如何有效提高當(dāng)前檔案管理工作

王潔穎

摘 要：檔案事業(yè)不斷的發(fā)展，在其新的制高點(diǎn)上，仍然有很多的任務(wù)需要完成，對(duì)其工作的要求也是越來越高，因此不斷的提升檔案管理工作質(zhì)量是一件需要長期進(jìn)行的事情。檔案信息化，因?yàn)槠浣ㄔO(shè)過程需要消耗大量的資源，整個(gè)系統(tǒng)也是非常的復(fù)雜，所以在進(jìn)行建設(shè)的適合，應(yīng)該由規(guī)律，統(tǒng)一化，相互的協(xié)調(diào)合作，注重人才的管理和培養(yǎng)，提升檔案工作人員的思想素質(zhì)和技能水平，這樣才能夠讓檔案管理工作進(jìn)一步的提升。

關(guān)鍵詞：檔案 管理 質(zhì)量

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2014）09（b）-0226-01

1 檔案質(zhì)量管理的含義和特點(diǎn)

檔案質(zhì)量管理是用科學(xué)的方式和理論來為檔案管理工作提供有效、高效的管理流程，在整個(gè)流程中對(duì)檔案質(zhì)量進(jìn)行控制，因此關(guān)鍵的內(nèi)容還是提升檔案工作的水平，把握細(xì)節(jié)，確保檔案的高質(zhì)量。

檔案質(zhì)量管理需要全體的檔案工作人員一同參與其中，各科室的領(lǐng)導(dǎo)和文件相關(guān)人員都應(yīng)該進(jìn)行配合協(xié)助，根據(jù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行歸檔以及管理，要有檔案質(zhì)量的思想，要能夠?qū)n案質(zhì)量給予責(zé)任心。這樣檔案的完整性和統(tǒng)一性才能夠確保，才能夠保證檔案的治療，讓檔案工作開展的更加順利。電子檔案的及時(shí)歸檔，對(duì)檔案的傳輸和流轉(zhuǎn)進(jìn)行質(zhì)量控制，在各階段都進(jìn)行質(zhì)量管理，用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)來進(jìn)行輔助完成，提升整體的檔案管理水平。

2 建立檢查檔案管理制度

2.1 提高檢查人員全員檔案質(zhì)量管理意識(shí)

提高檔案管理的認(rèn)識(shí)是保證檢查檔案質(zhì)量的前提。檢查檔案包括的內(nèi)容比較多，一般包括：檢查準(zhǔn)備階段資料：檢查通知書、檢查實(shí)施方案、檢查提綱等；檢查實(shí)施階段資料：檢查工作底稿及其附件、詢問筆錄、檢查報(bào)告、檢查報(bào)告送達(dá)通知、送達(dá)回執(zhí)、被檢查單位的書面意見或說明、相關(guān)的調(diào)研資料等；檢查結(jié)論及總結(jié)資料：檢查結(jié)論及處理決定、處罰告知書、檢查工作總結(jié)、檢查情況匯總表、有關(guān)請(qǐng)示及回復(fù)文件等；檢查整改資料：入庫單、調(diào)賬憑證復(fù)印件及檢查問題和管理建議的整改情況等。

檢查檔案的形成是由每一個(gè)環(huán)節(jié)中的資料匯集而成的，是一項(xiàng)全面、細(xì)致的工作。一項(xiàng)檢查工作從檢查內(nèi)容的確定，檢查方案的制定，檢查通知書的下發(fā)，檢查工作的開展，到檢查報(bào)告的撰寫、處理決定的落實(shí)、違紀(jì)違規(guī)問題的整改等，整個(gè)過程都必須有嚴(yán)格的工作規(guī)則來制約。因此，提高檢查人員全員檔案質(zhì)量管理意識(shí)，是做好檔案管理工作的前提。

2.2 全員參與、分工負(fù)責(zé)，是保證檔案質(zhì)量的重要手段

檢查檔案質(zhì)量與業(yè)務(wù)工作質(zhì)量緊密相連，統(tǒng)一檔案整理、裝訂工作的規(guī)范要求，更能夠提高檢查人員遵守檢查規(guī)則的意識(shí)，高質(zhì)量地完成檢查工作。實(shí)踐證明，建立具體檢查人員負(fù)責(zé)檔案整理、專職檔案管理人員再進(jìn)行復(fù)核的工作制度，是保證檢查檔案質(zhì)量的有效方法。檢查人員一般對(duì)違紀(jì)問題比較清楚，掌握檢查的整體情況，能夠全面、及時(shí)的完成從資料取舍到檔案整理的一系列工作，既保證檢查資料的完整性，又保證其相關(guān)性。

