加強企業(yè)檔案管理 提高檔案管理水平

文/吉林省吉林市白山發(fā)電廠 丁宏

企業(yè)在今天要想發(fā)展，搞好檔案的管理是最基本的要求之一。通過對檔案的管理，企業(yè)可以及時總結(jié)歸納企業(yè)運行中出現(xiàn)的問題和不足，為制定正確的經(jīng)營策略提供最佳的檔案數(shù)據(jù)的幫助。目前，我國企業(yè)在檔案管理中，尚存在很多不足之處，如：檔案管理效率不高、管理人員業(yè)務素質(zhì)較低、還沒有建立完備的現(xiàn)代電子信息檔案等。以上不足之處，極大影響了企業(yè)長期穩(wěn)定的發(fā)展。在企業(yè)建立現(xiàn)代信息檔案的今天，采取強有力的措施，提高企業(yè)的檔案管理水平意義重大。

一、企業(yè)管理中存在的不足之處

（一）企業(yè)領(lǐng)導層對檔案管理忽視，重視度不高

企業(yè)在檔案管理中，離不開企業(yè)領(lǐng)導層的重視和關(guān)注。但是現(xiàn)實中，企業(yè)的領(lǐng)導層對此大多不是特別關(guān)心，更多關(guān)注的是企業(yè)的運營和由此帶來的多少利潤。檔案管理其實和企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營一樣重要，如果是企業(yè)現(xiàn)實的硬件產(chǎn)品，那么有效的檔案管理就是企業(yè)的軟件產(chǎn)品。

（二）檔案管理人員水平參差不齊，管理方式落后

企業(yè)檔案管理人員，由于學歷、工作能力、工作態(tài)度等不同，在檔案管理中出現(xiàn)管理中水平方面的差異性很常見。同時，在檔案管理方式中，檔案管理人員的管理方式還是以傳統(tǒng)的手工操作方式為主，還沒有建立自動化的信息檔案的處理方式。總體上看，檔案管理人員的素質(zhì)較低，管理方式的落后陳舊，已經(jīng)滿足不了建立現(xiàn)代企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營信息檔案的需要。

（三）現(xiàn)代完備的電子信息檔案還沒有真正建立

企業(yè)的檔案管理工作目前還是用手工建立紙質(zhì)檔案的方式進行管理。這種做法在今天存在很多弊端，一是增加了檔案管理人員的工作量；二是紙質(zhì)檔案本身的保管很難做到不會產(chǎn)生檔案文件損毀甚至丟失的現(xiàn)象；三是增加了檔案管理的成本，如紙質(zhì)檔案需要專門的場所，專門的文件柜進行儲存，而這勢必會帶來相關(guān)經(jīng)營成本的增加；四是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在查詢檔案信息的時候十分不方便，這點引發(fā)很多企業(yè)的檔案管理人員的反感。雖然目前，很多企業(yè)也在建立相關(guān)的電子檔案信息數(shù)據(jù)庫，但由于人手的不足，大多不完備，還是離不開傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的幫助。

二、提高企業(yè)檔案管理水平的有效措施

（一）提高企業(yè)從上之下對檔案管理的重視程度

檔案管理水平的提高，首要的是企業(yè)經(jīng)營者的關(guān)注度提高，讓他們充分認識到合理高效的檔案管理對提高企業(yè)效益，實現(xiàn)企業(yè)的長遠發(fā)展十分必要。同時，也要讓普通的職工也提高對加強企業(yè)檔案管理的重視，幫助企業(yè)建立恰當?shù)钠髽I(yè)信息檔案。只有上下齊心，都關(guān)注檔案管理，才會為這個問題的解決創(chuàng)造有利的外部環(huán)境。

（二）加強對企業(yè)檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)的培養(yǎng)

可以采用定期或者不定期的方式開展多種形式的檔案管理人員的培養(yǎng)工作，創(chuàng)新培訓內(nèi)容，提高培訓效果。尤其是對將來要建立的以電子信息檔案為主體的現(xiàn)代檔案管理內(nèi)容要重點對他們進行培訓，以適應未來企業(yè)檔案管理的需要。把企業(yè)外的在檔案管理中做的到位的優(yōu)秀人士請到企業(yè)，對企業(yè)檔案管理人員進行現(xiàn)場的操作和模擬演示。

（三）建立現(xiàn)代企業(yè)數(shù)字化檔案管理模式

傳統(tǒng)的檔案管理模式，手工操作，紙質(zhì)化，效率低，出錯率高?？傮w上看，不適應現(xiàn)代企業(yè)快速發(fā)展的需要。因此，要進行根本性的變革。具體做法：可以采用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，尤其是功能強大的“云端”網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立現(xiàn)代企業(yè)電子檔案。電子檔案的優(yōu)勢顯而易見，可以實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)更快的錄入，同時也便于信息的保存和相關(guān)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計，也可以實現(xiàn)檔案信息的共享，讓相關(guān)檔案信息查詢?nèi)藛T能夠及時便利的獲得自己想要的檔案信息。

（四）資金投入要及時有力

要實現(xiàn)以上的企業(yè)檔案管理的改變，必須要有資金的保障。如果沒有資金的及時投入，對檔案管理人員的培訓和建立現(xiàn)代電子信息數(shù)據(jù)化檔案模式，只不過是句空話。企業(yè)要設(shè)立專項資金，并保證資金?？顚Ｓ茫@樣才會為企業(yè)檔案管理水平的真正提高提供保障。

三、結(jié)語

通過對檔案的管理，企業(yè)可以及時總結(jié)歸納企業(yè)運行中出現(xiàn)的問題和不足，為制定正確的經(jīng)營策略提供最佳的檔案數(shù)據(jù)的幫助。建立現(xiàn)代電子檔案管理模式，讓人們從繁忙的手工操作中解放出來，也能夠增強他們工作的幸福感。總之，企業(yè)要十分注意這個問題，盡快出臺相關(guān)企業(yè)計劃，提高企業(yè)檔案管理水平。

[1] 王春艷.提高檔案管理現(xiàn)代化水平強化檔案管理工作能力[J].蘭臺內(nèi)外,2009(3)9—12.

[2] 蓋莉,段雋馥.企業(yè)檔案管理[J].吉林,2011(3):21—24