做好公路科技檔案工作的幾點(diǎn)思考

文/云南省公路科學(xué)技術(shù)研究院 席敏

所謂科技檔案，指的是在科學(xué)技術(shù)研究過程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料。它是科學(xué)技術(shù)研究過程中真實(shí)的有價(jià)值的歷史記錄，是查找科技工作、科技成果的歷史資料以及維護(hù)合法權(quán)益的依據(jù)所在。

云南省公路科學(xué)技術(shù)研究院作為云南省公路科技研發(fā)的龍頭單位，近幾年來認(rèn)真開展科技攻關(guān)，創(chuàng)造性地解決了一批省內(nèi)高速公路建設(shè)中的技術(shù)難題，科技成果碩果累累，為全省公路行業(yè)全面協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展提供了強(qiáng)有力的技術(shù)支持。但面臨科技日新月異，競爭日趨激烈的復(fù)雜環(huán)境，對全省公路科技研發(fā)工作提出了更高的要求，如何圍繞大局、創(chuàng)新思路，做好新時(shí)期科技檔案工作，更好地為科研生產(chǎn)服務(wù)，是從事檔案工作的人員應(yīng)該認(rèn)真思考的問題。下面，就從我單位的科技檔案工作出發(fā)，與大家共同探討交流。

一、科技檔案工作面臨的問題

我單位的科技檔案作為科技項(xiàng)目在項(xiàng)目申請、立項(xiàng)評審、項(xiàng)目過程管理、項(xiàng)目驗(yàn)收以及后續(xù)管理等整個(gè)流程中直接形成的原始記錄，真實(shí)地反映了該項(xiàng)目立項(xiàng)、研究、管理過程的全貌，是公路科技研發(fā)的重要依據(jù)，也是我單位科技實(shí)力從弱到強(qiáng)、單位發(fā)展不斷壯大的重要證明材料。公路是民生工程，公路建設(shè)的好壞直接關(guān)系著人民群眾的根本利益，需要每個(gè)公路人有強(qiáng)烈的責(zé)任人和使命感做好公路建設(shè)過程中每一個(gè)環(huán)節(jié)的工作。每個(gè)獨(dú)立的公路科技項(xiàng)目檔案都是環(huán)環(huán)相扣的，缺一不可，這就對項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目檔案管理人有非常嚴(yán)格的要求。但話雖如此，現(xiàn)階段的科技檔案管理現(xiàn)狀卻令人擔(dān)憂，筆者認(rèn)為主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）檔案管理的基礎(chǔ)性工作做的不扎實(shí)

1.自身局限性造成重視憑證文件收集，忽視技術(shù)文件。自身的局限性引起注意，文件的收集，忽視技術(shù)文件歸檔。檔案的價(jià)值，包括兩個(gè)方面，一是證明效應(yīng)，二是使用價(jià)值。在使用的技術(shù)參考價(jià)值應(yīng)該是最基本的作用的科學(xué)和技術(shù)檔案，檔案管理和檔案工作會更加重視傳統(tǒng)文獻(xiàn)的作用，以一味滿足歸檔要求，導(dǎo)致一些使用，參考值不符合檔案文件沒有文件的條件，大大削弱檔案資料檔案，利用價(jià)值折扣的內(nèi)在質(zhì)量，使高質(zhì)量的影響，效率高，為科研管理機(jī)構(gòu)提供真實(shí)的服務(wù)是不明顯的，沒有直接的價(jià)值體現(xiàn)。

2.對檔案資源的系統(tǒng)整合管理缺乏。檔案信息系統(tǒng)，完整，準(zhǔn)確和檔案資源開發(fā)利用的基礎(chǔ)上，完整的技術(shù)文件主要實(shí)現(xiàn)了檔案的收集過程，但是，由于檔案管理人員與知識管理科學(xué)與工程技術(shù)，缺乏背景知識，全面的認(rèn)識和歸檔項(xiàng)目缺乏，經(jīng)常把它歸檔不是很好的掌握該檔案的系統(tǒng)性和完整性，尤其是專業(yè)技術(shù)文獻(xiàn)研究項(xiàng)目反映了項(xiàng)目的需求和事件順序的項(xiàng)目階段的形成是非常強(qiáng)大的，導(dǎo)致在一個(gè)技術(shù)文件關(guān)鍵的遺漏，最終LED的存檔文件不能反映過程的技術(shù)的全景圖，研究項(xiàng)目進(jìn)展。

