基于“平臺(tái)”建設(shè)的高校辦公室工作境遇與路徑探析

文/江蘇師范大學(xué) 錢(qián)程

高校辦公室作為學(xué)校黨政領(lǐng)導(dǎo)下的綜合性辦事機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著承上啟下，溝通左右，協(xié)調(diào)內(nèi)外的重要職能，發(fā)揮著參謀助手、調(diào)查研究、督察督辦、綜合協(xié)調(diào)、保障服務(wù)等重要作用。在高等教育快速發(fā)展和信息技術(shù)在管理中廣泛應(yīng)用的新時(shí)期，辦公室必須緊緊圍繞學(xué)校中心工作，創(chuàng)新工作思路，以“制度”、“信息”、“服務(wù)”三個(gè)平臺(tái)建設(shè)為抓手，充分履行管理、服務(wù)、咨詢的職責(zé)，才能更好地服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)師生、服務(wù)學(xué)校事業(yè)發(fā)展。

一、建立“制度”平臺(tái)，明確崗位職責(zé)，規(guī)范運(yùn)行機(jī)制

制度問(wèn)題帶有根本性、全局性、穩(wěn)定性和長(zhǎng)期性，是要求成員共同遵守的，按一定程序辦事的規(guī)程。辦公室的日常工作繁雜，涉及面廣，具有政策性、原則性、程序性強(qiáng)的特點(diǎn)，迫切需要規(guī)范性的政策和制度。同時(shí)，復(fù)雜的工作，綜合的職能，對(duì)辦公室工作人員的素質(zhì)和能力提出了較高的要求，也要求對(duì)工作人員的工作職能進(jìn)行明確和細(xì)化，從而保證各項(xiàng)工作的有序、協(xié)調(diào)、高效開(kāi)展。“制度”平臺(tái)的建設(shè)包括制度制定、制度執(zhí)行和制度評(píng)估三個(gè)方面，從解決辦公室“干什么”和“怎么干”的問(wèn)題入手，通過(guò)建立“崗位性”制度、“規(guī)范性”制度和編制工作程序“三步走”來(lái)實(shí)現(xiàn)。

（一）建立“崗位性”制度，明確組織結(jié)構(gòu)

根據(jù)辦公室承擔(dān)的整體工作，對(duì)辦公室工作人員的具體工作進(jìn)行明確細(xì)化和分工，明晰崗位職能，落實(shí)崗位責(zé)任?！皪徫恍浴敝贫纫獙⒐ぷ骷o(jì)律、工作職責(zé)、工作要求和工作目標(biāo)等內(nèi)容具體化，從思想、權(quán)利、責(zé)任、利益等多方面對(duì)工作人員形成約束，實(shí)現(xiàn)對(duì)辦公室組織系統(tǒng)行為的限定與修正。同時(shí)“崗位性”制度的設(shè)計(jì)要做到權(quán)責(zé)一致，職責(zé)清晰，目標(biāo)明確，便于考核?！皪徫恍浴敝贫戎g要杜絕相互重疊，相互牽扯?！皪徫恍浴敝贫仁恰爸贫取逼脚_(tái)的基礎(chǔ)性工程，是落實(shí)依規(guī)辦事、依規(guī)履行職責(zé)，轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，提高工作效率的根本措施，是對(duì)辦公室工作人員績(jī)效考評(píng)和年度考核的主要依據(jù)。

（二）建立“規(guī)范性”制度，完善管理機(jī)制

在辦公室工作人員整體職務(wù)行為規(guī)范的基礎(chǔ)上，根據(jù)辦公室的工作內(nèi)容和要求，建立健全科學(xué)、系統(tǒng)、規(guī)范的規(guī)章制度，依據(jù)擬定的規(guī)章制度來(lái)開(kāi)展具體工作，即在實(shí)現(xiàn)“制度管人”的基礎(chǔ)上，指導(dǎo)和規(guī)范如何開(kāi)展工作，實(shí)現(xiàn)“制度辦事”?！耙?guī)范性”制度的制定要符合事物的發(fā)展規(guī)律，要充分調(diào)研管理和服務(wù)工作的實(shí)際需要和制定要求，同時(shí)要集思廣益，征求各方意見(jiàn)，在具體工作實(shí)踐中不斷評(píng)估、修訂和完善，做到穩(wěn)定性和動(dòng)態(tài)性的相統(tǒng)一，并能根據(jù)工作內(nèi)容的變化和發(fā)展做到優(yōu)化和創(chuàng)新，從而保持和增強(qiáng)“規(guī)范性”制度的科學(xué)性和高效性。

