加強(qiáng)高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理的新策略

文/曾才彬

二級(jí)學(xué)院是高校中一個(gè)基本的教學(xué)與管理機(jī)構(gòu)，承擔(dān)了教學(xué)、科研和學(xué)生管理等具體工作。作為其所屬的綜合性管理部門，二級(jí)學(xué)院辦公室是學(xué)院組織協(xié)調(diào)的橋梁和紐帶，同時(shí)也是學(xué)院內(nèi)外交流的窗口，其管理水平的高低直接關(guān)乎學(xué)院，甚至學(xué)校的整體發(fā)展。目前來看，伴隨著我國(guó)高等教育改革發(fā)展不斷深化的新形勢(shì)，二級(jí)學(xué)院辦公室工作遇到了越來越多的挑戰(zhàn)，也存在一些問題，如管理理念陳舊落后；工作人員整體綜合素質(zhì)不高；工作人員隊(duì)伍專職化程度太低；缺乏完善的規(guī)章制度。因此，新形勢(shì)下二級(jí)學(xué)院辦公室必須進(jìn)一步轉(zhuǎn)變思想觀念、更新工作方法，提高辦公效能，以適應(yīng)我國(guó)高等教育改革的迫切需求。

一、轉(zhuǎn)變思想觀念，樹立創(chuàng)新、服務(wù)的管理理念

辦公室創(chuàng)新不僅是管理方法的創(chuàng)新，更是理念和過程的創(chuàng)新。二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和辦公室人員要不斷吸收和借鑒先進(jìn)的、符合實(shí)際的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，改變舊有的思想觀念，不斷總結(jié)、完善、提高。服務(wù)工作是整個(gè)高校和二級(jí)學(xué)院辦公室工作的中心點(diǎn)、出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為部門服務(wù)、為教學(xué)服務(wù)、為師生員工服務(wù)，這些服務(wù)工作都不能停留在口頭上、表面上。因此，二級(jí)學(xué)院辦公室全體人員必須提高服務(wù)意識(shí)，耐心、細(xì)致、熱情地將面對(duì)的大量具體、瑣碎的問題逐一妥善加以解決。在繁瑣平凡的工作中為高校的教學(xué)、科研默默耕耘，從而達(dá)到管理育人、服務(wù)育人的最佳效果。

二、加強(qiáng)學(xué)習(xí)、交流，提高辦公室管理工作人員的綜合素質(zhì)

要想提高辦公室管理的工作質(zhì)量和效率，充分發(fā)揮辦公室的重要作用，就必須要提高辦公室管理人員的綜合素質(zhì)，其主要包括以下方面：

（一）思想素質(zhì)。辦公室管理工作人員一定要具備高尚的思想品質(zhì)和政治素質(zhì)，不斷加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，了解掌握黨的政策，貫徹黨的教育方針，在黨中央“人才強(qiáng)國(guó)”戰(zhàn)略的實(shí)施中，更好地掌握有關(guān)教育、人才培養(yǎng)方面的政策法規(guī)等。同時(shí)還要熟悉學(xué)校和二級(jí)學(xué)院各種規(guī)章制度，提高自身對(duì)工作的思想認(rèn)識(shí)，樹立起正確的工作思想和人生價(jià)值觀，用發(fā)展的眼光看待自身的工作，面對(duì)工作中遇到的難題，應(yīng)該冷靜分析，抓住問題的本質(zhì)來解決。

（二）業(yè)務(wù)素質(zhì)。辦公室管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)越高，辦公室的管理水平、管理質(zhì)量也就越高。要加強(qiáng)各種形式的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，組織工作人員出去參加社會(huì)上的學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，請(qǐng)經(jīng)驗(yàn)豐富的優(yōu)秀管理專家進(jìn)來交流，讓他們有機(jī)會(huì)經(jīng)常和外界同行切磋辦公室工作的經(jīng)驗(yàn)，開闊視野、提高業(yè)務(wù)能力。辦公室工作人員除了做好行政方面的事務(wù)，還應(yīng)結(jié)合所屬二級(jí)學(xué)院專業(yè)方面的工作，有針對(duì)性地學(xué)習(xí)和提高自身業(yè)務(wù)水平。這樣在涉及到學(xué)院人事工作、科研和學(xué)科工作、學(xué)生工作等時(shí)，工作人員均能夠較好地完成工作任務(wù)，從而提高二級(jí)學(xué)院辦公室的工作效率。

三、提高認(rèn)識(shí)，建立專職辦公室工作隊(duì)伍

二級(jí)學(xué)院辦公室管理隊(duì)伍的人員多由新引進(jìn)的青年教師、輔導(dǎo)員或其他行政管理部門人員轉(zhuǎn)職而來，而且大多數(shù)高校沒有制定完善的二級(jí)學(xué)院辦公室工作人員專職化發(fā)展政策。特別對(duì)于新引進(jìn)的青年教師、輔導(dǎo)員，因其將在一年或兩年后回到專職教師隊(duì)伍或輔導(dǎo)員隊(duì)伍，也就導(dǎo)致了隊(duì)伍的不穩(wěn)定。因此高校應(yīng)該提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)二級(jí)學(xué)院專職化辦公室隊(duì)伍的建立，有目的地選拔、培養(yǎng)辦公室工作人員，促進(jìn)辦公室工作隊(duì)伍的正規(guī)化管理。

四、加強(qiáng)管理，建立健全辦公室相關(guān)規(guī)章制度

建立健全辦公室相關(guān)規(guī)章制度，就是針對(duì)辦公室的管理將各類辦事流程、行為準(zhǔn)則等以條文的形式確定下來，這是提高二級(jí)學(xué)院辦公室管理的規(guī)范化、制度化的關(guān)鍵。為此，二級(jí)學(xué)院要明確辦公室工作職責(zé)，將辦公室各項(xiàng)工作納入管理規(guī)范之中，對(duì)辦公室的管理制度不斷進(jìn)行修訂和完善，使二級(jí)學(xué)院辦公室的管理和發(fā)展在規(guī)章制度的前提下有序推進(jìn)，實(shí)現(xiàn)辦公資源的效益化，工作人員行為的規(guī)范化，切實(shí)提高學(xué)校和二級(jí)學(xué)院的管理水平。