淺談優(yōu)化城建檔案管理的主要途徑

文/深圳市振業(yè)（集團）股份有限公司 趙愛華

城市檔案是城市建設(shè)過程中的全方位、全過程的記載。在我國城市化進(jìn)程越來越快的今天，做好城市檔案管理具有重要的意義。當(dāng)前，我國城市檔案管理工作仍然存在著多方面的問題，以及在城市檔案管理工作方面的開發(fā)仍顯不足?；诖?，從城市檔案管理的實際情況出發(fā)，不斷豐富完善城市檔案管理工作，解決城市檔案管理當(dāng)中存在的問題，為實現(xiàn)城市建設(shè)提供良好服務(wù)。本文就優(yōu)化城建檔案管理的主要途徑進(jìn)行淺析。

一、城建檔案管理的重要性

當(dāng)前經(jīng)濟社會發(fā)展條件下，加強城建檔案管理工作具有重要意義。城建檔案管理對于城市建設(shè)的諸多方面工作都起到了不可或缺的作用。其主要表現(xiàn)在幾個方面：

1.城市建設(shè)發(fā)展日新月異，其檔案管理工作能否高效開展對于城市建設(shè)具有重要意義。城市管理工作過程中的一個主要工作方面就是對于公共基礎(chǔ)設(shè)計建設(shè)的管理維護(hù)，城建檔案是確保這項工作快速有效開展的關(guān)鍵，建立完善成體系的公共基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面的檔案，能極大的促進(jìn)其城市管理工作開展。

2.城市在進(jìn)行規(guī)劃布局建設(shè)的過程中，城建檔案往往起到十分重要的參考作用。城市建設(shè)本身是一項工程量極其龐大、系統(tǒng)極其復(fù)雜而且嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓こ?，是需要?jīng)過科學(xué)論證、設(shè)計才能付諸實踐的工作。沒有詳實的歷史資料為分析、論證工作的基礎(chǔ)，是不可能讓城建工作高效、穩(wěn)定開展的。

3.城建檔案本身的資料性價值體現(xiàn)在諸多方面，尤其是為研究城市化發(fā)展進(jìn)程的相關(guān)學(xué)科提供了詳實、準(zhǔn)確的歷史資料。對于城建方面的研究工作起到了積極作用。另外就是對于因為土地、產(chǎn)權(quán)等因素引起的糾紛，提供的權(quán)威的法律上的依據(jù)。

二、城建檔案管理中存在的問題

城建檔案是反應(yīng)一個城市發(fā)展建設(shè)的重要資料，真實而全面的記錄了城市各個時期發(fā)展的全貌。更是城市在未來的發(fā)展中為其規(guī)劃建設(shè)提供依據(jù)的重要資料，以及在城市管理方面避免發(fā)生同類問題的經(jīng)驗總結(jié)。但是，就目前的城建檔案管理以及開放利用中存在問題仍然十分突出，其問題表現(xiàn)在幾個方面：

1.對于城建檔案管理的認(rèn)識程度不足，在城市發(fā)展的過程中，人們往往將注意力只是集中在明顯的位置上，看重經(jīng)濟發(fā)展與顯性的見效快的城市管理辦法上。沒有看到城建檔案的豐富內(nèi)涵與重要性，更加缺乏運用城建檔案解決問題的實例。

2.城建檔案在收集整理上呈現(xiàn)城建檔案收集失衡，檔案收集門類不全，總體數(shù)量較少的現(xiàn)狀?？傮w而言，就目前的城建檔案統(tǒng)計中，城市房屋檔案存量比較豐富，但是對于社會生活公共基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面的檔案存量極少，體現(xiàn)出城建檔案管理存在的對于檔案收集信息認(rèn)識不足的問題。隨著我國逐漸進(jìn)入數(shù)字化信息技術(shù)管理的時代，城建檔案管理也引入了數(shù)字管理的方式進(jìn)行管理，但是認(rèn)識不足導(dǎo)致的管理方面缺失仍然存在。

3.城建檔案管理自身水平不足，城建檔案管理長期未被重視，形成了其自身對工作要求較低，當(dāng)需要城建檔案時表現(xiàn)出來工作效率低下。

三、造成檔案管理發(fā)展不足的原因

1.城建檔案管理過程中存在檔案信息內(nèi)容總量巨大、門類眾多等特點。作為反映城市建設(shè)全貌的信息匯總，其檔案收集的信息量十分巨大，涵蓋的內(nèi)容廣而且系統(tǒng)性極強。

