我國高校檔案信息化建設(shè)存在的問題及對策

薛斌++馬歡++薛文

摘 要：隨著我國科技日益發(fā)展，高校檔案信息化成為國家信息化建設(shè)的重要內(nèi)容和必然要求。本文通過分析高校檔案信息化存在的問題，為充分共享、開發(fā)館藏檔案信息及辦公自動化提出相關(guān)實施措施。

關(guān)鍵詞：高校 檔案 信息化建設(shè)

中圖分類號：G27 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）09（a）-0216-01

高校檔案客觀反映和記錄著高校教學(xué)、科研、黨政管理等各方面的改革發(fā)展過程，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用及飛速發(fā)展，高校檔案信息化建設(shè)勢在必行。采用什么樣的改進措施，來推進高校檔案信息化水平，為學(xué)校、教師及學(xué)生更好的服務(wù)，是檔案信息化需要面對的重要課題。本文試以檔案信息化建設(shè)相關(guān)的幾個基本問題進行分析，并提出改進措施。

1 檔案信息化建設(shè)存在的問題

1.1 資金投入不足，基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善

檔案信息化建設(shè)必須以高性能的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施來保證。目前網(wǎng)上的檔案機構(gòu)主要用于宣傳檔案法律法規(guī)，以擴大檔案業(yè)務(wù)信息交流，網(wǎng)上檔案業(yè)務(wù)還沒有真正開展起來，檔案網(wǎng)站存在許多技術(shù)上的缺陷和不足。在檔案信息化建設(shè)過程中，需要投入大量的資金購置計算機、掃描儀、路由器、復(fù)印機、縮微器等設(shè)備，連接內(nèi)外部網(wǎng)絡(luò)，進行信息安全防護等，后期檔案軟硬件設(shè)備的維修、更換、升級也需大量資金的支持，資金投入不足已成為制約我國高校檔案信息化建設(shè)的最大障礙。由于高校更看重教學(xué)及科研，無暇顧及檔案軟硬件的配置及更新，學(xué)校大量經(jīng)費多數(shù)都用于科研項目的支出，有時經(jīng)費還會被一些緊急的工作臨時挪用，因此無法配置好的檔案軟硬件設(shè)備，這些都嚴(yán)重制約了檔案信息化建設(shè)的速度。

1.2 信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系不夠健全

檔案信息化是一項系統(tǒng)工程，具有文件異構(gòu)性、信息高度分散性等特征。高校檔案館接收的紙質(zhì)及電子檔案來自學(xué)校不同的學(xué)院及部門，相關(guān)資料也在各單位間共享，比如研究生部有學(xué)生處理文件，學(xué)生部也有學(xué)生處理文件，這樣移交入館時出現(xiàn)了重復(fù)的無差異化文件，檔案館面對巨大的信息量，需要迅速的篩選出有價值的信息，這就需要建立一套適合本校實際情況的信息花標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。目前雖然已有一些規(guī)章制度出臺，但還不能滿足檔案信息化快速、有效的進行及發(fā)展。如電子檔案與紙質(zhì)檔案共用的標(biāo)準(zhǔn)，電子檔案具體操作規(guī)范亦處在起步階段，針對各學(xué)校檔案信息化建設(shè)的規(guī)范體系也需依據(jù)具體管理情況建設(shè)。

1.3 建設(shè)任務(wù)繁重，人員專業(yè)化程度不高

在檔案信息化建設(shè)過程中，首先要對現(xiàn)存檔案進行數(shù)據(jù)化處理，通過縮微、掃描等手段，將照片、音像、文書、書籍等轉(zhuǎn)換成電子文件。然后根據(jù)檔案管理規(guī)范，便于檢索利用，對其歸類，并根據(jù)電子信息技術(shù)的進步，更新軟件，設(shè)置防火墻，進行數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)加密等防范措施。信息化時代需要檔案管理人員具備較高的綜合素質(zhì)及專業(yè)能力，檔案管理員需熟練使用計算機同時又精通檔案業(yè)務(wù)知識。但在目前高校重視教學(xué)、科研的情況下，學(xué)校很少會把檔案管理視為重點，去培育優(yōu)秀的檔案管理人員，人才的匱乏已成為制約高校檔案信息化建設(shè)的瓶頸。

