淺談醫(yī)院文書檔案建設(shè)策略

文/福建省婦幼保健院 陳靜

隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的不斷深入，加強醫(yī)院檔案建設(shè)，充分認識并發(fā)揮好醫(yī)院檔案功能，對推進醫(yī)院管理工作有著十分重要的作用，有利于進一步探索醫(yī)院的科學發(fā)展道路。筆者在醫(yī)院辦公室工作，負責綜合檔案室的管理，除了按時接收科技、會計檔案之外，主要承擔全院文書檔案的收集、整理、歸檔及保管職責，同時十分注重檔案的利用，根據(jù)醫(yī)院的工作需要，協(xié)助其他科室借閱與查找檔案，充分發(fā)揮檔案的價值和作用。

一、醫(yī)院文書檔案建設(shè)現(xiàn)況

（一）定義

文書檔案通常是由辦理完畢的具有保存價值的文件轉(zhuǎn)化而成，文件是法定機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和個人在各種活動中，為互相聯(lián)系和處理事務等實際需要，用文字、圖表等方式直接記錄下來的具有完整體式和處理程序的信息材料。醫(yī)院是以醫(yī)療活動為重點的機構(gòu)，在醫(yī)療活動中產(chǎn)生和形成的檔案涉及領(lǐng)域?qū)拸V、種類繁多、專業(yè)性強，是借鑒和研究醫(yī)院發(fā)展歷史經(jīng)驗的重要參考資料。

（二）現(xiàn)況

根據(jù)國家2001年實施《歸檔文件整理規(guī)則》要求，我院綜合檔案室于2006年變更文書檔案原有的卷宗單位，參照《規(guī)則》，啟用以件為單位進行整理，增強了檔案日常收集利用的便利性和實用性。為加強醫(yī)院文件資料的收集管理，維護文書檔案的完整性與安全性，醫(yī)院還專門制定下發(fā)了加強文件資料管理的有關(guān)規(guī)定，明確醫(yī)院各職能科室文書檔案的保管期限，具體可以分為永久定期兩種，其中定期又分為30年、10年，通過實踐，檔案歸檔率、完整率、準確率明顯提高。同時配備有電子OA系統(tǒng)，實現(xiàn)了檔案題名電子錄入和查詢功能，確保文書檔案有序接收和規(guī)范管理，大大提高歸檔和查找效率。

（三）意義

醫(yī)院只有深入了解所處的內(nèi)外環(huán)境、醫(yī)療工作、醫(yī)院的歷史和現(xiàn)存的制度、管理方式和職工思想狀況等醫(yī)院各種活動的檔案，并進行深入細致地研究，才能科學制定出培育醫(yī)院文化的政策和方案，為醫(yī)院的不斷發(fā)展提供保障②。文書檔案在建設(shè)中必須始終貫徹“以我為主”的方針，認真鑒定與醫(yī)療、教學、科研、黨建、精神文明和思想政治等醫(yī)院自身發(fā)展有關(guān)的文件資料，及時收集分類，確定保管期限，合理收納存貯，才能充分發(fā)揮文書檔案的文化存儲、社會服務、科學研究、宣傳教育及政府信息服務等功能，為醫(yī)院管理工作提供必要的依據(jù)，增強醫(yī)院核心競爭力。

二、存在的問題和不足

（一）檔案室空間有限，檔案工作人員少

雖然我院已實現(xiàn)利用密集柜對檔案進行科學排架和保存，節(jié)省存放空間，擺放整齊有序，防蟲防潮防霉。但隨著醫(yī)院業(yè)務量的逐年遞增，各類檔案數(shù)量也大幅增加，長此以往，現(xiàn)有的的檔案室將無法滿足檔案的存放需求?，F(xiàn)行醫(yī)院檔案管理體制是由筆者作為一名兼職檔案管理員負責綜合檔案室的管理工作，全院各職能科室配備有一名兼職檔案員，負責定期收集本科室產(chǎn)生的文件和資料，統(tǒng)一提交綜合檔案室供整理歸檔。由于缺少專職檔案工作人員，檔案工作者在落實檔案日常的收集、整理、歸檔及利用工作之外，缺少足夠的時間和精力進行檔案鑒定、檢索工具開發(fā)及材料編研等相關(guān)工作，不利于檔案事業(yè)的長期發(fā)展。

（二）檔案收集的完整性不夠

綜合檔案室的檔案主要來源于各個部門兼職檔案員提交的文件和資料，但各部門檔案員素質(zhì)良莠不齊，有的缺乏相應的檔案專業(yè)知識，有的未能充分熟悉所在部門的業(yè)務工作，這就無法鑒定區(qū)分有價值的文件資料，收集中可能存在漏收或誤收的問題。且部門間的協(xié)調(diào)配合不夠，缺乏統(tǒng)一的業(yè)務檔案管理機制，難以保證檔案收集提交的完整性和及時性。

（三）檔案服務觀念滯后

文件資料收集整理歸檔的最終目的是為了實現(xiàn)檔案的利用。鑒于工作人員數(shù)量不足等客觀因素的限制，現(xiàn)有的檔案利用服務僅能被動地滿足其他科室需要什么資料就提供什么資料，坐等上門借閱利用的服務觀念滯后，缺乏主動思考服務的方向與重點，影響了檔案的利用效率。

