照片檔案的作用及整理方法初探

文/重慶市涪陵區(qū)人民武裝部 覃于波

隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，以照片作為載體的照片檔案在檔案部門增長非常迅速。對照片的性質(zhì)和特點(diǎn)的認(rèn)識(shí)，以及照片檔案的整理方法越來越受到檔案工作者的重視，這直接關(guān)系到我們能否更好的保管利用好照片檔案。下面就結(jié)合我的工作實(shí)踐談?wù)勔恍┐譁\的看法。

一、對照片的認(rèn)識(shí)

自1839年法國人蓋達(dá)爾發(fā)明攝影術(shù)以來，照片以它對人類社會(huì)和自然界各種狀態(tài)特有的記錄特性，持續(xù)影響著人們的生活。

（一）記錄真實(shí)

文字是種抽象思維的傳播媒介，時(shí)而夾雜出作者的主觀成份。照片是對直觀視覺形象的實(shí)錄，提供的是事物的表面原始形態(tài)。

（二）記錄迅速

相機(jī)的拍攝速度是以秒為單位，世界上最快的相機(jī)快門速度已達(dá)到了百億分之一秒，它能捕捉到人類肉眼難以觀察到的瞬間景象。照片這種瞬間記錄方式，是其他傳統(tǒng)記錄方式難以企及的。

（三）收藏方便

照片尺寸較小，易攜帶、交換和郵寄。寬闊宏大的場面，可真實(shí)的記錄在照片上，照片對事物的表述簡潔易懂，無語言文字障礙。

（四）珍藏價(jià)值高

照片對歷史重大事件、獨(dú)特的自然現(xiàn)象，能客觀真實(shí)的記錄下來，為歷史考證、科學(xué)研究提供了稀有的憑證材料。

（五）節(jié)省存放空間

許多重大歷史事件，如用文字描述，往往寫成長篇巨著，以使人產(chǎn)生身臨其境的感覺，而用一張照片就能讓人一目了然。

照片作為記錄信息工具，它彌補(bǔ)了文字記錄工具的不足。照片作為檔案手段，它豐富了檔案種類，增加了檔案的資源。

二、照片的整理

科學(xué)管好用好照片檔案是檔案工作者必須面臨的新課題。怎樣整理、保存好照片檔案？對此還需從檔案管理角度作進(jìn)一步分析。各類載體的檔案都有其不同的特點(diǎn)，照片是利用光線的強(qiáng)弱變化在感光膠片上曝光形成影像。完整的照片檔案需要圖片內(nèi)容文字說明，是由多載體材料構(gòu)成的，具有復(fù)合性特點(diǎn)；而文字載體檔案主要是紙張，具有單一性的特點(diǎn)。各類載體檔案規(guī)格不同，照片的尺寸可根據(jù)具體情況變化，大小相差幾倍甚至上百倍，因此，在整理時(shí)不能采用整理文書檔案的方法組卷。文字載體規(guī)格相對統(tǒng)一，其管理和排放基本不受載體大小制約。照片檔案必須采用與文書檔案不同的整理方法。

（一）照片分類

分類是組織檔案的前提。檔案不分類或分類不科學(xué)會(huì)造成管理和利用上的混亂。檔案分類包括實(shí)體分類（即根據(jù)載體材料性質(zhì)和材料的尺寸分類）和信息分類（根據(jù)內(nèi)容分類）兩種方式。照片檔案與文書檔案分類的原則一致，但分類對象和方法卻不能完全相同。

照片實(shí)體管理的分類共有二級層次。第一層是根據(jù)底片和照片載體的性質(zhì)、保存的溫度和濕度條件差異，進(jìn)行分類管理。第二層是根據(jù)底片、照片尺寸大小，體積形態(tài)差異，進(jìn)行分類排放。

照片信息檢索，就是對記錄內(nèi)容的揭示和掌握。其分類對象是揭示照片內(nèi)容的文字說明。包括照片的題名、作者、拍攝地點(diǎn)、時(shí)間、人物（主要人物的單位、職務(wù)、姓名和在照片上的位置）等項(xiàng)目，都可用作照片的信息檢索依據(jù)。照片文字說明的撰寫需在制作照片檔案時(shí)同步進(jìn)行。照片的文字說明是對照片內(nèi)容的注釋和補(bǔ)充，是照片檔案的有機(jī)組成部分，應(yīng)附在照片下，以便照片檔案利用者更好地理解照片的內(nèi)涵。

（二）制檔案號

照片檔案的管理、分類的層次多，因此，編制的照片檔案號需由幾部分代碼構(gòu)成：載體代碼、規(guī)格代碼、順序代碼。同一內(nèi)容的一組照片編一個(gè)組號，其中每張照片編一個(gè)張?zhí)枺幻繌堈掌牡灼驼掌幭嗤恼掌瑱n號。

例如：照片號CHD76一Y一WS.Z1999一002一008.05表示重慶警備區(qū)76號全宗，永久，文書檔案，照片位于照片冊1999年第2冊第8組第5張。

（三）互注檔案號

照片實(shí)體管理與信息管理之間彼此沒有內(nèi)容聯(lián)系，其相互間的銜接是靠互注檔案號，每幅照片載體都需有獨(dú)立的檔案號。檔案號必須準(zhǔn)確地標(biāo)注每張照片載體的位置，標(biāo)注時(shí)，膠片載體檔號注錄在前，拷貝或其它載體檔號注錄在后，彼此有機(jī)聯(lián)系。建立照片檔案信息檢素時(shí)，每條信息后均完整地記注有相關(guān)載體的檔案號，保證每張照片能方便準(zhǔn)確的利用。

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