淺議血站電子檔案特點(diǎn)及管理對(duì)策

文/青海省血液中心 張勇

一、血站檔案管理要求及特點(diǎn)

（一）管理要求

隨著輸血事業(yè)的不斷發(fā)展血站年采供血量逐年增加，但血站特殊的工作性質(zhì)要求血站在血液質(zhì)量安全方面不容出現(xiàn)任何問(wèn)題。血站業(yè)務(wù)檔案作為最先形成的工作資料,是關(guān)系血液全面質(zhì)量管理成敗的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。《血站質(zhì)量管理規(guī)范》中規(guī)定血站應(yīng)“建立、實(shí)施記錄管理程序和檔案管理程序，記錄并保存采供血過(guò)程所產(chǎn)生的結(jié)果和數(shù)據(jù)，使其具有可追溯性，以證實(shí)質(zhì)量體系有效運(yùn)行并滿足特定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)”。由此可見(jiàn)血站是一個(gè)對(duì)法制性要求較高的單位，國(guó)家對(duì)于血站系統(tǒng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)更是高于一般。

（二）管理特點(diǎn)

血站業(yè)務(wù)檔案主要產(chǎn)生于血液的采集、檢驗(yàn)、成分分離制備、儲(chǔ)存運(yùn)輸?shù)拳h(huán)節(jié)，是采供血過(guò)程的原始記錄。由于其特殊的工作性質(zhì)和檢測(cè)項(xiàng)目，從獻(xiàn)(受)血者健康征詢、體檢記錄、血液初檢、復(fù)檢記錄、血液成分分離制備記錄等均涉及到大量獻(xiàn)血者的個(gè)人信息，檔案中各項(xiàng)紀(jì)錄作為工作記載與見(jiàn)證必須原始真實(shí)、完備可查，需長(zhǎng)期或者永久性保存，屬于機(jī)密級(jí)檔案。隨著人們法律知識(shí)不斷增漲，自我保護(hù)意識(shí)不斷提高，血站業(yè)務(wù)檔案所記錄的信息作為血站依法開(kāi)展業(yè)務(wù)憑證的同時(shí)，也成為獻(xiàn)(受)血者權(quán)益的唯一憑證，因此要求檔案具有原始性、真實(shí)性、權(quán)威性和不可更改性。一旦原始資料文本遭到破壞，其信息資料的真實(shí)性、保密性都將受到嚴(yán)重挑戰(zhàn)，血站系統(tǒng)對(duì)于檔案的管理一旦出現(xiàn)紕漏，將會(huì)引起醫(yī)療糾紛和社會(huì)爭(zhēng)議。因此，依靠傳統(tǒng)觀念及辦法我們已無(wú)法完成數(shù)量眾多，環(huán)節(jié)復(fù)雜的檔案收集整理工作，只有改變傳統(tǒng)將部分紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案,并在新形勢(shì)下建立有效的血站電子檔案管理才能最終確保血站業(yè)務(wù)檔案管理成效，為血站的建設(shè)和發(fā)展提供應(yīng)有的作用。

二、血站電子檔案特點(diǎn)

（一）電子檔案的優(yōu)點(diǎn)

血站電子檔案同目前所用的電子檔案一樣均依賴于計(jì)算機(jī)硬件、軟件及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)而存在，檔案信息存儲(chǔ)密度及質(zhì)量遠(yuǎn)高于過(guò)去的紙質(zhì)檔案，且形式多樣，存放方便。在血站系統(tǒng)內(nèi)部同一局域網(wǎng)內(nèi)，同一份文件可以在同一時(shí)間，不同地點(diǎn)，被不同人共享，并且還可以根據(jù)個(gè)人需求對(duì)文件內(nèi)容及格式進(jìn)行更改。隨著電腦的普遍應(yīng)用，當(dāng)一份電子檔案被傳遞給多個(gè)利用者時(shí)，電子檔案可以通過(guò)郵件、網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)确椒o(wú)消耗的被重復(fù)利用。

