文書檔案管理工作的優(yōu)化措施研究

文/四平經(jīng)濟(jì)開(kāi)發(fā)區(qū)管理委員會(huì) 鐘亞南

所謂文書檔案指形成于企業(yè)事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體、機(jī)關(guān)亦或其他各類社會(huì)組織行政活動(dòng)的過(guò)程中，具有較大價(jià)值、急需妥善保管的那些文件。衡量某一單位檔案管理所具有的水平的重要標(biāo)準(zhǔn)為文書檔案的管理，若文書檔案的管理中具有紕漏出現(xiàn)，將對(duì)單位資料質(zhì)量及檔案完整性造成直接影響，因此各單位要高度重視本單位檔案管理工作。

一、將文書檔案制度建設(shè)加強(qiáng)且將文書檔案管理能力提高

重新梳理以及改善文書檔案管理原有規(guī)章制度，且于合理、合法的前提下按照部門公文實(shí)際管理工作將公文處理的實(shí)施辦法有效制訂，將之前文檔有效的綜合在一起即綜合銷毀文檔、文書檔案的鑒定、文書檔案的借閱以及檔案的保密和文件的處理程序、歸檔統(tǒng)計(jì)、檔案管理等。與此同時(shí)把文書檔案的規(guī)范化的要求有效的提供出來(lái)，再合理、有效建立文書檔案統(tǒng)一運(yùn)行與要求和標(biāo)準(zhǔn)的所有操作的規(guī)程。廢除不相宜的那些規(guī)則、修繕不完善的那些管理制度，進(jìn)而將同國(guó)家、單位皆適應(yīng)的文書檔案的管理方面各類規(guī)章以及制度有效的制定出來(lái)。且當(dāng)前我國(guó)經(jīng)濟(jì)、社會(huì)以及科技不斷的發(fā)展,因此信息化的進(jìn)程不斷加快，而為了追上時(shí)代信息化的步伐應(yīng)嚴(yán)格制定電子文書檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，有機(jī)結(jié)合原有制度體系以及新制度體系，進(jìn)而促使綜合性較強(qiáng)、較全面亦較完整的那些文書檔案管理模式最終形成。

二、將單位文書檔案的現(xiàn)代化的管理加強(qiáng)且對(duì)先進(jìn)手段進(jìn)行合理運(yùn)用

當(dāng)前不斷推廣應(yīng)用自動(dòng)化的辦公系統(tǒng)，這亦使只要經(jīng)過(guò)OA簡(jiǎn)單流轉(zhuǎn)亦可及時(shí)的完成文書檔案的收發(fā)文的工作，而這對(duì)檔案的管理者提出更高要求，要求其將文書檔案管理模式進(jìn)一步轉(zhuǎn)變，即將傳統(tǒng)手工管理模式轉(zhuǎn)變，可以從下面幾點(diǎn)入手。首要的為選擇適宜的軟件，該軟件要適宜本單位文書檔案管理現(xiàn)狀，在合理且有效的利用互聯(lián)網(wǎng)來(lái)完成檔案的查閱、利用、存儲(chǔ)、檢索、編號(hào)、立卷以及整理等工作。將檔案管理的軟件以及 OA系統(tǒng)的軟件之間接口工作做好，主要包括兩點(diǎn)，首先為無(wú)縫檔案連接方面的系統(tǒng)及 OA辦公方面的技術(shù)，可實(shí)現(xiàn)電子文件所有數(shù)據(jù)的直接歸檔，最終進(jìn)入檔案系統(tǒng)的管理①。同時(shí)，還需將對(duì)應(yīng)文件和紙質(zhì)文件整理好后，維持全部文件信息的一致性。第二，不斷提高檢索檔案的速度。在檔案檢索的工具選擇方面，應(yīng)以多樣化工具為主，形成由文件級(jí)過(guò)渡至案卷級(jí)，最后到檔案專題這種檢索體系，促使其朝著多層次與多角度的目標(biāo)發(fā)展，從而不斷增強(qiáng)檢索工具的整體覆蓋率，確保所有的文書檔案都能夠被檢索工具所覆蓋。進(jìn)而系統(tǒng)、全面、準(zhǔn)確且迅速的對(duì)檔案材料進(jìn)行管理與提供，最終將檔案工作的利用效率提高。

