論高?？蒲袡n案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)問(wèn)題

文/李麗環(huán)

論高?？蒲袡n案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)問(wèn)題

文/李麗環(huán)

面對(duì)迅猛增長(zhǎng)的科研成果和科研資料，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不再滿足高?？蒲袡n案管理工作的需要，也不能適應(yīng)高校發(fā)展各方面工作的需求。因此，改變傳統(tǒng)的科研檔案管理方式，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，按照科研檔案的類別建立科研檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)科研檔案數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)、查詢與統(tǒng)計(jì), 提高工作效率，滿足高校各項(xiàng)工作的需要，成為當(dāng)前高?？蒲袡n案管理工作的當(dāng)務(wù)之急。

一、科研檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立

檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是在檔案實(shí)體管理的基礎(chǔ)上，考慮數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)和應(yīng)用發(fā)展的需要，將包括檔案實(shí)體信息、管理信息、應(yīng)用環(huán)境信息等在內(nèi)的各種類型數(shù)據(jù)按照特定的數(shù)據(jù)模型進(jìn)行有序化組織管理起來(lái)的數(shù)據(jù)集合，是檔案信息資源的高級(jí)組織形式。它出現(xiàn)在早期偏重于記錄技術(shù)的零散組織形式、紙質(zhì)環(huán)境下的傳統(tǒng)線性組織形式之后，把各類檔案資源信息以電子數(shù)據(jù)的形式保存起來(lái)，實(shí)現(xiàn)隨時(shí)查詢利用，更適應(yīng)當(dāng)前檔案管理的技術(shù)現(xiàn)狀和管理需求。利用數(shù)據(jù)庫(kù)的形式來(lái)管理檔案信息資源，可以有效地拓展檔案的信息記錄能力，獲得更強(qiáng)大的信息組織和管理能力，同時(shí)為檔案管理活動(dòng)提供強(qiáng)大的基礎(chǔ)保障，滿足其日益嚴(yán)格的精細(xì)化管理需求。

科研檔案是指在學(xué)校教學(xué)、科學(xué)技術(shù)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字材料、計(jì)算材料、圖紙、影片、錄音帶、錄像帶、標(biāo)本等科技文件材料。主要包括上級(jí)主管部門的科研文件與科研計(jì)劃、本單位科研課題的立項(xiàng)與結(jié)題、科研成果鑒定與獎(jiǎng)勵(lì)、科研機(jī)構(gòu)建設(shè)、科研成果統(tǒng)計(jì)、學(xué)術(shù)交流等材料。當(dāng)前，高校科研檔案主要是按照科研文件、科研項(xiàng)目、科研成果和科研專利進(jìn)行分類管理的。因此，我校檔案館按照科研檔案管理的二級(jí)目錄分別建立了科研檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)。

（一）科研項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)學(xué)校承擔(dān)的科研項(xiàng)目，檔案館按照項(xiàng)目的名稱、負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目級(jí)別、批準(zhǔn)文號(hào)、立項(xiàng)時(shí)間、結(jié)題時(shí)間和存放位置等內(nèi)容，建立了科研項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目級(jí)別、批準(zhǔn)文號(hào)、立項(xiàng)時(shí)間、結(jié)題時(shí)間等檢索條件可以基本滿足學(xué)校一些統(tǒng)計(jì)或者粗略查詢工作的需求，附上存放位置則便于滿足一些需要具體內(nèi)容人員的查詢利用。

（二）科研成果獎(jiǎng)勵(lì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

學(xué)校檔案館保存的科研成果獎(jiǎng)勵(lì)主要有三種：發(fā)明獎(jiǎng)勵(lì)、自然科學(xué)獎(jiǎng)勵(lì)和科學(xué)技術(shù)進(jìn)步獎(jiǎng)勵(lì)，因此，按照獎(jiǎng)勵(lì)名稱、負(fù)責(zé)人、獎(jiǎng)勵(lì)類別、獲獎(jiǎng)時(shí)間和存放位置建立了科研成果獎(jiǎng)勵(lì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

（三）科研專利檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。學(xué)校的專利檔案根據(jù)專利申請(qǐng)與授權(quán)情況，將專利申請(qǐng)紙質(zhì)材料和電子材料一并歸檔，按專利名稱、第一發(fā)明人、專利號(hào)、專利類型、申請(qǐng)時(shí)間、批準(zhǔn)時(shí)間、存放位置等內(nèi)容，建立了齊全的專利數(shù)據(jù)庫(kù)。

二、科研檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)

