論高?？蒲袡n案管理工作

文/河北聯(lián)合大學(xué)黨委、校長辦公室 高峰

科研能力不僅是當(dāng)代高校學(xué)術(shù)水平和實(shí)力的突出體現(xiàn)，也是高校的核心競爭力之一，更從側(cè)面記載著一所高校科研和教學(xué)的發(fā)展歷史及現(xiàn)狀。科研檔案在學(xué)校的發(fā)展建設(shè)等方面發(fā)揮著越來越重要的作用，必須高度重視，不斷提高管理水平，以適應(yīng)學(xué)校的發(fā)展。

一、目前高?？蒲袡n案管理工作存在的問題

高?？蒲袡n案是高校從事科研活動(dòng)的基礎(chǔ)，是通過文字、表格、影像等對科研過程和結(jié)果進(jìn)行的記載?？蒲袡n案可以反映一所高校的學(xué)術(shù)水平，是高校實(shí)力的直觀表現(xiàn)形式。它不僅可以為今后的實(shí)際科學(xué)研究提供理論依據(jù)，也可以對學(xué)校的人事、教學(xué)安排等提供重要參考。在教育制度不斷深化改革的今天，做好科研檔案管理工作具有更加重要的意義。在目前的實(shí)際工作中，高?？蒲泄芾砉ぷ魅源嬖谝韵聨讉€(gè)問題：

（一）檔案資料收集不全

受到固有觀念的影響，很多檔案工作管理者把檔案整理簡單定義為人事檔案、學(xué)?；顒?dòng)記載等文件的歸檔，忽視了對于高校教師科研活動(dòng)的記載和檔案整理。而在廣大科研人員的科研過程中存在片面強(qiáng)調(diào)科研實(shí)踐活動(dòng)和科研成果、獲獎(jiǎng)情況的現(xiàn)象，缺乏對研究過程的詳細(xì)記錄和資料積累。又或者有部分科研人員對科研資料的歸檔工作不理解、不信任，認(rèn)為多此一舉或擔(dān)心重要資料不能得到安全保管，不愿上交。這些都導(dǎo)致了科研檔案資料收集難的問題，給檔案管理工作造成障礙。

（二）高校科研檔案制度不健全

我國在1987年頒發(fā)了《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》，該規(guī)定對科研檔案的歸檔與管理進(jìn)行了科學(xué)有效的規(guī)范。但很多高校仍然忽視了科研檔案的管理，導(dǎo)致管理制度中沒有對科研資料整理的相關(guān)規(guī)定，管理工作沒有完善的制度保證，造成檔案管理工作在科研資料歸檔方面的空白。這樣的漏洞致使高校的科研檔案管理水平止步不前。

（三）科研檔案管理手段落后

現(xiàn)當(dāng)代，計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)在辦公領(lǐng)域迅速普及，但部分高校科研檔案管理卻未能順應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的要求，大多數(shù)工作都是手工完成，且檔案保存設(shè)備簡陋，安全性差，紙質(zhì)檔案多、電子檔案少。除此之外，很多活動(dòng)影像、著作手稿、獲獎(jiǎng)證書等重要資料不能完好保存，更無法對檔案資料進(jìn)行開發(fā)利用，科研檔案無法發(fā)揮更大價(jià)值。

二、加強(qiáng)高?？蒲袡n案管理的對策

（一）要確保每一所高校都有一支健全的科研檔案管理隊(duì)伍

科研檔案管理人員必須加強(qiáng)自身素質(zhì)建設(shè)，強(qiáng)化服務(wù)意識，掌握科學(xué)的科研檔案管理方式。此外，科研檔案工作又具有其特殊性，這要求相關(guān)工作者不僅要有檔案整理工作方面的知識儲(chǔ)備，還要掌握自然科學(xué)、人文社科、經(jīng)濟(jì)管理、信息技術(shù)等其他學(xué)科知識，這樣才便于科研檔案的了解、管理、開發(fā)。要突破檔案管理工作中傳統(tǒng)觀念的束縛，將目光更多的關(guān)注到科研檔案的整理中，同時(shí)，要開拓創(chuàng)新，運(yùn)用科技手段實(shí)現(xiàn)檔案管理綜合開發(fā)，積極適應(yīng)信息化發(fā)展要求。還要加強(qiáng)對科研資料歸檔重要性的宣傳，幫助科研人員充分認(rèn)識到科研資料歸檔的價(jià)值?？蒲腥藛T對科研檔案管理工作的支持將成為檔案整理工作的巨大助力，而科研檔案也同時(shí)對科研人員的進(jìn)一步科學(xué)研究提供參考，這樣的良性循環(huán)對學(xué)?？蒲兴胶凸芾硭降奶岣叨加兄陵P(guān)重要的作用。

（二）要規(guī)范高?？蒲袡n案的管理模式，保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)

必須建立高校知識產(chǎn)權(quán)科研檔案的統(tǒng)一管理制度，完整記錄所有科研活動(dòng)的立項(xiàng)（包括科研課題申請書、審批文件、項(xiàng)目計(jì)劃書、開題報(bào)告和調(diào)研報(bào)告等材料）、研究（包括實(shí)驗(yàn)報(bào)告、原始資料記錄、計(jì)算材料、項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告、專利申請等）、成果獲?。òüぷ骺偨Y(jié)、科研報(bào)告、科研人員名單、著作及論文、專利證明、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)材料及審批材料等）。

要保證歸檔材料內(nèi)容真實(shí)完整，還要按照科研單位、專業(yè)及學(xué)科、研究方向、資料展示形式等進(jìn)行整理分類，便于日后檢索及更新，不斷追求科研檔案的規(guī)范化管理。

（三）做好重要科研檔案的保密工作是實(shí)行現(xiàn)代化管理的重要環(huán)節(jié)

因此，一定要樹立現(xiàn)代化的管理理念，維護(hù)知識產(chǎn)權(quán)，避免不必要的糾紛和損失。在科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，檔案管理工作依托網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和多媒體設(shè)備的應(yīng)用走上了現(xiàn)代化發(fā)展的軌道，現(xiàn)代辦公手段與科研檔案管理的結(jié)合使科研檔案管理向著網(wǎng)絡(luò)化、系統(tǒng)化又邁進(jìn)了一步。例如：電子檔案的應(yīng)用使檔案收集、整理、檢索、再利用更加便捷。這樣既節(jié)省了人力、物力和時(shí)間，也使很多重要材料得以更完整的保存。但同時(shí)，作為高?？蒲袡n案信息的管理者，還應(yīng)樹立法律意識，嚴(yán)格遵守國家在科技保密方面做出的相關(guān)規(guī)定，改善科研檔案保存環(huán)境，合理規(guī)定檔案的使用權(quán)限及時(shí)間，保證機(jī)密文件和檔案的安全。

三、結(jié)語

高?？蒲袡n案管理水平的提高關(guān)系到其科研水平的提高，也因此使得科研資料歸檔得到了越來越多高校的重視?？蒲匈Y料歸檔是高校檔案管理工作中面臨的新的挑戰(zhàn)，全面實(shí)現(xiàn)科研資料歸檔仍需要一個(gè)過程，廣大科研人員和科研管理人員要共同為之努力，助力高?？沙掷m(xù)發(fā)展。

[1] 張群.高校教育科研論文檔案管理存在的問題與對策[J].淄博師范高等?？茖W(xué)校學(xué)報(bào),2005(2).

[2] 孫曉云.高校科技檔案管理工作與高?？蒲泄ぷ鱗J].黑龍江高教研究,2004(8).