芻議地勘單位原始地質(zhì)資料立卷歸檔工作

文/重慶市地勘局205地質(zhì)隊 郭杰友

立卷歸檔工作是基層各個地勘單位在地質(zhì)勘查工作中地質(zhì)資料整理的重要組成部分。原地礦部發(fā)布的《原本地質(zhì)檔案驗收辦法[試行]》從7個方面制定規(guī)范了地質(zhì)檔案立卷歸檔方法及質(zhì)量要求。2008年6月國家檔案局又頒發(fā)了《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》。該規(guī)則進一步規(guī)范了地質(zhì)資料歸檔范圍和分類標準，明確了地質(zhì)資料立卷歸檔的各項規(guī)范標準。

在這種形勢下，各個基層地勘單位檔案主管部門為便于以后地質(zhì)資料的整理、利用，對原始地質(zhì)資料立卷歸檔工作也提出了更加具體的要求，使地質(zhì)檔案立卷歸檔工作更加標準化、規(guī)范化和制度化。因此，結(jié)合現(xiàn)在的地勘工作實際，對如何做好地勘單位原始地質(zhì)資料的立卷歸檔工作，筆者認為應(yīng)從以下幾方面著手。

一、當(dāng)前各地勘單位原始地質(zhì)資料立卷歸檔中常見的一些問題及原因

地勘單位隨著地質(zhì)工作管理體系的改變，投資主體和投資渠道的多元化，導(dǎo)致許多地質(zhì)勘查項目形成的大量原始資料無法進行立卷歸檔和有效管理，致使大量原始地質(zhì)資料難以有所歸宿而遭到不應(yīng)有的散失，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

1.投資者只注重獲得的成果與效益，忽視了地質(zhì)工作者經(jīng)過辛勤勞動獲取的原始地質(zhì)資料，使獲得的原始地質(zhì)資料不能及時有效地立卷歸檔，最終造成散失。

2.由于地質(zhì)勘查項目管理不善和投入資金使用不當(dāng)，致使部分地質(zhì)勘查項目中途終止，造成半截子工程。獲得的部分地質(zhì)資料未能保存下來，即使有的被保存下來也難以組成規(guī)范的原始地質(zhì)資料，無從進行立卷歸檔。

3.有些地勘單位對勘查項目立檔原則不清，不能使工作中形成的一些原始資料收集保存下來，到需要時難以提供利用，這一問題各地勘單位都普遍存在。

4.由于地質(zhì)工作范圍的擴展和工作性質(zhì)的復(fù)雜性，在地勘過程中形成了以往未有過的多種介質(zhì)的科技資料，這樣原始地質(zhì)檔案歸檔類別難以準確定位。

二、要充分認識原始地質(zhì)資料立卷歸檔的重要性

地勘單位地質(zhì)工作歷史最真實的記錄就是原始地質(zhì)資料，它又是地質(zhì)工作技術(shù)質(zhì)量管理的重要組成部分，其質(zhì)量好壞是以科技文件材料形成、積累和質(zhì)量為基礎(chǔ)的，因此，加強地質(zhì)資料立卷歸檔、技術(shù)質(zhì)量驗收是保證原本地質(zhì)檔案質(zhì)量的一項重要工作，有利于今后地質(zhì)工作開展核查或項目續(xù)作。

三、做好原始地質(zhì)資料立卷歸檔的基本要求

1.歸檔的原始地質(zhì)資料構(gòu)成要件必須要保持完整并符合規(guī)范要求，客觀真實的反映該項地質(zhì)工作全部內(nèi)容。工作中如果使用了收集的地質(zhì)資料，作為該項地質(zhì)工作的內(nèi)容之一，也應(yīng)納入立卷歸檔范疇。如果與其它單位聯(lián)合進行地質(zhì)勘查，要劃分出主要單位和協(xié)同單位。主要單位負責(zé)該地質(zhì)工作原始地質(zhì)資料的立卷歸檔，協(xié)同單位要把需要歸檔的原始地質(zhì)資料移交給主要單位，保證該項地質(zhì)原始地質(zhì)資料的完整性。