（三）編制工作程序，規(guī)范運(yùn)行機(jī)制

依據(jù)“崗位性”和“規(guī)范性”制度，辦公室要編制科學(xué)的工作流程圖和清晰的服務(wù)指南，理順業(yè)務(wù)關(guān)系、作業(yè)順序和管理流向，同時(shí)要及時(shí)向服務(wù)對(duì)象公開(kāi)。通過(guò)工作流程和服務(wù)指南的制定和優(yōu)化，推進(jìn)流程公開(kāi)透明，一方面約束辦公室工作人員按照流程辦事，保證工作嚴(yán)肅性；另一方面指導(dǎo)辦事者按照程序申辦相關(guān)業(yè)務(wù)，極大的方便了辦事者，有效促進(jìn)各項(xiàng)工作順暢進(jìn)行，提高了效能，利于逐步形成規(guī)范、高效的工作運(yùn)行機(jī)制。

二、建設(shè)“信息”平臺(tái)，有效傳遞信息，當(dāng)好參謀助手

20世界70年代，人類的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)框架由工業(yè)平臺(tái)進(jìn)入信息平臺(tái)，管理工作逐步由工業(yè)時(shí)代的舊范式發(fā)展為信息時(shí)代的新范式，信息平臺(tái)在現(xiàn)代管理中的作用越來(lái)越凸顯。在管理系統(tǒng)中，信息是變經(jīng)驗(yàn)管理為科學(xué)管理的前提。狹義的信息平臺(tái)多是指利用結(jié)構(gòu)因素和技術(shù)因素，收集、發(fā)布、傳遞信息的載體。信息平臺(tái)的建立減少了信息傳遞鏈的登記，從而有效傳遞信息，減少信息失真率。高校辦公室作為學(xué)校下情上達(dá)、上情下傳的信息中樞，是全校各種信息的匯集傳輸和發(fā)布反饋中心。利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在辦公室建設(shè)全校的信息數(shù)據(jù)庫(kù)和“信息”平臺(tái)，匯總和發(fā)布信息，已成為有效傳遞信息和開(kāi)展工作的基本要求。

現(xiàn)代管理科學(xué)認(rèn)為，行政管理系統(tǒng)按職能通常分為科學(xué)的決策系統(tǒng)、高效的執(zhí)行系統(tǒng)、靈敏的信息系統(tǒng)、完備的咨詢系統(tǒng)和嚴(yán)密的監(jiān)督系統(tǒng)。其中信息系統(tǒng)是滲透于各個(gè)系統(tǒng)之間的中間環(huán)節(jié)，它是進(jìn)行科學(xué)決策和完備咨詢的前提和基礎(chǔ)。收集和發(fā)布信息作為高校辦公室的工作職能是較低層次的，辦公室必須在更高層次上為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)展管理和決策提供有效信息、參考性意見(jiàn)和可行方案，發(fā)揮智庫(kù)和參謀助手的作用，參謀之道，精在謀略。謀略作用的發(fā)揮僅僅依靠狹義的信息發(fā)布和反饋平臺(tái)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。高校辦公室要建立起能夠洞察教育發(fā)展趨勢(shì)、進(jìn)行信息研究分析、提供決策咨詢和建設(shè)性解決方案的“信息”平臺(tái)。

“信息”平臺(tái)的建設(shè)從結(jié)構(gòu)上來(lái)講，要建立信息采集中心、信息調(diào)研中心、決策咨詢中心、專案管理中心等多個(gè)獨(dú)立開(kāi)展工作而又有機(jī)聯(lián)系的子平臺(tái)。從內(nèi)容上來(lái)講，要在明確國(guó)家高等教育改革和發(fā)展方向，熟知高等教育政策法規(guī)的基礎(chǔ)上，緊緊圍繞學(xué)校中心工作和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的工作重心，根據(jù)學(xué)校的戰(zhàn)略發(fā)展需求和當(dāng)前工作，以專題的形式來(lái)開(kāi)展。同時(shí)，要做好長(zhǎng)期性的信息收集整理和處理分析等基礎(chǔ)性工作。從關(guān)系上來(lái)講，要理順微觀信息和宏觀信息、封閉信息和開(kāi)放信息、客觀信息和主觀信息、靜態(tài)信息和動(dòng)態(tài)信息的關(guān)系，做到全面、綜合、辯證、科學(xué)的處理信息。從工作流程上來(lái)講，首先要深入開(kāi)展調(diào)查研究，掌握準(zhǔn)確、可靠的資料信息；其次要對(duì)資料信息進(jìn)行分析研究，初步形成研究報(bào)告；然后要組織專家討論、修改和完善報(bào)告；最后提交報(bào)告，并能及時(shí)根據(jù)反饋結(jié)果進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。