2.3 注重檔案質(zhì)量的事中控制，在各環(huán)節(jié)都保障檔案的高質(zhì)量

檔案管理水平的提升并非一朝一夕可以實(shí)現(xiàn)的，需要長期的積累和不斷的完善，通過在平時(shí)的工作檔案發(fā)現(xiàn)問題、分析問題，對(duì)問題進(jìn)行糾正，已達(dá)到提升的目的，檢查檔案管理工作不能夠事后控制，要采取事中實(shí)時(shí)控制的方式，對(duì)出現(xiàn)的問題及時(shí)的處理和解決，杜絕再次出現(xiàn)，這樣才能確保檢查檔案的質(zhì)量。

2.4 進(jìn)一步的推動(dòng)信息化進(jìn)程

檔案管理工作受到自動(dòng)化技術(shù)的影響，已經(jīng)逐漸的進(jìn)入自動(dòng)化、智能化的工作模式，計(jì)算機(jī)能夠便捷的進(jìn)行存檔、檢索和編目等工作，對(duì)于檔案工作人員來說是一種解放，工作效率也能夠得到極大的提升。將人工和計(jì)算機(jī)管理進(jìn)行結(jié)合，可以讓檔案管理工作有條不紊的進(jìn)行，查閱和尋找的時(shí)候，能夠快速高效，檔案管理工作質(zhì)量相應(yīng)的得到了提升。

3 完善檔案管理自身制度

3.1 強(qiáng)化檔案意識(shí)

檔案管理質(zhì)量的保證需要檔案管理人員有相應(yīng)的檔案管理質(zhì)量意識(shí)，在工作中進(jìn)行有意識(shí)的控制。領(lǐng)導(dǎo)的檔案質(zhì)量意識(shí)又是最重要的，很多的工作開展都需要得到領(lǐng)導(dǎo)的支持和坑定，因此，轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)清檔案管理重要性，這是目前的檔案管理趨勢，對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化等等都給予關(guān)注，參與檔案管理工作的人無論是領(lǐng)導(dǎo)還是工作人員，都應(yīng)該講檔案質(zhì)量意識(shí)牢記與心。

3.2 完善內(nèi)部制約機(jī)制

檔案人員的素質(zhì)是檔案工作提升的重要前提，對(duì)于檔案管理的內(nèi)部制度需要完善，對(duì)內(nèi)部恩怨進(jìn)行制約。思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)都要抓好，這些都是工作開展的基礎(chǔ)。參與檔案工作的人員自身的政治思想素質(zhì)必須要高，能夠?qū)⑦@項(xiàng)工作作為自身的責(zé)任來進(jìn)行對(duì)待，具有服務(wù)意識(shí)，有奉獻(xiàn)精神。檔案工作不僅業(yè)務(wù)要求高，對(duì)檔案人員的素質(zhì)要求也高，檔案人員素質(zhì)對(duì)于檔案質(zhì)量也是具有直接影響，因此，需要注重檔案人員的素質(zhì)提升，通過內(nèi)部機(jī)制進(jìn)行制約和督促。而領(lǐng)導(dǎo)也需要給檔案工作人員提供一些提升的渠道和機(jī)會(huì)，開展一些活動(dòng)來調(diào)動(dòng)他們的活動(dòng)性，自覺的提升自身的能力。

3.3 運(yùn)用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)

計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統(tǒng)計(jì)、檢索、查詢、刪除等功能，同時(shí)計(jì)算機(jī)還具有判別、診斷、篩選的功能，利用這些功能可進(jìn)行檔案的鑒定工作。運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的現(xiàn)代化管理具有占用空間小、儲(chǔ)存信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、傳輸速度快等特點(diǎn)，能及時(shí)、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一種新型的信息載體出現(xiàn)在檔案領(lǐng)域，以磁性材料和光學(xué)材料為載體的電子檔案，將逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體，在檔案領(lǐng)域占主導(dǎo)地位，給檔案工作注入生機(jī)和活力。

總的來說，檔案工作人員不僅僅是普通的工作人員，其擔(dān)負(fù)的是歷史責(zé)任，因此檔案意識(shí)必須要高?？茖W(xué)的檔案管理技術(shù)能夠給檔案工作效率提升帶來很大的幫助，使用現(xiàn)代科技，讓檔案工作事半功倍，只有思想、方法都進(jìn)入了正途，才能夠讓檔案管理質(zhì)量得到提升。endprint