醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)淺析

文/李海珍

醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)淺析

文/李海珍

檔案是人類活動的真實記錄，是各單位在工作中各種文件的組成，包括基建、會議、人事、財務(wù)等，是各項工作的原始憑證。醫(yī)院檔案還包括病歷、藥品檔案、醫(yī)療設(shè)備、醫(yī)療法定文書檔案等重要檔案，是衡量醫(yī)院管理水平、決策和計劃的重要依據(jù)。社會在不斷進(jìn)步，醫(yī)學(xué)也在不斷地發(fā)展，醫(yī)院需要不斷地進(jìn)步以跟上現(xiàn)代化進(jìn)程，同時醫(yī)院內(nèi)檔案管理工作也要求創(chuàng)新。醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)需要從分析目前醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀入手，對目前尚存在的問題進(jìn)行逐一解決，后對現(xiàn)代化檔案管理措施進(jìn)行分析，選擇適合醫(yī)院的部分，最后進(jìn)行醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。本文對醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)行如下分析。

一、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

（一）現(xiàn)代化檔案管理意識缺乏。

現(xiàn)代許多普通醫(yī)院甚至綜合性醫(yī)院對檔案工作重視程度不夠，檔案意識薄弱，忽視檔案工作可能產(chǎn)生的作用以及可能帶來的問題。管理人員進(jìn)行檔案收集時也極少加入主動思想，接觸現(xiàn)代化檔案管理方法較少，并且交流也僅限于院內(nèi)，信息十分閉塞，先進(jìn)技術(shù)、方法也未能得到及時的應(yīng)用，對檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)不利。

（二）檔案工作人員問題。目前國內(nèi)醫(yī)院檔案工作人員自身水平素質(zhì)參差不齊，其中不乏工作能力、創(chuàng)新思維較為低下的檔案人員，因此難以做到檔案管理工作與時俱進(jìn)。同時相當(dāng)一部分從事檔案管理工作的人員工齡較長，對于檔案管理的經(jīng)驗以及方法更加趨向于傳統(tǒng)，對先進(jìn)的計算機(jī)管理等方法不太熟練。

（三）檔案制度存在問題。我國對檔案管理制度的相關(guān)規(guī)定較多，并且比較健全，但受地域差異、人員等因素影響，施行情況并不容樂觀。《檔案法》等規(guī)范的宣傳力度不足。而醫(yī)院自身的檔案管理制度完善程度有限，相關(guān)檔案借閱、鑒別、銷毀等制度尚不全面，限制了自身的發(fā)展，并且由于一些醫(yī)院對檔案管理的重視程度不高，因此，導(dǎo)致檔案管理制度的遵循成為目前需要解決的問題之一。

（四）檔案管理信息化進(jìn)程緩慢。隨著電子計算機(jī)的蓬勃發(fā)展和普及，運(yùn)用在各領(lǐng)域均顯示出了其顯著優(yōu)勢，為人類社會的進(jìn)步作出了巨大貢獻(xiàn)。而信息化建設(shè)在醫(yī)院內(nèi)推廣速度也較快，但醫(yī)院信息系統(tǒng)資源通常向人員管理、工作效率、財務(wù)管理、物品管理等方面傾斜，真正在檔案管理中運(yùn)用的信息技術(shù)并不多，功能不夠全面，并且信息化進(jìn)程緩慢，可以說我國醫(yī)院檔案信息化管理進(jìn)程尚處在起步階段，后期還有很長的路要走。

二、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)

（一）數(shù)字化檔案資料。計算機(jī)可以將傳統(tǒng)的紙質(zhì)圖像、文字等轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息進(jìn)行統(tǒng)一保存，并進(jìn)行識別。因此可儲存的檔案資料數(shù)量有了很大的提升，且利用計算機(jī)整理數(shù)字化檔案資料十分方面，信息分類全程自動化，檢索快速等，對工作效率有著很大的提升，并且可大大節(jié)省資源。

（二）網(wǎng)絡(luò)化檔案傳輸途徑?；ヂ?lián)網(wǎng)的發(fā)展進(jìn)一步為數(shù)據(jù)流通提供了便利，醫(yī)院的檔案傳輸、歸檔、調(diào)用均可以利用網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)，并且通過現(xiàn)代化技術(shù)加密處理的資料也更具有安全性，可以有效地保護(hù)患者隱私，避免第三方截獲。同時利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案傳輸也增加了檔案的利用價值與利用率，遠(yuǎn)程信息共享對醫(yī)院診療水平，疑難雜癥的處理技術(shù)均有不小的提升。