各個(gè)科研檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建立起來(lái)之后，由專人負(fù)責(zé)其維護(hù)工作，及時(shí)、隨時(shí)地進(jìn)行學(xué)校新近完成科研情況數(shù)據(jù)的錄入和補(bǔ)充工作，做到庫(kù)中數(shù)據(jù)完整無(wú)遺漏，并且，要保證錄入數(shù)據(jù)的絕對(duì)準(zhǔn)確。錄入數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，一方面要求確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無(wú)誤，這就要求錄入者在輸入時(shí)要特別認(rèn)真仔細(xì)。如果數(shù)據(jù)錄入時(shí)不準(zhǔn)確，比如在輸入立項(xiàng)時(shí)間時(shí)，輸錯(cuò)了年份，那么就可能給日后的查詢利用工作帶來(lái)麻煩。在統(tǒng)計(jì)年度科研成果時(shí)，也可能導(dǎo)致兩年科研成果統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)都出現(xiàn)誤差的情況；另一方面要求錄入格式的前后一致。以輸入立項(xiàng)時(shí)間為例，如果一開(kāi)始選擇的輸入模式為“2012-03-12”，那么，在后期的補(bǔ)充錄入工作中就不能又輸入“2012年 03月12日”的模式。因?yàn)檫@種格式上的不一致，極有可能導(dǎo)致在日后的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)時(shí)漏掉該項(xiàng)成果。此外，還要杜絕錄入時(shí)候錯(cuò)字、別字現(xiàn)象的出現(xiàn)，一旦發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)字、別字現(xiàn)象要及時(shí)地進(jìn)行修改、更正。誠(chéng)然，在計(jì)算機(jī)上修改某項(xiàng)數(shù)據(jù)非常方便、快捷，這是計(jì)算機(jī)處理數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)，也是手工修改數(shù)據(jù)所無(wú)法比擬的地方。

三、科研檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的利用

在建設(shè)各類科研檔案數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，就要考慮到其提供利用的問(wèn)題，強(qiáng)化其檢索查詢功能，保證數(shù)據(jù)庫(kù)在提供利益時(shí)不僅能夠進(jìn)行單項(xiàng)查詢，還能夠進(jìn)行多項(xiàng)的組合查詢。只有保證數(shù)據(jù)庫(kù)收集錄入的檔案信息能夠進(jìn)行任意條件的查詢，才能真正有效地提高工作效率，保障檔案的查全率。目前，學(xué)校科研檔案數(shù)據(jù)的利用主要體現(xiàn)在以下幾方面：

（一）查詢。利用科研檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，可以很方便快捷地實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)的查詢工作。

1.按教師個(gè)人查詢。如需查詢某位老師歷年來(lái)完成的科研成果，只需在數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)視圖中創(chuàng)建個(gè)人查詢項(xiàng)，然后輸入該位老師的姓名，該老師歷年來(lái)的科研成果信息就會(huì)以表格的形式羅列出來(lái)，這就相當(dāng)于為學(xué)校的每位老師都建立了一個(gè)歷年科研成果檔案。該類查詢一般主要用于教師個(gè)人職稱評(píng)審、申報(bào)課題等工作的需要，另一方面，也可為領(lǐng)導(dǎo)了解教師個(gè)人科研情況提供了準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。

2.按完成年份查詢。建立好科研專題數(shù)據(jù)庫(kù)后，可以很方便地對(duì)每年的科研成果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和查詢。比如要查詢學(xué)校2008年完成的科研成果，只需要在查詢欄輸入2008即可。該類查詢一般主要用于統(tǒng)計(jì)每年的科研成果及其科研目錄匯編等工作。

3.按成果類別查詢。如需查詢歷年來(lái)學(xué)校教師發(fā)明專利的情況，只需在數(shù)據(jù)庫(kù)中創(chuàng)建成果類別查詢項(xiàng),在成果類別查詢中輸入專利或發(fā)明即可。如想知道具體某年學(xué)校教師的發(fā)明專利情況，那么再設(shè)定一個(gè)時(shí)間段的限制即可。該類查詢一般主要用于各種申報(bào)材料及評(píng)估匯報(bào)材料所需數(shù)據(jù)的填寫(xiě)以及科研成果匯編等工作。

（二）統(tǒng)計(jì)。為提供更加方便快捷的服務(wù)，專職檔案管理人員可通過(guò)利用科研數(shù)據(jù)庫(kù)事先把每年的科研情況分門別類列出目錄。如學(xué)校教職工每年申報(bào)完成各級(jí)課題情況目錄，發(fā)明專利情況目錄，獲得科研獎(jiǎng)勵(lì)情況目錄等，從數(shù)據(jù)庫(kù)中導(dǎo)出，然后以Excel文檔形式另外保存，以便日后的查詢利用。還可根據(jù)這些目錄做出詳細(xì)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表，便于統(tǒng)計(jì)學(xué)校某年的科學(xué)研究情況以及對(duì)歷年科研情況進(jìn)行縱向?qū)Ρ确治?，方便領(lǐng)導(dǎo)把握全局。

總而言之，滿足高校管理工作的需要是高?？蒲袡n案管理的重心，高?？蒲袡n案管理工作的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等都是圍繞高校內(nèi)部需求展開(kāi)的。而科研檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)的建立既滿足了檔案數(shù)據(jù)的管理、查詢和統(tǒng)計(jì)等需求，又確保了檔案數(shù)據(jù)的安全。它是隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，為檔案管理者提供的更加便捷的管理手段，能夠有效地提高檔案服務(wù)的效率和水平。將來(lái)，隨著科研檔案管理網(wǎng)絡(luò)組織的建立和健全，科研檔案管理還將逐漸實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，只要是授權(quán)的用戶均可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)庫(kù)訪問(wèn)，科研檔案管理人員也可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)將提交或記載的科研檔案信息進(jìn)行分類、整理，實(shí)現(xiàn)科研檔案信息共享的最大化。

（作者單位：燕山大學(xué)）