重點項目檔案管理之我見

文/福建省地震局 魏娟

近些年，隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展、科技人才資源的快速增長以及國家對防震減災(zāi)事業(yè)的重視，地震系統(tǒng)的重點項目也急劇增多?！笆晃濉逼陂g的重點項目主要是福建省防震減災(zāi)體系二期工程，這是由福建省投資7728萬元、建設(shè)年限從2006至2010年的省重點工程項目，包括地震觀測臺網(wǎng)、地震應(yīng)急與指揮技術(shù)系統(tǒng)兩大建設(shè)內(nèi)容，其下又六個分項，地震觀測站點建設(shè)任務(wù)達147個。由此產(chǎn)生的項目檔案內(nèi)容十分豐富，是項目建設(shè)寶貴的第一手資料，是項目管理和驗收的重要依據(jù)。因此，做好地震局的重點項目檔案管理工作對防震減災(zāi)事業(yè)的發(fā)展具有十分重要的現(xiàn)實意義。

一、建立規(guī)范化制度是做好項目檔案管理的前提條件

制度是實施管理的前提條件。要做好項目檔案管理并使之步入科學(xué)化、規(guī)劃化的軌道，首先要結(jié)合地震系統(tǒng)項目建設(shè)工作的實際，制定一整套可操作性強的檔案管理制度?！笆晃濉逼陂g，我局在國家檔案管理有關(guān)法規(guī)制度和《福建省地震局科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定》的基礎(chǔ)上，結(jié)合防震減災(zāi)二期工程項目建設(shè)具有周期長、專業(yè)性強、涉及面廣、協(xié)作關(guān)系復(fù)雜等工作實際，又制定了《福建省地震局“十一五”重點項目管理辦法》、《福建省防震減災(zāi)體系二期工程檔案管理細則》和《防震減災(zāi)體系二期工程檔案驗收實施方案》等制度。在二期工程檔案歸檔過程中，雖然我局制定了相對比較全面的管理制度，但是由于《二期工程檔案管理細則》制定得相對比較晚，在項目即將竣工時才實施，所以前期因責(zé)任不明確在歸檔工作中存在相互推脫現(xiàn)象，項目技術(shù)人員因未在施工合同中設(shè)立檔案歸檔要求的專門條款造成施工材料的收集困難，這些都影響了項目竣工驗收的進度。因此，在“十二五”項目檔案工作中，在制定相關(guān)檔案管理制度時要注意四個方面：

1.要把握住制定相關(guān)管理制度的時間。在項目立項階段就要開始了解項目的相關(guān)情況，根據(jù)實際情況及時制定項目檔案的工作計劃，并把檔案工作計劃納入項目管理計劃，從整個項目管理角度加強檔案工作。

2.要在管理制度中明確責(zé)任。主要是明確項目法人、項目管理部門、項目承擔(dān)部門、檔案管理部門等各單位的責(zé)任，將項目檔案工作納入項目領(lǐng)導(dǎo)和崗位責(zé)任制之中，建立責(zé)任體系，明確職責(zé)范圍。

3.要在管理制度中明確規(guī)定在簽訂的合同、協(xié)議中必須設(shè)立針對項目檔案管理的專門條款，明確項目設(shè)計、施工、監(jiān)理等承建單位的歸檔責(zé)任、歸檔內(nèi)容、要求和時間等，要求合同審定部門要承擔(dān)起相關(guān)審定責(zé)任。

4.要制定明確的歸檔范圍，統(tǒng)一檔案整理、立卷、驗收等過程的工作標(biāo)準(zhǔn)，確定移交程序，確保各有關(guān)部門在文件材料的形成、積累、整理、歸檔過程中有據(jù)可依，有章可循。

只有及時制定了規(guī)范、合理和操作性強的項目檔案管理制度，明確責(zé)任，確立歸檔范圍、工作標(biāo)準(zhǔn)等方面，做到項目有計劃，檔案工作也有相應(yīng)的計劃，才能使項目檔案管理工作步入良性循環(huán)，形成制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，做到有據(jù)可依，有章可循，從而避免遇到新項目就束手無策、收集歸檔時相互推拖等現(xiàn)象。當(dāng)前，我局“十二五”項目已完成可研階段、正進入初設(shè)階段，檔案業(yè)務(wù)部門已經(jīng)起草了《福建省地震局“十二五”項目檔案管理細則》，并交檔案管理部門、重點項目辦公室審核。