（二）電子檔案存在的問(wèn)題

電子檔案無(wú)論是整理還是取閱均完全依賴于計(jì)算機(jī)設(shè)備才能進(jìn)行。檔案在利用過(guò)程中盡管沒(méi)有消耗,但是由于信息內(nèi)容及載體之間可以任意分離，原始檔案內(nèi)容很容易被修改和破壞，如果將電子檔案在網(wǎng)絡(luò)上運(yùn)行，原本保存好的電子檔案也會(huì)因計(jì)算機(jī)受到病毒攻擊及設(shè)備故障等原因使檔案內(nèi)容部分丟失或完全消失。此外，電子檔案極易被拷貝，復(fù)制的特點(diǎn)也對(duì)檔案的保密工作提出了更高的要求[2]。

三、血站電子檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策

（一）設(shè)置電子檔案管理機(jī)構(gòu)

多數(shù)血站至今未設(shè)置專門的電子檔案管理機(jī)構(gòu)，血站部分業(yè)務(wù)檔案一般由行政綜合辦公室負(fù)責(zé)管理，各部門及科室形成的電子檔案幾乎均分屬各個(gè)業(yè)務(wù)科室自己管理，在一個(gè)單位內(nèi)通常有多個(gè)部門同時(shí)進(jìn)行電子檔案管理。血站應(yīng)加強(qiáng)電子檔案管理部門的設(shè)置及完善，如：設(shè)置專門的電子檔案庫(kù)房，配備必要的安全保管設(shè)施等。只有在血站管理中提高電子檔案的地位和作用，才能進(jìn)一步提高對(duì)電子檔案的開(kāi)發(fā)和利用。

（二）建立電子檔案管理制度

目前血站在電子檔案管理的過(guò)程中沒(méi)有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，各部門及科室根據(jù)自己對(duì)電子檔案的理解和實(shí)踐進(jìn)行管理，造成許多本來(lái)應(yīng)該納入管理的電子檔案沒(méi)有進(jìn)行管理，應(yīng)該開(kāi)發(fā)利用的檔案信息資源開(kāi)發(fā)不足。血站應(yīng)根據(jù)國(guó)家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》中的規(guī)定，結(jié)合自身工作需求建立與之相適應(yīng)的科學(xué)的電子檔案管理體系，健全電子檔案管理規(guī)章制度，明確各管理人員的崗位職能及權(quán)限，將血站各部門、各科室的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，使電子檔案管理與業(yè)務(wù)檔案管理同步發(fā)展，提高血站信息系統(tǒng)整體管理水平。

（三）電子檔案形成要責(zé)權(quán)分明

血站同一類電子檔案的形成應(yīng)該由形成人員對(duì)其內(nèi)容的準(zhǔn)確度負(fù)責(zé)，并由專人進(jìn)行歸檔管理，歸檔時(shí)應(yīng)對(duì)電子文件進(jìn)行全面、認(rèn)真地檢查，核查文件是否完整、真實(shí)，相應(yīng)的軟件、說(shuō)明是否齊全，電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)內(nèi)容是否一致，電子文件有無(wú)病毒等等，最終應(yīng)由經(jīng)手人手工簽字確認(rèn)后進(jìn)行歸檔，以防由于操作失誤等原因改變?cè)茧娮訖n案信息內(nèi)容。電子文件在形成后應(yīng)使用只讀光盤（CD-ROM）或一次寫入式光盤（WORM）作為存儲(chǔ)介質(zhì)使之置于只讀狀態(tài)，在積累過(guò)程中如需轉(zhuǎn)換電子文件格式要防止文件內(nèi)容失真或丟失，收集積累過(guò)程中的一切變更都應(yīng)記錄在案，以防在松散狀態(tài)下發(fā)生信息損失和變動(dòng)，電子文件一經(jīng)簽發(fā)沒(méi)有必要的批準(zhǔn)手續(xù)嚴(yán)禁修改。注意加強(qiáng)電子檔案的保密管理，對(duì)利用者實(shí)行權(quán)限控制，使無(wú)關(guān)人員無(wú)法訪問(wèn)電子文件，防止在利用過(guò)程中出現(xiàn)泄密等情況。

