高校辦公效能發(fā)揮的影響因素及方法

文/九江學院 王海燕

高校辦公是高校運行和管理中不可缺少的重要環(huán)節(jié)，對高校運行發(fā)展具有積極作用。為促進高校有效運行，推動高校發(fā)展，必須采取有效措施，推動高校辦公效能提升。下面將結合高校實際情況，探討分析高校辦公效能發(fā)揮的影響因素，并提出相應的改進方法，希望能夠為實際工作提供指導。

一、高校辦公效能發(fā)揮的影響因素

影響高校辦公效能發(fā)揮的因素是多方面的，今后在日常工作中，應該從這些方面進行改進和完善，促進辦公效能提升。

（一）工作人員

工作人員對高校辦公效能的影響是十分明顯的，只有具備高素質工作人員，才能更好適應工作崗位需要，提高辦公效能。例如：工作人員政治素質、思想觀念、業(yè)務能力、工作作風等，對辦公效能影響是十分明顯的。工作人員政治素質過硬，思想觀念先進，業(yè)務能力較強，具備良好的溝通能力、表達能力、文字處理能力、組織協(xié)調能力、辦公軟件應用能力等，都對提高辦公效能具有重要影響。另外辦公人員工作作風，包括勤勞奉獻精神，刻苦鉆研精神，實事求是工作態(tài)度等，對提高辦公效能也具有重要作用。

（二）自動化技術

應用科學、高效的辦公管理系統(tǒng)是十分必要的，也是提高辦公效能的重要策略。通過自動化技術應用，能提高辦公系統(tǒng)專業(yè)化、系統(tǒng)化、自動化水平，促進高校辦公各項工作順利進行，提高辦公效率。為此，應該結合高校辦公實際需要，建立安全、穩(wěn)定、實用的辦公體系，并加強各部門協(xié)調，減少辦公差錯，促進高校辦公順利、流暢，提高工作效率。

（三）監(jiān)督考核體系

完善的監(jiān)督管理機制能更好協(xié)調工作人員日常行動，促進工作人員全身心投入工作中，增強服務意識，使枯燥乏味的工作變得充滿生機與活力。并調動工作人員積極性，促進工作人員更好履行自己職責，提高工作效率。另外，激勵機制也是不可忽視的內容，完善激勵機制能提高工作人員積極性，讓他們更好為工作人員服務，促進工作水平提高。

二、高校辦公效能發(fā)揮的方法

為促進辦公效能最佳發(fā)揮，根據(jù)其影響因素，結合高校辦公實際情況，今后應該采取以下方法，促進辦公效能有效發(fā)揮。

（一）提高工作人員的綜合素質

為促進高校辦公效能最佳發(fā)揮，必須采取有效措施，促進工作人員綜合素質提升。首先，提高工作人員思想政治素質。加強對工作人員培訓和管理，提高他們業(yè)務素質和綜合技能。使他們嚴格執(zhí)行各項路線方針，更好為高校日常辦公和管理服務。其次，加強高校辦公人員業(yè)務培訓。不斷提升他們的業(yè)務技能，促進工作人員工作技能提升，增強工作人員積極性和主動性，更好為高校服務。最后，加強工作人員自身修養(yǎng)。提高思想道德素質，增強業(yè)務技能，熟悉辦公各項流程和操作規(guī)范。具備愛崗敬業(yè)、勤勞奉獻工作作風和精神，出色完成自己各項工作，促進高校辦公效能提升。最后，還要加強規(guī)范與管理，合理配置工作人員，完善績效考核，健全考核評估體系，激發(fā)工作人員熱情，使他們嚴格遵循各項規(guī)范要求，為高校辦公做出更大貢獻。

（二）重視辦公自動化技術應用

重視現(xiàn)代信息技術應用，建立高效的，全方位的辦公管理系統(tǒng)。這樣既能加強各部門聯(lián)系，節(jié)約成本，提高辦公質量和辦公效率。辦公自動化系統(tǒng)還能促進信息資源共享，增進不同部門、廣大師生之間聯(lián)系。通過辦公自動化系統(tǒng)，可以建立校園網(wǎng)辦事大廳，實施電子簽章系統(tǒng)，實現(xiàn)廣大師生網(wǎng)上辦事流程，極大方便廣大師生。同時改變傳統(tǒng)紙質辦事的緩慢局面，實現(xiàn)公文電子稿高效、快速處理，避免人為因素對辦事流程干擾。并且將復雜的工作流程變得更為便捷有效，也方便數(shù)據(jù)資料查詢，極大提高工作效率。

（三）建立完善的辦公監(jiān)督體系

完善監(jiān)督管理機制，建立監(jiān)督管理部門，對高校辦公進行全方位監(jiān)督管理。健全崗位職責和監(jiān)督機制后，廣大師生都有權利開展監(jiān)督工作。同時，社團、媒體等也可以對高校辦公進行監(jiān)督。從多個方面入手，構建全方位、多角度監(jiān)督體系，實現(xiàn)對高校辦公的有效監(jiān)督，推動高校辦公效能提升。

（四）重視工作人員的績效考核

根據(jù)高校實際情況，完善考核體系，健全績效考核制度。在制定考核制度時，應該聽取領導和工作人員建議，從多個角度入手，聽取各方建議，完善績效考核方案。同時要嚴格執(zhí)行績效考核各項制度，落實各項獎懲激勵機制，激發(fā)工作人員熱情，從而促進高校辦公效能提升。

三、結束語

綜上所述，影響高校辦公效能發(fā)揮的因素是多方面的，今后在日常工作中，應該認識這種影響因素，并采取有效對策，從工作人員、自動化技術、監(jiān)督、績效考核等方面入手。提高工作人員積極性，增強高校辦公自動化水平。從而更好適應實際工作需要，促進高校辦公效能有效發(fā)揮，提高工作效率。

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