（二）加強(qiáng)檔案管理工作的主觀意識不強(qiáng)烈

1.服務(wù)方式被動(dòng)化。科技檔案管理工作一直停留在“你要我查”的被動(dòng)服務(wù)狀態(tài)，缺乏主動(dòng)參與意識?！白壬祥T”的服務(wù)方式使得檔案管理工作不能在公路科研院的科研管理工作中發(fā)揮出應(yīng)有的利用價(jià)值和借鑒意義，檔案管理的效能和水平一直處于相對低下的水平。

2.領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，缺乏檔案意識，對檔案機(jī)構(gòu)重要性認(rèn)識不充分，對檔案機(jī)構(gòu)的不可替代性作用不認(rèn)同是造成檔案管理工作弱化的重要原因；此外，由于科研機(jī)構(gòu)主業(yè)是科技研發(fā)，在激勵(lì)機(jī)制上存在重科研、輕管理的現(xiàn)象；在晉級、職稱評定工作上，檔案工作管理人員不占優(yōu)勢等都是現(xiàn)階段我單位科技檔案管理工作中存在的幾大問題。

二、加強(qiáng)科技檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

對云南省公路科學(xué)技術(shù)研究院來說，科技檔案是我單位最具特色的信息資源，既是各個(gè)科研項(xiàng)目主要的知識積累，也是我單位發(fā)展到今天，取得成績的寶貴財(cái)富，作為單位的科技檔案管理部門，有責(zé)任、有義務(wù)不斷做好科技檔案的管理工作。為此，我們應(yīng)重點(diǎn)從以下方面做好工作。

（一）做好基礎(chǔ)工作的關(guān)鍵是提高科技檔案管理工作

加強(qiáng)科技檔案的管理，必須從科技檔案建設(shè)，也是從收集材料，整理和保管等基礎(chǔ)工作。一個(gè)是材料科學(xué)與技術(shù)的集合。研究人員對過程性能的研究工作遵循科學(xué)規(guī)律，對研究中心。這個(gè)過程，展現(xiàn)的理念，體現(xiàn)的風(fēng)格，表現(xiàn)出的軌跡。在工藝研究，對學(xué)科的實(shí)驗(yàn)研究準(zhǔn)備經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)鑒定，報(bào)告的激勵(lì)機(jī)制，推廣和應(yīng)用階段。每個(gè)階段的主要材料應(yīng)一一收集。二是裝修材料。我單位的技術(shù)資料的整理工作，主要是指在物質(zhì)組成的科研檔案形成的鑒定。記錄是一個(gè)組合的一組有機(jī)聯(lián)系的研究資料，文件內(nèi)科研究材料的數(shù)量要適中，內(nèi)科材料保存文件的研究價(jià)值和類型應(yīng)一致，該記錄應(yīng)力求整齊美觀。我單位的研究項(xiàng)目，因?yàn)殚L的時(shí)間跨度，是殘破和整理檔案材料必須與科學(xué)研究材料的形成規(guī)律和保持有機(jī)聯(lián)系和易于使用的搜索原理，根據(jù)材料，研究內(nèi)容的價(jià)值，數(shù)量，分類和載體形式等，通過整理學(xué)科分類組織文件的程序。三是材料的存儲。科研檔案在收集，整理，保管期進(jìn)入。保留和分類每個(gè)研究項(xiàng)目是不同的，應(yīng)負(fù)責(zé)的問題和檔案管理人員根據(jù)項(xiàng)目的具體情況，提出具體意見，送交檔案室貨架保存。對公路技術(shù)檔案課題的研究不僅要滿足科研檔案的研究單位的需要，滿足社會和媒體訪問，對科研檔案利用需求，與相關(guān)項(xiàng)目檔案材料的處理采取項(xiàng)目完整的保存。