三、建好“服務(wù)”平臺(tái)，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，做好綜合保障

《國(guó)家中長(zhǎng)期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010-2020）》明確提出要建立現(xiàn)代大學(xué)制度，完善治理結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)章程建設(shè)。隨著現(xiàn)代大學(xué)制度建設(shè)的加快推進(jìn)，多數(shù)高校紛紛制定和修訂完成了學(xué)校章程，高校內(nèi)部管理體制不斷完善，權(quán)利配置和權(quán)限劃分也更加科學(xué)和民主。在高校內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)將會(huì)愈加清晰及公共職能將會(huì)愈加明確的客觀背景下，辦公室必須迅速轉(zhuǎn)變職能，實(shí)現(xiàn)職責(zé)由“被動(dòng)事務(wù)型”向“主動(dòng)服務(wù)型”的快速轉(zhuǎn)變。

辦公室“服務(wù)”平臺(tái)的建設(shè)首先要從校內(nèi)“服務(wù)”平臺(tái)著手。學(xué)校在辦學(xué)過(guò)程中，其戰(zhàn)略目標(biāo)、戰(zhàn)略思想和戰(zhàn)略舉措等中長(zhǎng)期規(guī)劃在一定時(shí)期內(nèi)是穩(wěn)定的，但是圍繞改革發(fā)展目標(biāo)，每年的中心工作需要不斷變化和調(diào)整。現(xiàn)在的大學(xué)，教學(xué)學(xué)院、機(jī)關(guān)部門(mén)、科研機(jī)構(gòu)等校屬單位眾多，他們對(duì)辦公室的服務(wù)需求更為全面、多樣。同時(shí)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的工作方式、服務(wù)需求也不盡相同。因此，校內(nèi)“服務(wù)”平臺(tái)的建設(shè)必須根據(jù)學(xué)校中心工作和服務(wù)內(nèi)容的多樣化需求，一方面，在全校范圍內(nèi)建設(shè)“網(wǎng)上協(xié)同辦公”等電子政務(wù)平臺(tái)，打破各職能部門(mén)間的壁壘，整合校內(nèi)“信息孤島”，超越時(shí)間和空間的分割，實(shí)現(xiàn)全校政務(wù)工作重組和優(yōu)化，以提供規(guī)范、透明的服務(wù)；另一方面，建設(shè)多個(gè)“服務(wù)”子平臺(tái)或者“服務(wù)”模塊，針對(duì)不同的服務(wù)對(duì)象提供不同類型的個(gè)性化優(yōu)質(zhì)服務(wù)，做好綜合保障工作。

“服務(wù)”平臺(tái)的建設(shè)還應(yīng)充分考慮主管機(jī)關(guān)、校外單位、群眾和社會(huì)服務(wù)等外部需求。作為學(xué)校對(duì)外聯(lián)絡(luò)的重要窗口，辦公室承擔(dān)著接待上級(jí)部門(mén)考核檢查，以及校外單位和群眾來(lái)電、來(lái)函、來(lái)訪、來(lái)客、聯(lián)系工作等職能，大量的工作是零距離面向社會(huì)和群眾，工作的水平和質(zhì)量也直接影響著學(xué)校的形象和聲譽(yù)。校外的單位和群眾對(duì)學(xué)校的機(jī)構(gòu)職能和辦事程序多是陌生的，而聯(lián)系的工作往往涉及多個(gè)部門(mén)和事項(xiàng)，針對(duì)校外服務(wù)對(duì)象和需求的特點(diǎn)，辦公室必須創(chuàng)新服務(wù)模式、拓展服務(wù)范圍，建立“一站式”服務(wù)平臺(tái)，通過(guò)“網(wǎng)上協(xié)同辦公”、“微信”、“微博”等內(nèi)部服務(wù)平臺(tái)，提供“一條龍”和實(shí)時(shí)服務(wù)，在“首問(wèn)負(fù)責(zé)制”的基礎(chǔ)上，確保事事有著落，事事有結(jié)果，以滿足社會(huì)和群眾的需求。