2.城建檔案管理工作不是一次性工作，其工作的長期性和連貫性特點使得城建檔案管理始終要與城市發(fā)展建設(shè)同步。首先，就一項工程而言，從其準(zhǔn)備設(shè)計階段開始到工程竣工結(jié)束的整個過程時間較長，對于城建檔案管理帶來也一定難度。其次，就城市的發(fā)展角度而言，城市建設(shè)自始至終從未停止過，這種性質(zhì)和特點使得城建檔案管理具有長期性特征。

3.城建檔案所設(shè)計的領(lǐng)域幾乎涵蓋了與城市建設(shè)發(fā)展有關(guān)的所有行業(yè)跟領(lǐng)域，甚至涉及每一個項目的各個環(huán)節(jié)。因此，在進(jìn)行城建檔案收集的過程中要不可避免的與很多單位進(jìn)行信息的交流，無形中增加了城建檔案管理工作量。

四、城建檔案管理優(yōu)化措施

加強城建檔案管理與挖掘檔案管理發(fā)展內(nèi)在空間具有重要意義，優(yōu)化城建檔案管理有助于拓寬城建檔案自身的發(fā)展空間，以及更好的為使用者服務(wù)，促進(jìn)城市建設(shè)的科學(xué)、合理開發(fā)。因此，在對城建檔案進(jìn)行管理應(yīng)當(dāng)采取以下幾點措施。

1.在對于城建檔案進(jìn)行管理的過程中，存在檔案數(shù)量上的不足。對此，進(jìn)行城建檔案管理時應(yīng)當(dāng)加強對于檔案館的信息存檔量，提升對檔案信息的管理能力。從深度和廣度上，綜合提高館藏水平，使城建檔案信息管理建設(shè)趨于全面化，挖掘城建檔案管理的潛力。只有做好豐富城建檔案數(shù)據(jù)這一基礎(chǔ)性工作，才能在提高城建檔案管理的問題上有所作為，也才能對于城市建設(shè)提供更加基礎(chǔ)、更加全面的決策依據(jù)的功能。因此，有效的提高對于城建檔案信息的收集與整理，形成專業(yè)化的檔案管理系統(tǒng)，對城建檔案工作的方方面面做到科學(xué)合理，同時加強其工作人員的業(yè)務(wù)熟練度，是城建檔案管理工作的客觀要求。

2.人們對于城建檔案的認(rèn)識不足，提高城建檔案管理工作的能力十分必要。提高人們對于城建檔案資料的使用率，以及在這個使用工程中采用最為便捷的方式，有效的利用這些資源，是城建檔案管理應(yīng)當(dāng)要做的。所以，這要求城建檔案管理者從思想上到工作上都要轉(zhuǎn)變思路，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作方式，不斷適應(yīng)新的社會發(fā)展特點，將過去被動向人們提供資料轉(zhuǎn)變到積極向使用者提供信息幫助。使城建檔案資源成為各個行業(yè)都不可或缺的重要內(nèi)容。同時，加大對于城建檔案的宣傳力度，提高人們對于其認(rèn)識水平，使人們真正理解其使用價值和重要性，從而真正推動城建檔案管理的發(fā)展。

3.城建檔案信息數(shù)據(jù)總量巨大，但是從其信息的使用與傳遞過程中顯出相對滯后性。因此，應(yīng)當(dāng)對于城建檔案工作進(jìn)行優(yōu)化與創(chuàng)新，增強城建檔案在使用中的流通性，通過采用現(xiàn)代化的管理模式以及對于城建檔案信息交流平臺的拓寬，完善其信息交流使用的工作全過程，從而極大的優(yōu)化城建檔案管理工作。對于形成城建檔案信息管理工作網(wǎng)絡(luò)格局，實現(xiàn)資源共享和城建工作的全面發(fā)展都具有重大意義。

4.在進(jìn)行城建檔案信息管理的過程中，提升其管理能力與水平可以通過強化城建檔案管理系統(tǒng)的編研能力來實現(xiàn)。城建檔案管理工作能否有效開展取決于其對于檔案資源利用的實效性。因此，相關(guān)城建檔案工作人員在進(jìn)行管理編研的過程中主要從檔案信息利用率、分類廣、范圍大的方向出發(fā)，努力建立能讓使用者在對城建檔案資源有需求的過程中更加便捷、快速的實現(xiàn)其目的有效工作途徑。

五、結(jié)語

經(jīng)濟社會發(fā)展為城市建設(shè)的騰飛提供了有利條件。當(dāng)然要真正實現(xiàn)其發(fā)展，首先還得從認(rèn)識上提高人們關(guān)于城建檔案管理工作的重要性作用的意識，以及認(rèn)識目前城建檔案管理存在的問題。并針對此，采取相應(yīng)措施用以提高城建檔案管理工作效率，為城市建設(shè)真正提供科學(xué)有用的城建資源信息。

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