（二）在科技檔案歸檔時(shí)，應(yīng)將檔案的利用價(jià)值與憑證作用結(jié)合起來

在科學(xué)技術(shù)檔案管理工作，首先，按照歸檔的要求，保證了原有的要求。其次，在實(shí)際工作中，應(yīng)適當(dāng)降低復(fù)制文件的閾值，在原來沒有收集到的情況下，應(yīng)考慮通過一份字跡清晰可取代，和原件的收集和歸檔具有很高的參考價(jià)值，被收集后再更換，完整性和保證檔案文件的程度值，反映科學(xué)研究和生產(chǎn)活動(dòng)的過程和結(jié)果。

（三）保證科技檔案文件的系統(tǒng)性和完整性，充分展示其檔案價(jià)值

在科技文件歸檔過程中，應(yīng)讓課題項(xiàng)目人員適當(dāng)參與，協(xié)助檔案管理人員了解課題、項(xiàng)目的技術(shù)方案、技術(shù)路線，懂得課題、項(xiàng)目各種技術(shù)文件的內(nèi)在聯(lián)系與因果關(guān)系，切實(shí)做好科技檔案文件的歸檔工作。使歸檔文件材料能完整地反映科研人員的研究思路和實(shí)現(xiàn)意圖，能夠客觀地描述該科研項(xiàng)目的開展過程，客觀、全面地反映科研項(xiàng)目的主要內(nèi)容。

（四）創(chuàng)新服務(wù)方式，使檔案服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)方向轉(zhuǎn)變

要改變檔案工作“你要我查”工作狀態(tài)，就必須將檔案工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到主動(dòng)開發(fā)、主動(dòng)利用上來，而不是一味地重復(fù)收集、整理、保管的過程。要充分發(fā)揮檔案信息資料的作用，主動(dòng)為我單位的科研工作服務(wù)。要主動(dòng)到下屬研究所了解科研需求，利用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)等平臺做到資料的現(xiàn)代化管理和資源共享。同時(shí)，除了做好日常查詢利用檔案工作，還可以圍繞我單位發(fā)展目標(biāo)，從多年科研工作中形成的亮點(diǎn)和技術(shù)優(yōu)勢出發(fā)，從檔案材料中挑選參考利用價(jià)值高的資料進(jìn)行匯編，匯編成冊后發(fā)放到領(lǐng)導(dǎo)、下屬研究所手中，以供決策參考之用。使檔案服務(wù)由“被動(dòng)型”向“主動(dòng)型”、“管理型”轉(zhuǎn)變。

（五）加強(qiáng)多元化檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

在科研單位，在科技檔案工作做好，檔案管理人員構(gòu)成不只是像專業(yè)的檔案管理，應(yīng)該有相關(guān)的科學(xué)與工程或工程技術(shù)專業(yè)背景的員工，我單位，特別是專業(yè)工程技術(shù)方面應(yīng)在路面，橋梁，檢測等。同時(shí)，在現(xiàn)有的檔案管理人員做好培訓(xùn)工作，特別是加強(qiáng)公路行業(yè)科技知識培訓(xùn)，有正確的觀點(diǎn)和方法，使檔案工作者，完善知識結(jié)構(gòu)，有敏銳的眼光，完整的文件管理技能。同時(shí)，在激勵(lì)機(jī)制中，應(yīng)重視對檔案管理人員的需求，尤其是在職稱評定，引入激勵(lì)政策，鼓勵(lì)更多的人員進(jìn)入檔案管理為了在科技檔案工作做好，以提高的我單位的科研實(shí)力水平。

科技檔案資源的最終目的是開發(fā)利用，這也是檔案工作者的重要責(zé)任，作為科研單位，應(yīng)予以高度重視，要在實(shí)踐中不斷嘗試，積極探索，盡快使科研檔案管理從經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理邁進(jìn)，從“被動(dòng)”向“主動(dòng)”轉(zhuǎn)變，使得科研檔案資源能充分反映云南省公路科學(xué)技術(shù)研究院的知識積累、技術(shù)水平和科研生產(chǎn)能力，并為我單位的科研水平不斷提升發(fā)揮重要推動(dòng)作用。