新時(shí)期文書檔案管理工作的思考研究

文/河北省唐山市中醫(yī)醫(yī)院 王磊

新時(shí)期，文書檔案管理是檔案資源體系中極為重要的組成部分，它對(duì)整個(gè)社會(huì)發(fā)展的記錄都有很大作用。要想改進(jìn)新時(shí)期文書檔案管理工作的辦法，首先應(yīng)該了解新時(shí)期的文書檔案管理工作中存在的主要問題，下文將從案卷的質(zhì)量關(guān)、改“卷”為“件”的局限性等方面進(jìn)行分析。

一、新時(shí)期文書檔案管理工作存在的主要問題

在傳統(tǒng)的文書檔案管理工作中，通常采用手工的方式進(jìn)行檢索和管理，其整理方式主要是以“立案”為主，這種管理方式有一定的邏輯性，也能展示出立卷的特色，為檢索案卷提供必要途徑。經(jīng)過這樣的檔案管理行為可以實(shí)現(xiàn)快速搜索，并且實(shí)現(xiàn)手工搜索效率的快速提升，但是這種手工的檔案管理形式也存在很大的問題。

（一）案卷的質(zhì)量關(guān)是文書檔案管理的難點(diǎn)

立案工作方式比較繁瑣并且沒有一定的規(guī)律性，導(dǎo)致文書檔案管理中工作量很大并且很復(fù)雜，所以案卷的質(zhì)量關(guān)成為整個(gè)檔案管理的難點(diǎn)和重點(diǎn)。立案的定期歸檔是整個(gè)檔案管理中最重要的內(nèi)容，在這一程序中需要文書檔案管理人員在特定時(shí)間集中大量的人力和物力進(jìn)行整理工作，但是實(shí)際上并不會(huì)帶來太大的文書檔案質(zhì)量的提升。隨著科學(xué)技術(shù)在文書檔案管理中的應(yīng)用，計(jì)算機(jī)逐漸代替手工來完成文書立卷工作，整個(gè)工作程序都有了相當(dāng)大的簡(jiǎn)化，工作效率得到很大提升，同時(shí)文件也沒有受到太大破損，基本上保持了原來的面貌。但是依然沒有達(dá)到徹底地簡(jiǎn)化整理的目的，特別是在案卷的質(zhì)量關(guān)上還是需要花費(fèi)大批的人力和物力，所以需要進(jìn)行繼續(xù)改革來達(dá)到徹底地解決這一難題的的目的。

（二）改“卷”為“件”手工模式下無法發(fā)揮作用

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，文書檔案管理工作中也在不斷加大對(duì)科技的運(yùn)用，檔案一體化成為文書檔案管理的必然趨勢(shì)，但是目前我國(guó)檔案管理的現(xiàn)代化還不是太完善，總體水平還屬于比較落后的時(shí)期。以前通過“卷”來查詢，如果沒有查到所需的文件，可以依靠目錄索引查詢，通過改“卷”為“件”后，文件檢索的程序很單一，往往只可以查到歸檔目錄，無法通過歸檔目錄查到文件，對(duì)于是否存在此類文件更無法進(jìn)行主觀判斷。在文件進(jìn)行歸檔時(shí)，登記方式主要采用發(fā)文簿或者收文簿，這種登記方式導(dǎo)致查找途徑效率太低，在實(shí)際工作中很少進(jìn)行應(yīng)用。同時(shí)有可能發(fā)生發(fā)文日期和文號(hào)不正確的現(xiàn)象，這樣就只能進(jìn)行逐一翻找而沒有其他辦法進(jìn)行檢索，導(dǎo)致大批人力和物力的投入。收發(fā)文階段的歸檔文件也很混亂，需要?dú)w檔文件和不需要?dú)w檔文件經(jīng)?；煸谝黄穑瑢?dǎo)致必須對(duì)它們進(jìn)行一一標(biāo)識(shí)。所以需要文書檔案管理人員提出更好地檢索方法，提高文書檔案管理的工作效率。

（三）改“卷”為“件”需要依賴計(jì)算機(jī)管理

隨著科技的發(fā)展，文書檔案管理工作中逐漸引入了計(jì)算機(jī)管理技術(shù)，這是時(shí)代的要求，也是文書檔案管理改革的要求。通過計(jì)算機(jī)技術(shù)可以提高文件的復(fù)制和錄入效率，同時(shí)也不會(huì)嚴(yán)重影響檢索的便利度。計(jì)算機(jī)技術(shù)最大的優(yōu)勢(shì)就是減少人為因素產(chǎn)生的誤差，提高檔案管理的準(zhǔn)確度。但是由于計(jì)算機(jī)只適合單份文件的保管，所以并不是所有的檔案都適合使用計(jì)算機(jī)。這主要是因?yàn)閱畏菸募哂泻軓?qiáng)的獨(dú)立性，通過計(jì)算機(jī)管理可以實(shí)現(xiàn)查詢文件信息的功能，改變了傳統(tǒng)文書檔案管理的方式。其他類型的檔案沒有獨(dú)立性，就需要具體情況具體分析，不能通過計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)。

二、針對(duì)新時(shí)期文書檔案管理工作中主要問題的應(yīng)對(duì)措施

科技化和信息化是時(shí)代發(fā)展的潮流趨勢(shì)，對(duì)于文書檔案管理也是一樣，應(yīng)該在工作中充分運(yùn)用信息化技術(shù)，順應(yīng)這個(gè)時(shí)代的潮流。所以目前如何在文書檔案管理中運(yùn)用現(xiàn)代化的科技成果是提高整個(gè)文書檔案管理的關(guān)鍵，最終實(shí)現(xiàn)真正的文書檔案管理信息化。通過筆者多年從事文書檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)表明，把辦公自動(dòng)手段應(yīng)用到文書檔案管理中可以提高整個(gè)辦公效率，實(shí)現(xiàn)辦公文件快速傳遞，達(dá)到文件信息共享的目的。

但是由于辦公自動(dòng)化中的電子文件存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)，這就需要文書檔案管理具備一定的辦公自動(dòng)化技術(shù)，同時(shí)可以采取一定措施來提高年齡偏大的文書檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)，從而提高文書檔案管理的安全系數(shù)。首先，可以把文書檔案管理的辦公系統(tǒng)設(shè)置為內(nèi)網(wǎng)，并且與外網(wǎng)進(jìn)行隔離，并且在二者之間設(shè)置物理隔離裝置，這種方法是目前比較有效和經(jīng)濟(jì)的方式。其次，可以設(shè)立防火墻，因?yàn)榉阑饓τ幸欢ǖ恼J(rèn)證設(shè)置可以起到保護(hù)的作用。再次，可以對(duì)文書檔案管理人員進(jìn)行一定的電腦知識(shí)培訓(xùn)，特別是在計(jì)算機(jī)電子郵件的使用上。最后，要加大對(duì)文書檔案管理的設(shè)備投入，為文書檔案管理提供一個(gè)比較好的硬環(huán)境，并且要培訓(xùn)文書管理人員盡快對(duì)設(shè)備的熟練操作。

通過以上分析可以看出，新時(shí)期文書檔案管理中存在著案卷的質(zhì)量關(guān)是文書檔案管理的難點(diǎn)，改“卷”為“件”手工模式下無法發(fā)揮作用，改“卷”為“件”需要依賴計(jì)算機(jī)管理等問題。為了解決這些問題，可以將文書檔案管理的重點(diǎn)放在辦公自動(dòng)手段應(yīng)用上，提高文書檔案管理的信息化水平和管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)，這樣才能做好文書檔案管理工作。

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