng)和企業(yè)管理系統(tǒng)相融合，從導(dǎo)致檔案管理人員不能及時搜集及掌握企業(yè)信息的核心部分。

二、電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)的策略

檔案信息化就是在檔案的管理當(dāng)中應(yīng)用計算機通信技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等，以實現(xiàn)檔案信息的快速管理、開發(fā)及應(yīng)用等。要做好檔案管理，主要從以下幾方面著手：

（一）加快企業(yè)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制訂

要對企業(yè)檔案信息進行很好地管理，就得建立相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，使檔案信息化工作有規(guī)矩所循。因為標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是基礎(chǔ)，檔案信息只有在有歸規(guī)的條件下，才能更具有目的性的將檔案工作展開。在實際的工作中，這些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括電子文件歸檔、電子文件的歸檔管理及檔案信息的標(biāo)識、描述、交換、查詢及使用等方面，通過將這諸方面的工作做好，才能逐步實現(xiàn)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的全面展開。

（二）對檔案信息分門別類，以實現(xiàn)檔案信息的充分利用

在檔案信息的管理中，要對不同的信息進行很好地標(biāo)識，這樣才能提高檔案的快速錄入。例如：在檔案的篩選中，如果遇到基礎(chǔ)較好并且具備引目錄的案卷，應(yīng)直接將它們在全引目錄上面分類標(biāo)引；如果遇到具有特殊類型的檔案信息如“房檔”、“案件”等，應(yīng)將它們的人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入，并用計算機進行統(tǒng)一的編號分類。這樣做，可以有效的減少著錄環(huán)節(jié)，從而大大的提高了著錄速度，為檔案信息的進一步展開提供了保障。

（三）建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，以加強檔案信息的管理

建立檔案信息的主要目的就是建立起檔案信息的數(shù)據(jù)庫，使其在實際工作中發(fā)揮資源的合理配置。所以，在檔案信息的建設(shè)當(dāng)中，要將檔案信息的基礎(chǔ)性工作做好，將平時生產(chǎn)中及運行當(dāng)中的數(shù)據(jù)信息及人員資料信息進行有效的搜集整理，將檔案信息的數(shù)據(jù)庫工作做好，才能將檔案信息的進一步工作深入開來，使檔案信息化工作的服務(wù)水平和服務(wù)能力得以提高。

（四）加強檔案管理中的互相交流

由于企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)是由專業(yè)的人員進行設(shè)計和開發(fā)的，因此，在系統(tǒng)設(shè)計和用戶需求之間難免會存在問題。如果這種問題不及時給予解決，便會使運行中的調(diào)節(jié)性和整體性的問題得不到解決，從而在某種程度上影響了系統(tǒng)的功能發(fā)揮。所以，在檔案系統(tǒng)的構(gòu)建時，要求設(shè)計人員和用戶之間進行很好地交流，使檔案管理在實際的運行當(dāng)中，為用戶設(shè)計專門的交流平臺，使系統(tǒng)運行更加的良好。

三、結(jié)語

隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，電力企業(yè)的各項管理都應(yīng)全方位的發(fā)展和提高，及時從市場中獲取最新信息，并合理的應(yīng)用到企業(yè)的日常管理和運行中。檔案信息化工作作為企業(yè)管理中的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)將市場中的信息給予重視，并及時的進行改進和更新，才能保證其在企業(yè)中發(fā)揮積極的作用。

[1] 梁麗寧.新形勢下如何加強電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)[J].科技視界,2013,16(20):105.

[2] 陸杏.電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)的探討[J].管理學(xué)家,2013,15(18):392.