淺談醫(yī)療單位檔案管理誤區(qū)及對(duì)策

文/山西省晉城市康復(fù)醫(yī)院 魏晉霞

對(duì)醫(yī)療單位來(lái)講，檔案記錄了一個(gè)單位在管理方面的重要資料，反映了單位的發(fā)展歷史，是管理工作的重要組成部分，也是做好其他工作的基礎(chǔ)。做好醫(yī)療單位檔案工作具有重要的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義，然而在實(shí)際工作中，由于醫(yī)療單位對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，還存在諸多誤區(qū)，嚴(yán)重滯約了醫(yī)療單位檔案管理的發(fā)展。

一、醫(yī)療單位檔案管理中存在的誤區(qū)

（一）檔案只是日常工作中感到的醫(yī)療、會(huì)議、文書(shū)等文字檔案

由于是醫(yī)療單位，對(duì)于日常工作中形成的病歷、處方等醫(yī)療文書(shū)檔案十分重視，也能及時(shí)整理、歸檔。同時(shí)由于會(huì)計(jì)檔案對(duì)任何一個(gè)單位來(lái)講，都是非常重要的，也理所當(dāng)然地被認(rèn)為是應(yīng)該整理歸檔的，一些反映醫(yī)療單位活動(dòng)、性質(zhì)、業(yè)務(wù)往來(lái)方面的文書(shū)檔案也被認(rèn)為十分重要，列入了整理歸檔的范圍。而所有這些都可以稱(chēng)之為文字檔案。

（二）檔案管理工作簡(jiǎn)單

據(jù)筆者了解，不僅僅是醫(yī)療單位，其它大多數(shù)單位，普遍認(rèn)為，檔案管理工作是簡(jiǎn)單輕松的工作，什么人都可以做，不需要太多的技術(shù)和知識(shí)。因此，大多數(shù)單位的人員均為非專(zhuān)業(yè)人員，有的甚至是辦公室人員兼職，同時(shí)由于缺乏專(zhuān)業(yè)的在職培訓(xùn)，大多數(shù)單位的檔案雖然也有，但是在整理方面不規(guī)范，達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)要求。由于存在這樣的誤區(qū)，導(dǎo)致檔案工作人一開(kāi)始收集就處于孤立無(wú)援的境地，得不到其它科室及人員的響應(yīng)與配合，從而陷于舉步維艱的無(wú)奈境地。

二、醫(yī)療單位檔案管理的方法

檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜且涉及面廣的系統(tǒng)性工作，幾乎涉及到每一個(gè)職能部門(mén)的每一位工作人員。筆者從事的醫(yī)療單位也是如此：如病歷檔案的收集要涉及到醫(yī)務(wù)科、臨床各科及所有的醫(yī)護(hù)人員；處方的收集也要涉及到藥房及醫(yī)務(wù)工作者；文書(shū)檔案也要依據(jù)保存價(jià)值到各個(gè)科室進(jìn)行收集、整理等等。檔案要收集全面，不只是檔案工作者的事，還必須得到各相關(guān)科室及所有人員的大力支持與配合。

（一）提高檔案管理的對(duì)策

改變目前醫(yī)療單位管理工作現(xiàn)狀，提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化是檔案管理工作的目標(biāo)，是醫(yī)療單位迫在眉睫需要解決的事情。根據(jù)筆者多年的工作經(jīng)驗(yàn)，就提高檔案管理有如下應(yīng)對(duì)策略。

（二）提高檔案工作人員的實(shí)際操作能力

筆者認(rèn)為，提高檔案人員的操作技能，是推動(dòng)醫(yī)療單位檔案事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)。檔案人員必須提高自身的能力，尤其是實(shí)際操作能力，才能勝任本職工作。提高能力可以從以下三方面著手。在實(shí)際工作中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。在實(shí)際工作中，檔案人員要根據(jù)自身單位的性質(zhì)，慢慢積累經(jīng)驗(yàn)，提高自身鑒別檔案的能力，參照國(guó)家并根據(jù)自身收集整理單位檔案的經(jīng)驗(yàn)，編寫(xiě)適用于本單位的文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限，這樣便于對(duì)每年收集的資料進(jìn)行比照，應(yīng)該收集、應(yīng)該分類(lèi)和應(yīng)該區(qū)分保管期限的的一目了然，不但省力而且省時(shí)，也確保了歸檔率和準(zhǔn)確率。

1.參加檔案管理培訓(xùn)。參加檔案管理培訓(xùn)是一個(gè)方便、快捷學(xué)習(xí)其它單位好的檔案管理經(jīng)驗(yàn)的過(guò)程。通過(guò)參加培訓(xùn)，可以在短時(shí)間內(nèi)了解到國(guó)內(nèi)外最新的檔案動(dòng)態(tài)，吸收、借鑒好的經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)也可以將自己在整理檔案方面的心得同與會(huì)人員進(jìn)行交流，共同提高檔案人員的素質(zhì)與能力。

2.請(qǐng)檔案館、局的專(zhuān)業(yè)人員指導(dǎo)。檔案工作只有在做了以后，才知道它的千頭萬(wàn)緒、千變?nèi)f化。例如，醫(yī)療單位醫(yī)療器械購(gòu)置文件資料的保存，有招標(biāo)文件、合同、清單等諸多文件，有的形成于辦公室，有的形成于財(cái)務(wù)科、有的形成于各科室。

3.檔案的現(xiàn)代化要與醫(yī)療單位的信息化同步。信息化時(shí)代的到來(lái)，現(xiàn)代化辦公設(shè)備的廣泛使用，也要求我們檔案工作要與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。醫(yī)療單位在制定信息建設(shè)規(guī)劃時(shí)將檔案工作納入進(jìn)去，我們檔案工作人員應(yīng)該將案卷目錄、檔案目錄、移交清單、歸檔文件目錄等的內(nèi)容全部錄入電腦中進(jìn)行保存，利用電腦將以前手動(dòng)檢索查閱名錄的方式改為電腦檢索查閱，這樣能減少查找名錄的時(shí)間，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮了電腦管理的優(yōu)勢(shì)，減少了手工操作，提高了工作效率。

三、完善硬件設(shè)施

醫(yī)療單位由小到大，經(jīng)歷過(guò)多年的發(fā)展，必須會(huì)形成大量的檔案，這就要求單位必須設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案室，配備現(xiàn)代化的設(shè)備，用于檔案的保存、利用。筆者所在的醫(yī)療單位，近年來(lái)十分重視檔案工作，在發(fā)展的過(guò)程中，隨著醫(yī)療整體條件的改善，在檔案管理方面也加大投入，擴(kuò)大了檔案辦公用房和庫(kù)房，并按照檔案局的要求，配備了電腦、復(fù)印機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、滅火器、加濕機(jī)、溫度計(jì)等一系列硬件設(shè)施，還落實(shí)了防盜、防火、防塵、防霉、防鼠、防蟲(chóng)、防光措施，為做好單位檔案工作提供了硬件保障。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，檔案管理工作在醫(yī)療單位建設(shè)中發(fā)揮著重要作用，作為一名檔案管理人員，我們一定要充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，走出誤區(qū)，勇挑重?fù)?dān)，提升自身的能力與素質(zhì)，做好檔案管理工作，在為醫(yī)療單位提供檔案利用方面做出自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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