試論電力企業(yè)檔案管理的演變

文/中國(guó)華電集團(tuán) 秦斐

電力企業(yè)檔案管理與一般企業(yè)檔案管理不同，由于電力企業(yè)部門(mén)是國(guó)家經(jīng)濟(jì)命脈發(fā)展中重要環(huán)節(jié)，任何企業(yè)的生產(chǎn)發(fā)展都離不開(kāi)電力，所以電力企業(yè)能否正常運(yùn)作關(guān)系到國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。傳統(tǒng)的電力企業(yè)檔案管理方法已經(jīng)不適用于高速發(fā)展的現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中發(fā)揮的作用越來(lái)越大，電力企業(yè)檔案管理也擺脫了過(guò)去冗亂繁雜的現(xiàn)象，逐步精簡(jiǎn)化、科學(xué)化，為國(guó)家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。

一、企業(yè)檔案管理

檔案是企業(yè)在運(yùn)作過(guò)程中產(chǎn)生的所有數(shù)據(jù)、檔案的總和，包括人事檔案、生產(chǎn)備案、銷(xiāo)售結(jié)果等多方面內(nèi)容，是企業(yè)制定方案、制作預(yù)算、人事變動(dòng)等的數(shù)據(jù)來(lái)源。進(jìn)入新時(shí)期后，為更好促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，提高企業(yè)工作效率和經(jīng)濟(jì)效益，國(guó)家相關(guān)部門(mén)制定并頒布了《企業(yè)檔案管理辦法》，將企業(yè)檔案管理進(jìn)一步規(guī)范化、科學(xué)化。

“檔案管理是一項(xiàng)綜合、復(fù)雜性工作，涉及系統(tǒng)論、控制論、信息論等諸多理論”，是企業(yè)運(yùn)作，也是國(guó)家加強(qiáng)對(duì)企業(yè)監(jiān)督審查的重要根據(jù)，而電力企業(yè)是國(guó)家能源企業(yè)中的重要組成部分，電力是國(guó)家?guī)缀跛猩a(chǎn)部門(mén)的基礎(chǔ)。電力企業(yè)在運(yùn)行過(guò)程中所產(chǎn)生的檔案不僅僅是企業(yè)內(nèi)部管理需要注重的，更重要的是電力企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)作涉及到國(guó)家能源安全以及國(guó)民經(jīng)濟(jì)命脈。過(guò)去，由于生產(chǎn)力水平和科學(xué)技術(shù)水平的限制，電力企業(yè)檔案管理主要和一般企業(yè)沒(méi)有太大區(qū)別，主要是紙質(zhì)版檔案或是采集視頻、音頻等，一旦需要查詢(xún)過(guò)去相關(guān)檔案時(shí)就會(huì)十分麻煩。改革開(kāi)放后，隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展，計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)逐步走入企業(yè)檔案管理中?，F(xiàn)今電力企業(yè)已經(jīng)將檔案大部分錄入計(jì)算機(jī)，配合使用相關(guān)軟件，使得檔案管理逐步規(guī)范化、科學(xué)化，利于企業(yè)自身管理，也利于國(guó)家對(duì)企業(yè)的管控，從而為國(guó)民經(jīng)濟(jì)良好發(fā)展做好準(zhǔn)備。

二、電力企業(yè)檔案管理規(guī)范化的必要性

電力企業(yè)與一般企業(yè)不同，電力是國(guó)家發(fā)展的重要能源。電力企業(yè)的檔案有涉及面廣，包含內(nèi)容大等特點(diǎn)，“涉及到方方面面，范圍廣。門(mén)類(lèi)多、信息容量大，是電力行業(yè)發(fā)展過(guò)程中形成具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等不同載體形式的歷史記錄。”電力企業(yè)作為國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，同時(shí)也是現(xiàn)代社會(huì)中人民生活的基礎(chǔ)。所以從其設(shè)立到規(guī)劃生產(chǎn)相關(guān)能源都由國(guó)家直接控制，涉及到社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的和諧發(fā)展。一般情況下，電力企業(yè)中的相關(guān)檔案管理受到國(guó)家直管控，國(guó)家的發(fā)展離不開(kāi)電力的發(fā)展，當(dāng)國(guó)家制定相關(guān)政策時(shí)很多時(shí)候都要參考上一年相關(guān)電力使用狀況以及發(fā)電所需能源的相關(guān)數(shù)據(jù)，這時(shí)電力企業(yè)的檔案就起到了至關(guān)重要的作用。

