醫(yī)院檔案管理信息化探討

文/內(nèi)蒙古醫(yī)科大學(xué)附屬醫(yī)院 李亞娜

醫(yī)院檔案包括各種錄音、文件、錄像、圖表、簿冊(cè)等檔案，是醫(yī)院開展教育宣傳的主要資料。檔案管理信息化是指以管理軟件、計(jì)算機(jī)為主，通過掃描儀、計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等進(jìn)行檔案管理，包括檔案檢索、管理及存儲(chǔ)等。管理信息化的必要性及對(duì)策是以下研究的重點(diǎn)。

一、管理信息化的必要性

（一）保護(hù)檔案元件

管理信息化對(duì)檔案原件起到保護(hù)作用，借助計(jì)算機(jī)對(duì)檔案原件進(jìn)行掃描，以電子形式存儲(chǔ)，便于人員使用及快速瀏覽，避免因使用或借閱過多造成損壞及丟失。

（二）節(jié)約勞動(dòng)力

文件歸檔的傳統(tǒng)方式為手工勞動(dòng)，工作較繁瑣，浪費(fèi)大量人力及時(shí)間，工作效率較為低下。管理信息化能在根本上解放人力，檔案著錄都由計(jì)算機(jī)軟件處理，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)調(diào)整及分類整理，改善歸檔方式，便于有效監(jiān)督、及時(shí)查閱及整改，提高工作效率。

（三）提高檔案利用率

在管理信息化下，檔案信息都由軟件以統(tǒng)一格式進(jìn)行錄入、整合、轉(zhuǎn)換、提取，擴(kuò)大適用范圍，提高應(yīng)用程度，增強(qiáng)搜索導(dǎo)航，各個(gè)部門按照各自需求進(jìn)行瀏覽，極大的提高了檔案利用率，實(shí)現(xiàn)管理工作的有效性、系統(tǒng)性、共享性。

（四）改善管理模式

檔案管理傳統(tǒng)模式以紙質(zhì)為主，紙張?zhí)匦詫?duì)管理造成較大限制，不僅需要適時(shí)調(diào)整濕度及溫度，還要加強(qiáng)防蟲，避免檔案損壞及侵蝕。檔案越多，紙質(zhì)資料越多，占用空間越大，在一定程度上加大維護(hù)費(fèi)用及管理難度，為醫(yī)院可持續(xù)、健康發(fā)展造成較大影響。管理信息化存儲(chǔ)檔案資料時(shí)以電子文件為主，從根本上克服傳統(tǒng)模式弊端，存儲(chǔ)空間較小，檔案元件安全性得以保證。

（五）檢索更快捷

管理信息化通過智能檢索，以電子文件及目錄向人員提供較便利、快捷的查詢系統(tǒng)，具有速度快、范圍廣、效率高等優(yōu)點(diǎn)。

二、加強(qiáng)管理信息化的對(duì)策

（一）增強(qiáng)信息化意識(shí)

院領(lǐng)導(dǎo)及部門負(fù)責(zé)人的高度重視及積極參與，是決定信息化管理水平提高與否的關(guān)鍵，是影響管理信息化順利開展的基礎(chǔ)。因此，作為院領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門負(fù)責(zé)人，必須對(duì)管理信息化形成正確認(rèn)識(shí)，意識(shí)到管理信息化對(duì)醫(yī)院整體發(fā)展起到的積極意義，增強(qiáng)信息化意識(shí)，實(shí)現(xiàn)管理信息化。由專門人員負(fù)責(zé)檔案管理，并定期在醫(yī)院內(nèi)部組織各項(xiàng)活動(dòng)，適應(yīng)管理信息化需要，包括有關(guān)管理知識(shí)及檔案管理業(yè)務(wù)的講座、專題培訓(xùn)等。將管理信息化列入醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)及發(fā)展的主要內(nèi)容，并構(gòu)建工作平臺(tái)，全面提升管理水平及效率。

（二）引進(jìn)信息化設(shè)備

基礎(chǔ)硬件設(shè)施是實(shí)現(xiàn)管理信息化的有力支撐，必須加大對(duì)檔案管理的資金投入，建立內(nèi)部局域網(wǎng)，積極引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備，如：服務(wù)器、專用計(jì)算機(jī)、移動(dòng)存儲(chǔ)器、掃描儀、UPS電源等，保證檔案資料安全。管理信息化應(yīng)與醫(yī)院整體網(wǎng)絡(luò)建設(shè)共同進(jìn)行，將檔案室作為網(wǎng)絡(luò)中心，對(duì)醫(yī)院各個(gè)部門的計(jì)算機(jī)進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)，在統(tǒng)一平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)信息共享，便于人員可以在任意計(jì)算機(jī)中查看信息。在資源共享基礎(chǔ)上增強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化，提高時(shí)效性，完善網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，從而促進(jìn)辦公一體化。

（三）培養(yǎng)信息化人才

檔案室工作人員只有不斷學(xué)習(xí)和實(shí)踐，才能提高自身管理水平及管理能力，才能積極應(yīng)對(duì)工作中出現(xiàn)的各種問題，從而提升檔案管理水平。醫(yī)院應(yīng)定期組織人員培訓(xùn)，重點(diǎn)開展技術(shù)性學(xué)習(xí)，促使全部工作人員掌握信息化管理知識(shí)及技能，熟練運(yùn)用各種工具。定期開展臨床調(diào)研活動(dòng)，組織檔案室工作人員深入臨床，調(diào)研臨床教學(xué)、醫(yī)療、科研等對(duì)檔案信息的不同需求，加強(qiáng)分析研究及信息反饋，不斷提高檔案信息利用率。

（四）建立健全制度

檔案管理的制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展的主要內(nèi)容，因此，醫(yī)院必須嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合相關(guān)行業(yè)的工作經(jīng)驗(yàn)，參考有關(guān)醫(yī)院的管理標(biāo)準(zhǔn)，依據(jù)我院實(shí)際工作情況及發(fā)展情況，建立健全管理制度，并保證制度的標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化。管理制度應(yīng)包括歸檔、保密、收集、銷毀、鑒定、利用等方面，提高制度的可執(zhí)行性，要求各項(xiàng)工作都應(yīng)按照相關(guān)制度嚴(yán)格進(jìn)行。

（五）加強(qiáng)資源保護(hù)

實(shí)時(shí)監(jiān)控信息系統(tǒng)，預(yù)防電腦黑客對(duì)檔案信息進(jìn)行篡改、盜取，防止信息系統(tǒng)受到破壞，避免病毒入侵。做好對(duì)原有紙質(zhì)資料的安全保管，保證檔案資料的真實(shí)性、長(zhǎng)期性及有效性。

三、結(jié)束語(yǔ)

由于醫(yī)院檔案種類較多，數(shù)量較大，傳統(tǒng)人工管理技術(shù)及模式無法滿足工作需求，無法順應(yīng)醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)及發(fā)展，因此，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化具有一定的重要性。

[1] 商亞茹.醫(yī)院檔案管理的信息化發(fā)展[J].檔案天地,2013,15(11):55-56.

[2] 熊含艷.淺談檔案管理信息化時(shí)代醫(yī)院檔案工作者的角色轉(zhuǎn)變[J].醫(yī)學(xué)信息,2013,16(12):41-42.