2.按照國家有關(guān)保密規(guī)定，要對收集到的原始地質(zhì)資料進行密級劃定。要準確劃定出它的密級和保密期限。

3.要及時進行原始地質(zhì)資料立卷歸檔工作。一般沒有其它特殊情況，地質(zhì)工作完成后三個月內(nèi)須向檔案管理部門移交原始地質(zhì)資料，避免資料遺失。

四、原始地質(zhì)資料立卷歸檔的方法及措施

（一）立卷歸檔方法

地質(zhì)資料的形成、積累、立卷工作，由承擔(dān)地質(zhì)工作的項目分組完成。每個項目成果評審驗收之前，項目負責(zé)人應(yīng)組織有關(guān)人員對該項目的地質(zhì)資料按原本地質(zhì)檔案立卷歸檔方法，做好分類，組成保管單位，填寫好地質(zhì)檔案原本登記簿（明細帳）等，并審核簽署。

原本地質(zhì)資料管理單位，在整理原始地質(zhì)資料時，同一案卷號內(nèi)不能有重號和重份文件。原始資料歸檔文件材料按所列十類順序排列，編件號且按10類編寫文件目錄并附加使用說明書等，嚴格按照規(guī)范的要求整理和編制。

（二）立卷歸檔措施

地質(zhì)隊是地勘行業(yè)最基層的單位，直接收集、整理、歸檔、保管、利用原始地質(zhì)資料。筆者根據(jù)地質(zhì)隊的工作實際，認為對如何做好地質(zhì)檔案管理工作要有以下措施：

1.要建立健全規(guī)章制度。當(dāng)前，要以國家檔案局《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》為依據(jù)，結(jié)合各地勘單位實際制定立卷歸檔辦法。具體內(nèi)容要明確原始地質(zhì)資料收集、整理、歸檔的范圍、原則和技術(shù)質(zhì)量要求。

2.重視原始地質(zhì)資料的收集。原始地質(zhì)資料收集工作是基礎(chǔ)工作，是做好立卷工作的十分重要的內(nèi)容，要引起高度重視。管檔部門應(yīng)對文件材料收集做到及時、不遺漏。作好收集記錄，以保證資料收集齊全，否則造成原始資料的不完整。

3.制作檔案備考表。每一檔案在清理立卷歸檔后，應(yīng)填寫檔案備考表。主要填寫內(nèi)容有：（1）資料的齊全程度，缺少哪些資料，缺少資料的原因及其查找情況。（2）對于該檔案所存在的問題的處理情況，還遺留哪些問題。（3）劃為技術(shù)參考資料和處理資料的清單。（4）立卷人、審查人和歸檔日期。

4.作好原始地質(zhì)資料的分類編號。近年來地勘單位從事的地質(zhì)勘查項目，是以國家投資和社會項目組成。為保護投資者獲得地勘成果的根本利益檔案管理部門應(yīng)加大依法管理職能，制定與修改相配套的法律、法規(guī)、編制有關(guān)的標準、規(guī)程、規(guī)范、辦法等等，以利于更好的監(jiān)督管理和指導(dǎo)等。要本著“簡化整理，深化檢索”的原則，以一個地質(zhì)工作的全部檔案作為一個歸檔單位，統(tǒng)一編制案卷號。

總之，原始地質(zhì)資料是地質(zhì)工作過程的真實記錄，加強原始資料的立卷歸檔工作，是各個地勘單位檔案管理部門的共同課題。不僅要考慮地質(zhì)資料的屬性，還應(yīng)考慮地質(zhì)資料形成的有機聯(lián)系及今后提供利用的便捷性等。這樣才能讓地質(zhì)資料真正更好的服務(wù)于地質(zhì)勘查工作、服務(wù)于社會。