（三）智能化檢索。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案僅可保存于專門的檔案室，不僅占用空間，并且儲存量有限。同時還需要專人定期整理，最大的問題在于紙質(zhì)檔案的檢索并不方便，需要人力查找，浪費(fèi)許多時間，并且會不可避免地產(chǎn)生檔案丟失情況。而通過計算機(jī)數(shù)據(jù)庫對檔案進(jìn)行儲存，并建立備份，檔案丟失率減少，且在先進(jìn)搜索引擎的支持下，檢閱非常方便，提高工作效率。

（四）檔案收集與管理的信息化。

現(xiàn)代化檔案管理使得檔案收集更加便利，歸檔更快，出錯率更小，中途節(jié)省了許多人力。并且管理人員可以通過直觀的檔案管理界面對信息檔案進(jìn)行整理、編輯，避免了檔案管理人員在眾多紙質(zhì)文件中大海撈針。

三、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)措施

（一）檔案價值開發(fā)。醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程與檔案的價值密不可分，檔案價值提高，檔案管理會更加受到重視。因此醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的第一步是檔案的價值開發(fā)。醫(yī)院可通過現(xiàn)有的檔案進(jìn)行研究，提高現(xiàn)有技術(shù)，并累積經(jīng)驗。同時通過檔案共享拓寬自身視野，通過檔案中反映的信息來提高臨床診療水平，預(yù)防治療護(hù)理差錯時間的產(chǎn)生，從而產(chǎn)生良好的社會效益，樹立更佳的醫(yī)院形象。

（二）檔案管理部門人員意識。檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)并非先進(jìn)的計算機(jī)設(shè)備、完善的系統(tǒng)便可完成，一切的起源在于檔案管理人員的自身水平以及現(xiàn)代化管理意識。因此對檔案管理認(rèn)識水平進(jìn)行整體提升，使檔案管理人員意識到信息化建設(shè)的優(yōu)越性，并且使其體驗到現(xiàn)代化檔案管理帶來的確切工作效率提升以及其它便利，得到他們的充分支持，并自發(fā)進(jìn)行，使檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)徹底落到實處。

（三）檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理人員單方面具有良好的現(xiàn)代化檔案管理意識是不夠的，還需要從其實際操作水平方面入手，進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。大部分醫(yī)院檔案信息化管理依托電子計算機(jī)硬件設(shè)備以及其配套的軟件系統(tǒng)完成。因此管理人員的計算機(jī)操作水平和實際工作情況密切相關(guān)。因此可以對檔案管理人員進(jìn)行定期的計算機(jī)培訓(xùn)，同時利用多媒體、網(wǎng)絡(luò)等促進(jìn)計算機(jī)技術(shù)宣傳與普及。并鼓勵參加各種計算機(jī)等級考試。同時對檔案管理人員的總體水平進(jìn)行提升，包括知識的革新、業(yè)務(wù)水平的提升等。

（四）醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)制度。醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)制度應(yīng)根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)，結(jié)合醫(yī)院實際進(jìn)行指定，對管理人員開展教育講座，使相關(guān)法規(guī)以及措施得到普及，明確各職員職責(zé)，完善現(xiàn)有檔案管理措施。

（五）醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)技術(shù)。醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程離不開先進(jìn)的軟、硬件設(shè)施以及技術(shù)，因此醫(yī)院內(nèi)部的信息化管理系統(tǒng)應(yīng)隨時進(jìn)行更新，并與世界接軌，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，積極地推動檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程，盡可能廣地進(jìn)行資源共享，這樣才能保證醫(yī)院檔案管理技術(shù)始終處于不斷進(jìn)步狀態(tài)。

醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)是當(dāng)代醫(yī)院所必須經(jīng)歷的一步，從表面上看，醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化可進(jìn)一步提高檔案管理的工作效率，提高檔案利用率，可以為醫(yī)院作出貢獻(xiàn)。深入進(jìn)行分析，醫(yī)院實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程改革好處并不僅于此，更加方便的檔案管理，更加全面的資源共享，更加便捷快速的檢索速度帶來的是從改革中發(fā)現(xiàn)的更多信息化檔案價值，并為醫(yī)院作出更大的貢獻(xiàn)，可推動醫(yī)院診療水平的進(jìn)一步提高。

（作者單位：廣西南寧市第九人民醫(yī)院）