三、將文書檔案管理隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)優(yōu)化且將管理人員的素質(zhì)提高

將文書檔案管理隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)優(yōu)化較為重要的一點(diǎn)是將人才入口關(guān)把好。各單位應(yīng)依據(jù)本單位檔案管理的實(shí)際工作招募業(yè)務(wù)能力較好、文化水平較高的專業(yè)型人才②。同時(shí)，還應(yīng)轉(zhuǎn)變文書檔案管理人員的管理理念，重新樹立起現(xiàn)代化管理理念，充分了解檔案信息化管理技術(shù)，并根據(jù)自身不足通過(guò)多形式、多渠道、多層次繼續(xù)深造。還應(yīng)將檔案管理相關(guān)人員素質(zhì)教育以及培養(yǎng)力度加強(qiáng)。使該類人員同本崗位的工作相結(jié)合，邊操作的同時(shí)邊工作，將文書檔案的管理方面相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)不斷更新，加快傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代化管理的轉(zhuǎn)變。此外，還應(yīng)定期開(kāi)展學(xué)術(shù)及業(yè)務(wù)交流和進(jìn)修活動(dòng)，提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)；實(shí)行崗位輪換制度，提升管理團(tuán)隊(duì)能力。

四、大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，提升管理人員服務(wù)的意識(shí)

鼓勵(lì)文書檔案管理人員進(jìn)駐到各個(gè)科室或單位，了解更多與檔案信息相關(guān)的需求，并根據(jù)個(gè)人的需求為其提供相應(yīng)的編研信息。這樣一來(lái)，不僅能夠進(jìn)一步提升管理人員服務(wù)的意思，而且還能夠使各部門充分認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)自身工作的意義和價(jià)值所在③。此外，還應(yīng)注重從多角度、多渠道來(lái)加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源的利用與開(kāi)發(fā)，如：在對(duì)《大事記》及《歷史沿革》等資料進(jìn)行匯編時(shí)，可通過(guò)參照檔案信息資料來(lái)進(jìn)行組織和編印，將檔案的信息資源充分利用，以便將可靠、真實(shí)的各類檔案信息提供給單位工作總結(jié)、規(guī)劃與計(jì)劃的制訂、管理決策，進(jìn)而將文書檔案的利用效率進(jìn)一步提高。

五、在員工績(jī)效的考核中列入文書檔案的歸檔率

文書檔案可將一個(gè)企業(yè)成長(zhǎng)的歷程記錄下來(lái)，且其歸檔保存之后將可靠的一些證據(jù)依據(jù)提供給今后生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)以及民事糾紛的案件。因此要將該工作效率提高，可在單位各部門檔案的工作者以及資料員等績(jī)效的考核中列入文書檔案的歸檔率。為了起到激勵(lì)與表?yè)P(yáng)作用，且將員工工作積極性調(diào)動(dòng)，進(jìn)而保證移交資料所具有的完整性、及時(shí)性以及真實(shí)性，亦可在宣傳欄的排名榜上公布本單位與部門一年中文書檔案的歸檔率。

總之，通過(guò)不但完善文書檔案管理工作中的規(guī)章與制度，提升管理人員專業(yè)素質(zhì)水平，加強(qiáng)文書檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理模式向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變的力度，優(yōu)化文書檔案管理信息化，才能進(jìn)一步提升其管理的效率，最終對(duì)我國(guó)事業(yè)的健康、長(zhǎng)久的發(fā)展起促進(jìn)作用。

注釋：

①王琳殷.如何改善文書檔案管理工作[J].中外企業(yè)家,2013,26(7):146-147.

②陳龍民.論新形勢(shì)下如何做好文書檔案管理工作[J].黑龍江史志,2013,27(10):5-6.

③徐艷艷.文書檔案管理工作創(chuàng)新思想[J].華章,2013,27(8):13-14.