2 對策及措施

2.1 加快信息化建設(shè)規(guī)章制度的制定及推行

檔案信息化建設(shè)能否正常發(fā)揮其功能離不開檔案管理部門規(guī)章制度的建立。制定出符合檔案信息化運行的具體措施和辦法，明確檔案信息化建設(shè)的任務(wù)和重點，指導(dǎo)高校檔案管理規(guī)范的建設(shè)、運行、管理及維護工作，使高校檔案信息化建設(shè)有規(guī)可守，有章可循，保障高校檔案信息化建設(shè)朝著制度化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的方向發(fā)展。檔案信息化建設(shè)的制度一般包括：保密制度、查閱利用制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度、操作管理制度、以及具體工作人員的崗位目標(biāo)責(zé)任制等。各項規(guī)章制度隨著工作實踐不斷完善，以保證檔案規(guī)章制度的權(quán)威性。

2.2 增加資金投入，加強軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施

高校檔案業(yè)務(wù)要正常運行需要配置計算機、網(wǎng)絡(luò)軟硬件、復(fù)印機及掃描儀等設(shè)備，這是一項投入大，累積長、見效晚的工作。爭取領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，加大資金投入力度，是實現(xiàn)、加速檔案信息化建設(shè)的基本保證。首先，教育主管部門要依法增加高校教育經(jīng)費投入，使高校有可靠的資金投入檔案信息化建設(shè)中。其次，高校自身要多方籌措資金，加大檔案信息化建設(shè)方面的投入力度，以此提高檔案信息化軟硬件設(shè)備。最后，檔案管理部門自身也可以通過合理的渠道增加收入，堅持爭取財政支持與積極自籌相結(jié)合，使高校數(shù)據(jù)庫資源能夠發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

2.3 加強檔案信息源建設(shè)，完善檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)

充分利用檔案信息化管理軟件，在檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)中給與各部門權(quán)限，使全校各部門可根據(jù)自己的權(quán)限范圍在應(yīng)用系統(tǒng)中分類傳閱相關(guān)文件，并注明處理意見，只需在年終歸檔時向檔案館移交一份歸檔清單，從而減少了檔案館數(shù)據(jù)錄入工作?；蛘邫n案管理部門組織大量人力，以人工輸入的方式錄入檔案數(shù)據(jù)，有重點、分步驟地將現(xiàn)有檔案信息數(shù)字化，保證所有保存的電子文件的真實性、安全性和完整性。加強檔案信息源建庫入網(wǎng)工作，把檔案數(shù)據(jù)庫作為學(xué)校重要信息資源，構(gòu)建全校檔案文獻數(shù)據(jù)庫。同時充分利用并發(fā)揮網(wǎng)站的作用，使檔案部門網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案業(yè)務(wù)的服務(wù)窗口。

2.4 加強人才培養(yǎng)，提高隊伍素質(zhì)

檔案管理部門要堅持以人為本，一方面充分調(diào)動管理人員學(xué)習(xí)的積極性，既要熟練掌握檔案方面的專業(yè)知識，還要熟練操作計算機技術(shù)，包括檔案數(shù)據(jù)的錄入、校內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)的連接、圖像處理、數(shù)據(jù)庫使用、網(wǎng)頁制作等。另一方面，引進既具備檔案業(yè)務(wù)能力又能熟練操作計算機的復(fù)合型人才，同時選送檔案管理人員定期進行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過繼續(xù)教育、專題講座等形式鞏固管理人員的檔案知識，使其不斷更新、擴展檔案業(yè)務(wù)知識，提高管理人員檔案業(yè)務(wù)能力和水平。

參考文獻

[1] 何玲.檔案信息化建設(shè)相關(guān)問題的探討[J].檔案學(xué)通訊，2004（5）：37-40.

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