文/國網(wǎng)湖北省電力公司黃岡供電公司 夏歡
隨著無紙化、網(wǎng)絡化辦公系統(tǒng)(OA系統(tǒng))的廣泛使用,特別是近年來國家檔案局大力推進數(shù)字檔案室的建設,使電子文件歸檔工作的重要性更加凸顯。為了確保電子文檔工作的有序開展,國家檔案局2010年頒布了《電子文件管理暫行辦法》指導電子文件管理及歸檔工作的開展。筆者結合自身從事電子文件歸檔工作的實際經(jīng)驗,對電子文件歸檔工作主要做到“三明確”,較好地完成了電子文件歸檔工作。
歸檔范圍堅持“以我為主”的原則。傳統(tǒng)的歸檔方式主要考慮文件之間的關聯(lián)關系,在這種情況下可以忽略文件的生成者,將電子文件組合起來便于檢索和利用。但在電子文件情況下,這樣歸檔容易使同一網(wǎng)絡中或服務器上,同一個電子文件大量重復存在,無法很好的保證電子文件的原始性,因此要盡可能地減少來文電子文件的歸檔。對于來文的歸檔,可以采取承辦單歸檔的方式進行,即承辦單位在辦理過程中形成了與該電子文件密切相關的承辦信息,這些信息依附在來文電子文件上,需要把來文電子文件的著錄信息(除正文外的基本信息)與承辦信息一同歸檔。
建立起適用于電子文件的歸檔范圍和保管期限表。由于文件生成方式的不同,電子文件在歸檔過程中必須“封裝”所有的背景信息,包括軟、硬件信息、網(wǎng)絡平臺信息及開發(fā)者信息等等。因此要建立電子文件專用的歸檔范圍和保管期限表,將背景信息類、軟硬件信息、元數(shù)據(jù)內(nèi)容等作為必備內(nèi)容歸入歸檔范圍,標明保管期限,原則上這些信息與電子文件的保管期限相同。
保管期限可以適當放寬。隨著信息技術的發(fā)展,特別是大數(shù)據(jù)技術的不斷成熟,海量信息的存儲和檢索利用技術的突破,是電子文件歸檔后的保管和利用都有了全新的前景,特別是電子文件對物理存儲空間較紙質文件節(jié)省的多。因此在電子文件歸檔的過程中可以適當放寬保管期限。在保管期限的劃分上,文書檔案已經(jīng)開始推行標示年份的方法,電子文件可以同樣參照進行,但原則上不在系統(tǒng)內(nèi)設立自動刪除功能,防止對到期檔案的誤刪除。
建立電子文件網(wǎng)絡歸檔專用系統(tǒng)。電子文件伴隨著計算機和信息技術發(fā)展而不斷改變存在形態(tài),從最初電子化存貯的文件,到目前基于網(wǎng)絡系統(tǒng)的電子文件,其內(nèi)涵和外延都發(fā)生了根本性的改變。當前,電子文件的歸檔必須利用計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)中具有自動標識、自動歸檔、劃分保管期限、自動鑒定、數(shù)據(jù)恢復等功能專用子系統(tǒng)來完成。在系統(tǒng)建設過程中,檔案部門要及時提出需求,使系統(tǒng)的開發(fā)滿足文件和檔案工作的實際,確保具有保存價值的所有電子文件,經(jīng)過文件產(chǎn)生者立卷歸檔后,通過專用系統(tǒng)傳遞給檔案部門,實行統(tǒng)一管理。
按照規(guī)定的時限完成歸檔工作。根據(jù)國家檔案局的有關要求,電子文件歸檔工作在每年6月底前完成,主要是將上一年度形成的有價值的電子文件,經(jīng)鑒定、整理后交給本單位檔案部門,按照確定的保管期限進行保存,并根據(jù)工作需要提供利用,保存期限到期后移交檔案館。相對于電子文件網(wǎng)上歸檔工作來說,收發(fā)文部門還應將電子文件進行備份,同樣移交單位檔案部門作為電子檔案進行管理保存。
嚴格做好歸檔文件的備份工作。電子文件的歸檔工作應當以數(shù)據(jù)備份工作的完成為結束標志。經(jīng)過專用系統(tǒng)進行邏輯歸檔的文件,經(jīng)過網(wǎng)絡傳輸?shù)綑n案工作部門,在確認歸檔無誤后,檔案工作部門要對所有歸檔的電子文件進行備份,備份載體按照其保存壽命等因素,可以按照只讀光盤,一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬盤等順序進行選擇,根據(jù)國家規(guī)定不允許采用軟磁盤、優(yōu)盤等移動存儲設備作為電子文件長期保存的載體。脫機保存除了完成本地保存外,還要根據(jù)要求及時完成異地備份,確保電子文件的絕對安全。
首先,檔案工作者應當具有與電子文件管理相匹配的能力素質。電子文件歸檔是整個電子文件管理的一個重要的環(huán)節(jié),是檔案事業(yè)當前和今后長期面對的新挑戰(zhàn)。檔案工作者要在掌握傳統(tǒng)紙質文件歸檔的基礎上,加強對電子文件管理基礎知識的學習,不斷提高檔案信息化、數(shù)字化知識和計算機及信息應用技術,為電子文件歸檔和管理工作順利開展奠定基礎。
其次,文件形成部門、檔案部門、信息技術部門共同協(xié)作完成電子文件的歸檔工作。從工作分工來看,文件形成著熟悉文件產(chǎn)生的整個過程,了解電子文件的背景信息,能夠較為全面和準確的判定電子文件的價值;檔案部門熟悉電子文件管理的國家標準和制度規(guī)定,能夠從檔案管理的角度提出意見建議,是歸檔工作的管理者;網(wǎng)絡部門是電子文件歸檔的護航者,其設計的相關管理系統(tǒng)是確保電子文件歸檔的基礎。
再次,做好電子文件歸檔中的保密工作。在目前的辦公系統(tǒng)內(nèi),一般會對產(chǎn)生的電子文件進行技術加密,確保文件的安全。在歸檔的時候,必須對相關文件進行解密處理,注明相關的檢索信息,進行脫機保存。對于標定了密級的電子文件,歸檔時應將同一密級和保管期限的文件集中備份,按照規(guī)定集中同一管理,確保不發(fā)生失泄密事件。
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