新時期疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作

文/四川省宣漢縣疾病預(yù)防控制中心 鄧力

隨著信息時代的愈演愈烈，檔案的管理工作變得尤為重要。檔案工作內(nèi)容包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、編日、檢索與統(tǒng)計、編輯研究與利用服務(wù)等八個環(huán)節(jié)①，應(yīng)用于各地區(qū)疾病案例，將提升對各種病例詳情的分析程度。提高解決問題效率的同時，更有助于對此病例所衍生或變異的新型病例的預(yù)防與控制。然而，人無完人，金無赤足，疾病預(yù)防與控制的檔案管理工作的現(xiàn)狀雖有許多弊端，卻也更有利于其修正與改進。隨著國家政治、經(jīng)濟、人文的多方發(fā)展，新時期的疾病預(yù)防控制的檔案管理工作將緊跟時代創(chuàng)新步伐，勇往直前。

一、疾病預(yù)防與控制檔案管理的現(xiàn)實問題

（一）檔案管理能力弱制度化

現(xiàn)今的各個檔案管理單位，對檔案的綜合管理不夠?qū)I(yè)，筆者認(rèn)為更多的是對檔案管理的不重視。對于已存在的疾病案例檔案，應(yīng)該及時進行規(guī)整并分類，但許多單位對資料的分類做的并不盡人意。因此，比較落后的檔案綜合管理制度與不夠?qū)I(yè)的檔案管理收編能力，導(dǎo)致許多病例資料散落在各個不同部門，未得到及時管理與歸檔，造成了已有檔案的混亂，甚至造成已有數(shù)據(jù)的丟失。

（二）檔案管理設(shè)備弱專業(yè)化

根據(jù)國家對檔案管理機構(gòu)軟、硬件設(shè)施的規(guī)定，必須配備的有檔案移動式密集架、空調(diào)、計算機等先進設(shè)備。而現(xiàn)實的情況卻是，各個單位設(shè)施缺失，并未設(shè)立專業(yè)化的檔案管理研究室，僅僅將各地區(qū)檔案散落在不同的區(qū)域，沒有專業(yè)的檔案格將不同種類的資料區(qū)別化，也沒有專業(yè)的防火防盜設(shè)備。要知道，目前大多數(shù)的檔案數(shù)據(jù)都是紙質(zhì)文檔，一旦失火或被盜，將造成不可彌補的損失。

（三）檔案管理人才弱素質(zhì)化

目前，主修檔案管理專業(yè)的人員少之又少，導(dǎo)致專業(yè)的檔案管理人才寥寥無幾。同時，即使專業(yè)主修檔案管理，但由于管理檔案的工作枯燥而無趣，現(xiàn)時代追求激情與刺激的年輕人也很少有從事本專業(yè)工作。因此，現(xiàn)今的大部分檔案管理人員都是非專業(yè)的，年歲較大且流動十分頻繁。各地區(qū)的疾病數(shù)據(jù)十分珍貴，尤其是一些罕見的疾病案例，讓缺失專業(yè)檔案管理技術(shù)的大齡非專業(yè)人員整理，他們的接受能力比較弱、專業(yè)素質(zhì)比較低，上手自然比較緩慢，對檔案管理工作的進度及管理流程的準(zhǔn)確度產(chǎn)生一定影響。

二、疾病預(yù)防與控制檔案管理的發(fā)展方向

（一）必須制定嚴(yán)肅的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

建立規(guī)范化的檔案管理機制，大到對檔案文本的收選與分類，小到檔案的歸檔時間的分配。將不同的檔案管理工作細(xì)化，組成不同的工作小組，對接收、整理、分類、錄入、研究等等各個步驟分配合適的人員，每一環(huán)節(jié)都要有檔案管理專業(yè)性人才進行嚴(yán)格把關(guān)、規(guī)范流程，確保每一步驟精益求精。

（二）關(guān)于設(shè)備問題，必須嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)配備檔案管理單位的軟、硬件設(shè)施

既為工作人員更好的完成檔案管理工作提供外在保障，也對延長檔案壽命起到了至關(guān)重要的作用。更重要的是，為檔案管理工作配給的設(shè)備要定期檢查，以防對檔案管理工作造成不必要的中斷或設(shè)備使用不良造成的檔案遺失。同時，醫(yī)療檔案管理必須遵循保密原則②，以防珍貴重要檔案泄漏與外傳。

（三）即使檔案管理專業(yè)人才稀少，但對于非專業(yè)人才的培養(yǎng)也是非常重要的

開展高專業(yè)化的培養(yǎng)模式，改善傳統(tǒng)的枯燥的管理模式，吸收更多有志青年投入檔案管理工作中來。將大齡人才的謹(jǐn)慎心細(xì)與青年人才的朝氣靈活結(jié)合在一起，使疾病控制中心的檔案管理工作既保留了傳統(tǒng)的魅力也增添了創(chuàng)新的思路。

（四）加強檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

筆者認(rèn)為，這是解決當(dāng)前檔案管理所存在問題的當(dāng)務(wù)之急。疾病預(yù)防與控制的檔案管理不同于其他檔案管理工作，這是關(guān)乎全國人民健康、國家安全的重大問題，不可小視。抬眼望去，時代的變化是猝不及防的，就好像網(wǎng)絡(luò)媒體必將取代紙質(zhì)媒體。況且紙質(zhì)文本確實有許多隱患，比如易丟失、易損毀等等。建立健全的疾病檔案管理數(shù)據(jù)庫，將全國各地區(qū)的疾病資料、病例分析輸入數(shù)據(jù)庫。設(shè)計程序?qū)⑺阉饕院唵侮P(guān)鍵字為主，利用現(xiàn)代信息資源的優(yōu)勢，以國際國家標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)模式為基礎(chǔ)，集中多方力量創(chuàng)建健全、完整的疾病數(shù)據(jù)控制信息中心將是迎來檔案管理工作新春天的關(guān)鍵之步。

三、結(jié)語

雖然，改善了檔案管理的現(xiàn)實問題，系統(tǒng)化了檔案管理制度、加強了檔案管理設(shè)備、提高了檔案管理人才素質(zhì)，但也僅僅改善了檔案管理工作的表面問題，并沒有深層次改革。應(yīng)將檔案管理與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)相結(jié)合，將大規(guī)模增強檔案管理工作的準(zhǔn)確性、提升找尋案例數(shù)據(jù)的速度、以及拷貝多份數(shù)據(jù)不易丟失的多重保障性?；蛟S，疾病是我們無法避免的，但是記錄疾病的發(fā)病狀況、整理疾病病例資料、分析疾病發(fā)病原因，最終找尋控制疾病發(fā)病的方法卻是事在人為。

注釋：

①薛麗宏.談疾病預(yù)防控制中心檔案管理[J].中國當(dāng)代醫(yī)藥.2010(27).

②張麗華.新時期病案利用工作探析[J].華南國防醫(yī)學(xué)雜志.2010(07).