科學(xué)而高效的管理電力企業(yè)的相關(guān)檔案在現(xiàn)代社會(huì)中是十分重要的，在科學(xué)技術(shù)水平較高的今天，將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到電力企業(yè)檔案管理中是十分有效的，解決了檔案雜亂、查詢(xún)困難等多方面的矛盾。

三、電力企業(yè)檔案管理的演變

（一）過(guò)去電力企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題

檔案管理對(duì)于企業(yè)運(yùn)作的影響是不言而喻的，但是由于現(xiàn)代企業(yè)管理理念是從國(guó)外傳入的，這就導(dǎo)致我國(guó)傳統(tǒng)的企業(yè)部門(mén)檔案管理存在很多問(wèn)題，電力企業(yè)也不例外。

首先，管理人員與普通員工不重視。傳統(tǒng)經(jīng)營(yíng)理念下，電力企業(yè)一般屬于國(guó)有企業(yè)，員工大部分進(jìn)去工作后會(huì)認(rèn)為是得到了鐵飯碗，只要本分工作，做好生產(chǎn)就好，從企業(yè)管理者到很多員工，從他們自身來(lái)看就沒(méi)有意識(shí)到檔案管理的重要性。

其次，員工素質(zhì)問(wèn)題?，F(xiàn)代電力企業(yè)中很多時(shí)候仍然認(rèn)為檔案管理的工作人員是所謂的閑職，很多工作人員工作素質(zhì)不高，能力有限，而專(zhuān)門(mén)的檔案管理科班出身的管理人員較少，這就對(duì)科學(xué)化管理來(lái)說(shuō)是一個(gè)挑戰(zhàn)。

檔案管理制度沒(méi)有健全，現(xiàn)代企業(yè)中基本上已經(jīng)建立完善的檔案管理制度，但是真正實(shí)施起來(lái)往往沒(méi)有很好效果，這是因?yàn)樵趯?shí)施過(guò)程中存在很多漏洞。從檔案的收集到查詢(xún)、借閱，很多環(huán)節(jié)都存在疏漏狀況。信息化檔案管理理念引進(jìn)后，很多企業(yè)并沒(méi)有把檔案及時(shí)錄入計(jì)算機(jī)，很多時(shí)候仍然是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，查詢(xún)時(shí)非常復(fù)雜而且浪費(fèi)時(shí)間。

（二）新時(shí)期下電力企業(yè)檔案管理

“企業(yè)要充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要新，統(tǒng)籌規(guī)劃、合理安排，制定相關(guān)的規(guī)章制度，深入研究檔案資源的開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)信息的資源共享，充分利用現(xiàn)代化數(shù)字設(shè)備?！彪S著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，社會(huì)生產(chǎn)力和生產(chǎn)水平的不斷提高，檔案管理逐漸受到企業(yè)管理者的重視，各大高校中相關(guān)專(zhuān)業(yè)的開(kāi)設(shè)也為檔案管理培養(yǎng)了專(zhuān)門(mén)人才。電力企業(yè)作為國(guó)有企業(yè)中核心部分，檔案管理逐步科技化，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，各種實(shí)際應(yīng)用軟件的開(kāi)發(fā)都對(duì)企業(yè)進(jìn)行檔案管理作出了極大貢獻(xiàn)。

現(xiàn)代電力企業(yè)中，大部分檔案逐步實(shí)現(xiàn)了信息化，企業(yè)不斷招收相關(guān)人才，并且試圖將過(guò)去陳舊檔案全部錄入計(jì)算機(jī)，實(shí)施檔案管理上的全部電子化。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案管理是企業(yè)運(yùn)作的核心部分，涉及多方面內(nèi)容，應(yīng)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行電力企業(yè)檔案管理已經(jīng)成為一種趨勢(shì)，并且已經(jīng)在全國(guó)范圍內(nèi)廣泛實(shí)施開(kāi)來(lái)。電力企業(yè)檔案管理計(jì)算機(jī)化后，一方面利于企業(yè)自身的管理運(yùn)作，另一方面，國(guó)家在進(jìn)行監(jiān)察工作時(shí)，也更加方便可以調(diào)出各個(gè)階段的相關(guān)檔案，提高了工作效率，也進(jìn)一步提高了經(jīng)濟(jì)效益。

[1] 王雅琴.電力企業(yè)檔案管理：?jiǎn)栴}、成因與對(duì)策.[J].現(xiàn)代企業(yè)教育,2011,9(下期).

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