（四）配置專職檔案管理人員

多數(shù)血站檔案管理隊(duì)伍缺乏高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理人員，檔案管理工作人員通常是身兼數(shù)職，檔案管理專業(yè)知識(shí)相對(duì)匱乏。在實(shí)際工作中他們不明確各部門或科室電子檔案的形成過(guò)程，也不熟悉電子檔案收集、整理、保管等一系列工作。許多血站的檔案管理人員甚至不了解來(lái)自網(wǎng)絡(luò)的安全威脅，對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全管理制度執(zhí)行力度薄弱，使得部分電子檔案資料不能及時(shí)入檔，入檔后又不能及時(shí)有效執(zhí)行綜合管理，造成血站電子檔案管理存在一定的隱患。這些情況已不適應(yīng)新形勢(shì)下血站電子檔案的管理，與血站整體信息化管理水平的發(fā)展不符，甚至制約到血站的發(fā)展。血站應(yīng)積極配備檔案管理人員，并充分考慮工作人員具有相關(guān)能力，除了具備檔案專業(yè)知識(shí)以外，還應(yīng)具備一定的文字寫作、數(shù)據(jù)處理及語(yǔ)言表達(dá)等能力。

（五）增強(qiáng)檔案管理知識(shí)培訓(xùn)

血站應(yīng)針對(duì)目前電子檔案管理現(xiàn)狀加強(qiáng)有關(guān)培訓(xùn)，在培訓(xùn)專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)的同時(shí)加強(qiáng)操作技能的訓(xùn)練，通過(guò)電子檔案工作安全和保密意識(shí)的教育使血站電子檔案管理人員全面樹(shù)立保密意識(shí)，鼓勵(lì)檔案管理員考取《檔案人員從業(yè)資格證》以全面切實(shí)提高檔案管理水平。

（六）加強(qiáng)電子檔案技術(shù)防范

血站電子檔案管理中的涉密網(wǎng)絡(luò)一定要與互聯(lián)網(wǎng)實(shí)行物理隔離，并建立、完善涉密網(wǎng)絡(luò)的保密管理制度，配備必需的防范設(shè)備，增強(qiáng)涉密網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)防范能力。此外，應(yīng)抓好互聯(lián)網(wǎng)上的防泄密工作，采用加密技術(shù)、簽署技術(shù)、權(quán)限控制、監(jiān)控技術(shù)等嚴(yán)格責(zé)權(quán)制。

四、結(jié)語(yǔ)

電子檔案管理是血站管理信息化的基本組成部分，是血站依法開(kāi)展業(yè)務(wù)，應(yīng)對(duì)訴訟風(fēng)險(xiǎn)，提升血液安全保障的必備手段。如今血站已有越來(lái)越多的紙質(zhì)檔案電子化，其特殊的性質(zhì)及國(guó)家對(duì)血站檔案管理工作的高標(biāo)準(zhǔn)、高要求，使我們?cè)诹私怆娮訖n案管理現(xiàn)狀的同時(shí)明白必須盡快加強(qiáng)血站電子檔案的管理。由衛(wèi)生部牽頭，構(gòu)建國(guó)家級(jí)血液安全信息網(wǎng)絡(luò)工程將在全國(guó)31個(gè)省市的血液中心及中心血站開(kāi)展，我們必須立即設(shè)置電子檔案管理機(jī)構(gòu)，建立相應(yīng)電子檔案管理制度，配置專職檔案管理人員以全面切實(shí)加強(qiáng)血站電子檔案管理，為血站發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

[1]衛(wèi)生部.關(guān)于印發(fā)血站質(zhì)量管理規(guī)范的通知[R].中華人民共和國(guó)衛(wèi)生部公報(bào),2006.

[2]劉洪.電子檔案的利用工作[J].檔案學(xué)通訊,2002,5.

[3]蘇錫云.基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的采供血業(yè)務(wù)檔案管理面臨的挑戰(zhàn)與對(duì)策[J].經(jīng)營(yíng)管理,2010,7(36):98-99.

[4]蔣滌非.運(yùn)用管理信息系統(tǒng)開(kāi)展血站記錄(檔案)管理的初步構(gòu)想[J].衛(wèi)生軟科學(xué),2009,23(2):211-212.

[5]馮惠玲.電子文件利用的障礙與對(duì)策[J].檔案學(xué)通訊,1998,5.

[6]陳兆祦,和寶榮,王英瑋.檔案管理學(xué)基礎(chǔ)[J].中國(guó)人民大學(xué)出版社,2009.

[7]徐建龍.電子檔案特點(diǎn)淺談[J].檔案天地,2001,2.