三、提出文書檔案的建設(shè)策略

（一）探索檔案保管的社會化外包服務

在市場需求的推動下，一些經(jīng)營檔案保管的社會化外包服務公司應運而生，主要負責提供檔案運輸、接送、整理、消毒、寄存、保管、修裱、縮微、檔案數(shù)字化、檔案管理軟件與設(shè)備開發(fā)技術(shù)等一站式服務。目前，一些大型企業(yè)如銀行、電力、保險等，鑒于檔案數(shù)量多，存放空間小，工作人員少等條件限制，多數(shù)樂于選擇檔案保管的社會化外包服務，這樣的服務可以拓展到文書、科技、專門檔案等領(lǐng)域，利用外包單位的專業(yè)庫房、安全系統(tǒng)、工作人員等配套設(shè)施，確保檔案存放的安全性和長期性，公司提供的專人運輸、接送服務也為日常的檔案利用提供更多便捷。

（二）提高檔案工作者的業(yè)務素質(zhì)

檔案工作是單位的一項重要的基礎(chǔ)工作。涉及門類廣、時間跨度大，相比其他職業(yè)，往往更具枯燥性、復雜性、繁瑣性。因此檔案工作人員更易產(chǎn)生職業(yè)倦?、?。醫(yī)院要拓寬培訓渠道和溝通機制，為各部門檔案員提供接受培訓的條件，采取請進來與走出去相結(jié)合、專家授課與個人自學相結(jié)合的方式，提高培訓質(zhì)量，提升檔案人員業(yè)務素質(zhì)。適時配備專職檔案工作人員，建立統(tǒng)一的業(yè)務檔案管理和監(jiān)督機制，加強部門間的協(xié)調(diào)配合，將檔案工作納入業(yè)務績效考核中，充分引導檔案工作者正確認識自我，認清自我價值，端正工作態(tài)度，并為其提供成就認可和發(fā)展機會。

（三）轉(zhuǎn)變檔案服務觀念

文件經(jīng)收集整理成為檔案后的最終目的就是為了利用，這也是檔案價值得以體現(xiàn)的重要途徑。如何做好利用工作是檔案工作者需要認真思考的問題，改變傳統(tǒng)的被動提供利用服務的思想是關(guān)鍵。應積極地為廣大患者查閱檔案做好接待工作，努力查找和擴大檔案線索，為醫(yī)院工作提供詳實、珍貴的資料，為開展科研、撰寫論文、解決醫(yī)患糾紛、出具病歷證明等提供相關(guān)原始資料④。在對外提供檔案利用的同時，還要加強醫(yī)院檔案利用反饋信息的管理，實現(xiàn)信息資源的共享，通過優(yōu)質(zhì)的服務，使檔案工作成為醫(yī)院宣傳教育息咨詢、解除疑難、聯(lián)系社會的窗口、紐帶和橋梁。

四、今后發(fā)展思路

1.建立和完善檔案管理相關(guān)制度，通過制定規(guī)范的歸檔、保密、保管、利用、借閱、鑒定、銷毀及檔案室管理等各項制度用于規(guī)范文書檔案的系列工作。

2.加強檔案室整體建設(shè)，發(fā)揮好集中管理、統(tǒng)一考核的作用，配備足夠的檔案工作者負責及時主動地收集醫(yī)院不同門類的檔案材料，促進醫(yī)院檔案工作規(guī)范化、科學化發(fā)展。

3.充分利用計算機信息技術(shù)，努力實現(xiàn)檔案管理的辦公自動化、信息網(wǎng)絡(luò)化和科技智能化的發(fā)展，全面推廣電子檔案的配套應用。鑒于電子檔案的形成、傳送、保存、歸檔等管理方法與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有所不同，醫(yī)院應根據(jù)檔案信息化建設(shè)的需要，加快院內(nèi)檔案管理信息化的軟硬件建設(shè)，提高檔案管理的信息化、電子化進程，尤其通過系統(tǒng)搭建以檔案為載體的醫(yī)院戰(zhàn)略資源平臺⑤。

不斷思考和探索醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理的道路與方向，始終堅持立足工作實際，提出更好更快的檔案更新和發(fā)展要求是每個檔案工作者的應盡職責。不斷完善和規(guī)范文書檔案管理對醫(yī)院整體檔案工作的提升具有重要作用，也為醫(yī)院管理工作提供客觀重要的歷史依據(jù)，有利于進一步實現(xiàn)醫(yī)院的科學發(fā)展。

注釋：

①俞錦福.淺談文書檔案的特點及趨勢[J].辦公室業(yè)務,2013,12,P64–P65.

②吳曉琪.醫(yī)院檔案與醫(yī)院文化建設(shè)[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理,2002,6,P44-P45.

③蘇克惠.管理心理學在檔案管理中的應用[J].福建檔案,2011,5,P53.

④關(guān)興.醫(yī)院檔案管理工作之我見[J].黑龍江檔案,2010,2,P75.

⑤吳冬梅.醫(yī)院檔案工作與醫(yī)院文化建設(shè)[J].黑龍江檔案,2011,3,P86.