初級中學(xué)檔案管理信息化初探

文/宋金迪

初級中學(xué)檔案管理信息化初探

文/宋金迪

近年來，我國初級中學(xué)不斷地發(fā)展和完善教育體制改革。隨著建設(shè)規(guī)模的擴(kuò)大，所需管理的檔案數(shù)量正在飛速地增多，這給檔案管理工作者的工作帶來了很大的難度，所以傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)初級中學(xué)的發(fā)展要求。由此，產(chǎn)生了檔案管理信息化，但是目前的初級檔案管理信息化還存在著一些需要解決的問題，而且檔案管理信息化也需要不斷地進(jìn)行完善。

一、初級中學(xué)檔案管理信息化存在的問題

（一）檔案管理人員的觀念落后。

盡管當(dāng)前我國初級中學(xué)正在朝著國際化的方向發(fā)展，而且因?yàn)閷W(xué)校的擴(kuò)建，學(xué)校也專門成立了檔案管理科室，但是，負(fù)責(zé)檔案管理的人員管理觀念比較落后，依然保持著傳統(tǒng)的管理觀念，按照傳統(tǒng)的管理模式對部分檔案進(jìn)行管理，阻礙了檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)比較薄弱。對于檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，是由學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)及部門主管對檔案信息化的態(tài)度來決定的，如果十分重視檔案管理信息化，那么基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)就會非常完善，反之則比較薄弱。目前，我國初級中學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)和部門主管存在著不夠重視檔案管理信息化的問題，所以導(dǎo)致基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)比較薄弱。初級中學(xué)檔案管理信息化所需要的基礎(chǔ)設(shè)施包括計(jì)算機(jī)、刻錄機(jī)、掃描儀等，目前初級中學(xué)分在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上的資金還比較少，這也導(dǎo)致了基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)薄弱的問題?；A(chǔ)設(shè)施是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的基礎(chǔ)，而缺乏基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)嚴(yán)重阻礙檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)。

（三）缺乏專業(yè)的檔案管理人員。

由于初級中學(xué)對檔案管理信息化的不重視，導(dǎo)致學(xué)校缺乏對專業(yè)的檔案管理人員的培養(yǎng)。目前，初級中學(xué)工作的重心還沒有轉(zhuǎn)移到檔案管理信息化建設(shè)上，依然放在教育改革、升學(xué)率、教學(xué)質(zhì)量上。而且在人才的引進(jìn)上，幾乎只引進(jìn)專業(yè)能力比較強(qiáng)的教師，而沒有引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人員。另外，還有一個重要的阻礙因素是負(fù)責(zé)管理的人員基本上都是學(xué)校的管理人員來兼職，這些管理人員在時(shí)間和精力上都相對匱乏，而且沒有專業(yè)的檔案管理知識，所以在進(jìn)行檔案管理時(shí)會缺乏科學(xué)性。

二、完善初級中學(xué)檔案管理信息化的措施

（一）建立檔案信息檢索。相比于其他檔案管理工作內(nèi)容，初級中學(xué)的檔案管理工作還是比較簡單的。根據(jù)不同的類別，檔案管理人員可以將信息資源進(jìn)行分類，比如按照學(xué)校行政、教學(xué)、人事信息進(jìn)行分類。在建立檔案信息時(shí)，可以將其放在同一窗口，這樣一來，就可以比較方便、快捷地檢索和調(diào)取。

（二）提高檔案管理的水平。初級中學(xué)在建設(shè)檔案信息化的過程中，管理人員要保證信息資源的完整性，而且在錄入信息資源時(shí)既要保證速度又要保證質(zhì)量，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案管理具有查找和調(diào)取方便的優(yōu)勢，但是這一優(yōu)勢的實(shí)現(xiàn)需要管理人員保證建設(shè)檔案信息化整個流程的規(guī)范性。另外，要想提高檔案管理的水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，就需要借助檔案管理軟件，利用檔案管理軟件不斷地對檔案信息進(jìn)行完善，并保證檔案信息的可靠性和規(guī)范性，提高檔案管理工作的效率。

（三）提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。實(shí)際上，建設(shè)檔案管理信息化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，其中包含著許多的環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)都具有同等的重要性，如果其中一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題，那么就會影響檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)。在建設(shè)檔案管理信息化的過程中，專業(yè)管理隊(duì)伍的建設(shè)是非常重要的一環(huán)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和部門主管要十分重視專業(yè)人才的培養(yǎng)，定期舉辦培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，讓檔案管理人員的思想能夠與時(shí)俱進(jìn)，并不斷地對工作進(jìn)行創(chuàng)新。此外，學(xué)校還可以引進(jìn)一批專業(yè)能力強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的檔案管理人員充實(shí)到檔案管理隊(duì)伍中，從而打造出一支高素質(zhì)、高層次的檔案管理工作隊(duì)伍，提高檔案管理的水平。

（四）提高檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化程度。隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，辦公室自動化技術(shù)得到了發(fā)展和完善，在檔案管理信息化系統(tǒng)中，如果只是單單依靠這個系統(tǒng)，已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化的管理要求，所以勢必要將檔案管理信息化系統(tǒng)與校園網(wǎng)相結(jié)合，使檔案管理信息的建設(shè)成為數(shù)字化校園的重要組成部分。除了與校園網(wǎng)相連接，還可以實(shí)現(xiàn)與其他軟件系統(tǒng)相連接，形成一個完整的信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)在信息網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行資源共享。

在初級中學(xué)，檔案信息包含著學(xué)校各個方面的資料，比如人事信息、行政信息、學(xué)生檔案等，可以說是一個初級中學(xué)的真實(shí)寫照。通過查閱初級中學(xué)的檔案，不但可以了解學(xué)校發(fā)展的歷史，還可以窺探出學(xué)校的管理水平及學(xué)生的發(fā)展情況。利用檔案中管理方面的資料，可以總結(jié)出管理存在的優(yōu)勢和不足，從而讓初級中學(xué)的建設(shè)向更好的方向發(fā)展。而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，能夠更好地實(shí)現(xiàn)對學(xué)校檔案的管理。總之，由初級中學(xué)檔案的重要性可以看出建設(shè)檔案信息化的重要意義。

（作者單位：云南省玉溪市通?？h河西中學(xué)）