“服務(wù)”平臺(tái)的建設(shè)關(guān)鍵是建設(shè)一支服務(wù)意識(shí)強(qiáng)、業(yè)務(wù)水平高、綜合素質(zhì)好，具有全局意識(shí)和開(kāi)發(fā)理念的辦公室工作人員隊(duì)伍。要在思想、業(yè)務(wù)和作風(fēng)等方面全面加強(qiáng)辦公室工作人員隊(duì)伍建設(shè)。政治思想素質(zhì)是辦公室工作人員的首要素質(zhì)。辦公室人員必須具有正確的政治方向、政治立場(chǎng)和政策理論水平，自覺(jué)維護(hù)學(xué)校黨政權(quán)威，堅(jiān)決執(zhí)行學(xué)校的決策部署，嚴(yán)格按照法律法規(guī)辦事。業(yè)務(wù)能力是辦公室工作人員開(kāi)展工作的基本要求。高等教育快速發(fā)展的今天，各個(gè)高校的綜合改革不斷深化，內(nèi)涵式發(fā)展也在加速推進(jìn)，這對(duì)于所有高校教師和管理人員業(yè)務(wù)能力也提出了新的要求。辦公室工作人員不能僅僅限于具備基本的文字處理、技能操作和協(xié)調(diào)公關(guān)等能力，要樹(shù)立終身學(xué)習(xí)意識(shí)，自覺(jué)學(xué)習(xí)先進(jìn)的教育思想和辦學(xué)理念，加大對(duì)工作研究、參與決策、運(yùn)籌全局等能力的培養(yǎng)。辦公室作為學(xué)校的“門(mén)面”，作風(fēng)建設(shè)不僅關(guān)系辦公室工作的成敗，也關(guān)系到辦公室和學(xué)校的形象和威信，是“服務(wù)”平臺(tái)建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。要強(qiáng)化辦公室工作人員的宗旨觀念和服務(wù)意識(shí)，密切聯(lián)系群眾開(kāi)展工作；同時(shí)要建立激勵(lì)機(jī)制，開(kāi)展群眾監(jiān)督和民主評(píng)議，崇尚實(shí)干，鼓勵(lì)奉獻(xiàn)，倡導(dǎo)求真務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)，努力在廣大師生中樹(shù)立良好的形象，保證各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。

“制度”、“信息”、“服務(wù)”三個(gè)平臺(tái)建設(shè)不是孤立的，是相互依存，有其內(nèi)在機(jī)理?！爸贫取逼脚_(tái)建設(shè)是基礎(chǔ)。制度化的安排保證了現(xiàn)代組織的生存和運(yùn)作，使各種行為變得規(guī)范和穩(wěn)定?！靶畔ⅰ逼脚_(tái)的建設(shè)是紐帶，為“服務(wù)”平臺(tái)的建設(shè)提供支持?！胺?wù)”平臺(tái)的建設(shè)要在緊緊依托“制度”和“信息”平臺(tái)的基礎(chǔ)上進(jìn)行，是“制度”和“信息”平臺(tái)建設(shè)的根本目的。同時(shí)，“制度”、“信息”、“服務(wù)”三個(gè)平臺(tái)建設(shè)要做到穩(wěn)定、開(kāi)放和共享，并能與時(shí)俱進(jìn)，不斷優(yōu)化和調(diào)整，以保證辦公室實(shí)現(xiàn)“制度化管理”，提供“信息化服務(wù)”，做到“平臺(tái)式保障”，努力為學(xué)校的事業(yè)發(fā)展做出應(yīng)有的作為。

[1]鄧小平.鄧小平文選(第 2 卷)[M].北京:人民出版社,1994:333.

[2]W.理查德.斯格特.組織理論:理性、自然和開(kāi)放系統(tǒng)[M].北京:華夏出版社,2002:128.

[3]張玉成.人本主義理念下的行政管理策略研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2013(7).