二、實施合同制管理是做好項目檔案管理的法律保證

項目建設(shè)往往涉及面廣，參與項目建設(shè)的外單位比較多，比如項目設(shè)計、施工、監(jiān)理、設(shè)備供應(yīng)等單位。與這些外單位往往協(xié)作關(guān)系復(fù)雜，是無法用地震系統(tǒng)自身的管理制度來制約。“十一五”期間，二期工程中的地震觀測站點建設(shè)任務(wù)主要是建設(shè)一間觀測房，與建設(shè)一棟三四層的樓房比較而言，可算是非常小的任務(wù)，小型施工隊就可以很快速的完成施工任務(wù)。但是，即使是這樣小的建設(shè)任務(wù)，施工文件也一樣需要開工報告、基礎(chǔ)工程、主體工程、隱蔽工程、儀器墩、防雷接地、電氣照明、裝修、主要建筑材料檢驗報告、竣工報告等。因地震觀測站點建設(shè)分散在全省各地，故各站點的施工隊幾乎都是不同的。由于《二期工程檔案管理細則》出臺較晚，部分施工隊已完成施工離開。此時，再追著要相關(guān)施工材料，施工隊就存在推托現(xiàn)象，還指出我局在簽訂合同時未明確說歸檔要求和歸檔范圍。這就造成了施工材料收集困難，影響項目驗收進度。

因此，針對參建外單位多、施工隊小且多的特點，項目檔案管理必須依靠法律，用合同來制約，也就是要把項目檔案管理納入合同管理中。在簽訂項目勘測、設(shè)計、施工、監(jiān)理、設(shè)備采購等合同、編制招標(biāo)文件時，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確歸檔責(zé)任，對提交的檔案范圍、質(zhì)量、份數(shù)、檔案驗收時間、移交工作等提出明確要求，使相應(yīng)的項目承建外單位從合同簽訂開始，就能明確自己的職責(zé)，清楚合同對項目檔案的具體要求，盡早采取措施。在“十二五”項目建設(shè)期間，在合同審定時要特別注意審查是否在合同中設(shè)立了有關(guān)檔案的專門條款，可將檔案收集工作納入項目進度款支付審核范圍，用法律形式把檔案資料的收集歸檔工作落到了實處，確保項目檔案的完整性。

三、成立檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)是做好項目檔案管理的組織保證

制度的執(zhí)行需要一支穩(wěn)定的隊伍。項目檔案管理要做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，僅靠檔案部門的力量是遠遠不夠的，必須建立一個覆蓋整個項目的檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)體系。

1.成立項目檔案工作小組，形成一個從上到下的由分管局領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)、分項負(fù)責(zé)人各負(fù)其責(zé)、專兼職檔案員具體負(fù)責(zé)的檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)，為項目檔案工作提供強有力的組織保證。在二期工程檔案工作中，我局成立了以檔案分管局長為第一負(fù)責(zé)人、檔案管理部門（局辦公室）、檔案業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)（宣教中心）、重點辦領(lǐng)導(dǎo)、項目組領(lǐng)導(dǎo)及項目專兼職檔案員共24人組成的檔案工作組，確保了項目檔案收集整理質(zhì)量與進度。

2.明確部門和個人責(zé)任，各司其責(zé)。項目管理和組織部門負(fù)責(zé)所涉及的項目管理類檔案，并指定一名兼職檔案員負(fù)責(zé)管理類材料的收集、整理立卷工作。各分項項目負(fù)責(zé)人對所承擔(dān)項目的檔案材料的齊全、準(zhǔn)確和完整性負(fù)責(zé)，同時必須指定一名或多名兼職檔案人員，負(fù)責(zé)檔案材料的收集、整理和立卷歸檔工作。局檔案部門負(fù)責(zé)對歸檔工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)，根據(jù)項目進度及時制定相關(guān)管理辦法，確定工作流程，并參與和指導(dǎo)文件材料的形成、收集、歸檔等工作。這樣一個各自負(fù)責(zé)、環(huán)環(huán)相扣的責(zé)任體系的形成就將責(zé)任落實到部門和個人身上，有利于及時溝通，保證項目檔案管理工作的有序開展。

3.增強檔案意識，從思想上重視檔案工作，尤其是要增強項目管理和建設(shè)等部門和領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，改變“重項目、輕檔案”的慣性思維模式，要及早的把檔案工作列入項目實施的各個環(huán)節(jié)。在二期工程項目檔案整理驗收期間，檔案人員積極編寫二期工程項目檔案工作簡報，讓相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)看到檔案工程的成績，加深對檔案工作的好印象，獲得領(lǐng)導(dǎo)的支持和肯定。同時，還先后舉辦了多場檔案培訓(xùn)會，分別邀請了中國地震局、福建省檔案局、福建省科技檔案館、蘇州大學(xué)等檔案專家采取短期培訓(xùn)、專題講座、座談會等形式對專、兼職檔案員進行培訓(xùn)和答疑解惑，增強檔案意識和檔案知識，保證檔案工作的順利開展。

“十二五”期間，在項目立項階段就統(tǒng)籌規(guī)劃，要及時成立一支分級管理、責(zé)任明確、檔案意識強的項目檔案工作小組，有人員變動時及時進行調(diào)整與補充，做到“人走檔案留”，從而為項目檔案管理提供強有力的組織保證，有利于協(xié)調(diào)各方力量，密切配合、相互支持，促進項目檔案管理工作的有序進行。

四、轉(zhuǎn)變管理模式是做好項目檔案管理的有效策略

項目檔案是隨著項目的建設(shè)環(huán)環(huán)相扣、段段相連、步步延伸而組建形成的。但“十一五”期間，二期工程項目檔案工作是在項目即將竣工時才全面開展，才組織兼職檔案員隊伍形成項目檔案工作小組。這就容易造成檔案資料流失或未記載、工作事倍功半等現(xiàn)象，嚴(yán)重影響項目驗收的進程。因而在“十二五”期間，可以從提前介入、全程監(jiān)控、預(yù)立卷三方面轉(zhuǎn)變項目檔案管理模式，創(chuàng)立了一種新理念，促進項目檔案管理工作的有序開展。

1.提前介入項目管理工作中。項目管理和組織部門要在項目籌劃階段時及時與檔案部門聯(lián)系，共同梳理工作線索，對項目檔案工作進行通盤考慮和統(tǒng)籌規(guī)劃，遵循項目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律，堅持檔案工作與項目建設(shè)同步進行，使應(yīng)歸檔的資料“粒粒歸倉”。在“十二五”項目建設(shè)時，應(yīng)將項目檔案納入項目規(guī)劃中，依據(jù)項目計劃分階段制定檔案工作計劃，要及時制定規(guī)范、合理和操作性強的項目檔案管理制度，明確責(zé)任，確立歸檔范圍、工作標(biāo)準(zhǔn)等，盡早成立項目檔案工作小組，建立兼職檔案員隊伍，隨時作好建檔準(zhǔn)備。

2.全程監(jiān)控項目管理工作。項目檔案工作必須與項目建設(shè)同步進行，環(huán)環(huán)相扣，步步追蹤，保證各階段檔案資料的收集工作。檔案人員要口勤、腿勤，及時了解項目進度和檔案材料的形成積累情況，針對不同階段的工作特點，指導(dǎo)相關(guān)部門和兼職檔案員做好各階段的檔案收集整理工作，做到隨歸檔隨整理，具備成卷條件的馬上歸檔組卷，并隨時根據(jù)后續(xù)資料補充調(diào)整，保證項目檔案的齊全、完整。二期工程項目檔案歸檔中存在資料缺失的現(xiàn)象，比如原材料的出廠合格證不全、檢驗報告日期晚于施工日期，這是因為二期工程項目建設(shè)的臺站雖多，但是每個臺站的工作量相對較小。小型的施工隊往往沒有專門的檔案人員進行資料收集。在“十二五”項目建設(shè)期間，針對臺站建設(shè)數(shù)量多但工作量小的特點，專兼職檔案員應(yīng)緊緊追蹤項目施工進度，及時監(jiān)督幫助相關(guān)施工單位收集好資料。項目技術(shù)人員在施工現(xiàn)場時要隨手收集文件材料、及時拍攝反應(yīng)項目進程的照片等，并及時送交給兼職檔案員進行整理、保管。

3.要進行預(yù)立卷工作。檔案部門要根據(jù)項目進度，指導(dǎo)監(jiān)督兼職檔案員及時將項目各階段形成的資料，按照所編的歸卷條款歸入相應(yīng)的卷盒，有預(yù)見性地做好平時文件材料暫存管理工作。在“十二五”項目建設(shè)時，對于臺站建設(shè)，可以預(yù)先確立各臺站的卷盒；對于系統(tǒng)軟件開發(fā)，可以分立項、合同、招投標(biāo)、系統(tǒng)建設(shè)、試運行、驗收等類別確立卷盒，隨時把有關(guān)的資料放進卷盒，進行預(yù)立卷。做好項目檔案的預(yù)立卷工作，可以加強日常管理，防止檔案散失或堆積，保證歸檔文件材料齊全完整，又可以防止由于提前立卷后的再次歸檔所導(dǎo)致的拆卷工作，可使項目檔案管理工作有條不紊。

五、總結(jié)

在項目檔案管理工作中，檔案部門、項目建設(shè)的各個部門和人員都應(yīng)本著高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，改變“重項目、輕檔案”的思維模式，及時建立規(guī)范化制度，實施合同制管理，盡早成立檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)，采用提前介入、全程監(jiān)控、預(yù)立卷的管理模式，齊心協(xié)力、密切配合，及時溝通，高質(zhì)量地完成項目檔案的建設(shè)與管理工作，更好地為防震減災(zāi)事業(yè)提供服務(wù)。

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