新時期檔案管理現(xiàn)代化的創(chuàng)新與發(fā)展

文/中國煙草總公司深圳市公司 李云娜

隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，不僅提高了人們信息化交流方式，也影響著新時期檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展趨勢。隨著現(xiàn)代學(xué)術(shù)門類的不斷增加與擴(kuò)大范圍領(lǐng)域，增加了檔案種類，改善了傳統(tǒng)以光盤、磁性、虛擬檔案等存儲方式，豐富了檔案信息化管理，信息技術(shù)的使用，是實現(xiàn)新時期檔案管理現(xiàn)代化的主要目的。

隨著時代的不斷發(fā)展，檔案管理現(xiàn)代化是一個概念范圍，具有相對的、動態(tài)的以及持續(xù)發(fā)展的特點，在新時期信息化的影響下，被賦予了新的核心內(nèi)容的檔案管理，無論是在理論上還是實踐上都朝著信息化的方向發(fā)展，推動著新時期檔案管理現(xiàn)代化體系的形成與發(fā)展。

一、實現(xiàn)檔案資源信息化

在新時期,隨著信息技術(shù)在各個領(lǐng)域中的應(yīng)用，逐漸成為行業(yè)發(fā)展的核心力，推動了現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)與社會的發(fā)展?？梢哉f，檔案資源信息化是實現(xiàn)檔案信息資源社會共享的有效途徑，通過利用信息技術(shù)手段，運用信息技術(shù)實施數(shù)據(jù)的傳輸，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案的形式，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享，促進(jìn)檔案管理領(lǐng)域的實踐創(chuàng)新與發(fā)展，推動檔案資源與檔案管理信息化發(fā)展的過程，從而推進(jìn)檔案資源的合理開發(fā)與利用、有效配置與運用①。檔案資源信息化是新時期檔案管理現(xiàn)代化的核心，運用信息技術(shù)實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，主要包括以下兩個方面：1.是檔案資源信息化的建設(shè)，包含了檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)、利用、檔案信息化建設(shè)等，有利于實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，推動檔案信息資源的共享化與網(wǎng)絡(luò)化傳輸；2.是檔案資源信息化的建設(shè)，以網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)為支撐，改善傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案文本、照片檔案等存儲形式，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、共享化。在未來的發(fā)展過程中，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，有效促進(jìn)了檔案資源信息化發(fā)展。

二、實現(xiàn)檔案保護(hù)現(xiàn)代化

傳統(tǒng)檔案保護(hù)形式主要是指將紙質(zhì)檔案存儲在檔案設(shè)施、檔案庫房當(dāng)中。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代化技術(shù)與設(shè)備的不斷更新，信息化檔案存儲介質(zhì)的不斷出現(xiàn)，檔案存儲形式也發(fā)生了很大的改變，例如傳統(tǒng)紙質(zhì)文本的檔案轉(zhuǎn)換為現(xiàn)代化電子檔案、聲像檔案、光盤檔案等，有利于檔案信息的記錄與存儲，有利于檔案的保護(hù)。檔案現(xiàn)代化的發(fā)展，新的檔案形式與傳統(tǒng)檔案形式無論是在存儲方面、使用方面還是檔案載體方面都有著很大的不同，新的檔案形式對技術(shù)與管理有一定的要求，因此，為了實現(xiàn)檔案保護(hù)的現(xiàn)代化發(fā)展，將新的檔案載體作為研究重點，促進(jìn)檔案保護(hù)的現(xiàn)代化、規(guī)范化，從而促進(jìn)檔案信息內(nèi)容的完整性與安全性②。

三、實現(xiàn)管理手段現(xiàn)代化

檔案管理手段的現(xiàn)代化發(fā)展主要體現(xiàn)在理論與技術(shù)兩個方面，也就是說檔案管理現(xiàn)代化的各種理論基礎(chǔ)與各種管理手段都需要以現(xiàn)代化信息理論與技術(shù)為支撐，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展。在理論方面，檔案現(xiàn)代化管理應(yīng)借鑒現(xiàn)代科學(xué)的管理理論與方法，結(jié)合檔案管理的實際情況，促進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理理論體系的形成與發(fā)展。在技術(shù)方面，檔案管理引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段，不斷地將先進(jìn)的技術(shù)手段與技術(shù)設(shè)備應(yīng)用到檔案管理當(dāng)中，推動檔案管理的信息化、自動化、規(guī)范化。

四、實現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化也是檔案現(xiàn)代化發(fā)展的一項重點工程，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化包括檔案的存儲形式、檔案保護(hù)管理等方面，需要以先進(jìn)的信息技術(shù)為支撐，實現(xiàn)檔案管理中各項工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，促進(jìn)現(xiàn)代化檔案的統(tǒng)一管理。在檔案存儲方面，改善傳統(tǒng)紙質(zhì)文本檔案載體、照片檔案載體，采用電子檔案、光盤檔案等檔案載體形式，有利于檔案存儲的標(biāo)準(zhǔn)化與統(tǒng)一化管理，實現(xiàn)了檔案信息資源的社會共享性③。在檔案保護(hù)方面，傳統(tǒng)以紙質(zhì)為主的檔案載體，存在著存儲空間大、需要存儲設(shè)備多、不利于檔案信息的記錄等缺點，而采用現(xiàn)代化檔案存儲形式可以有效改善傳統(tǒng)檔案保護(hù)方面的不足，有利于檔案的信息傳遞，有利于檔案信息資源的共享，有利于檔案信息資源的存儲等方面，有效實現(xiàn)了檔案保護(hù)的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。

五、結(jié)語

伴隨著科學(xué)技術(shù)的不斷創(chuàng)新與發(fā)展，信息技術(shù)應(yīng)用到現(xiàn)代化檔案管理工作中，已成為信息時代發(fā)展的必然結(jié)果，推動了現(xiàn)代化檔案管理的改革，有效實現(xiàn)了檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化與統(tǒng)一化，促進(jìn)了檔案管理現(xiàn)代化的創(chuàng)新與發(fā)展。

注釋：

①張曉光,張春艷,周瑩瑩.新時期檔案管理現(xiàn)代化的創(chuàng)新與發(fā)展[J].黑龍江科技信息,2013,202(105):223-224.

②陳永成,唐艷萍,李小妍.檔案管理現(xiàn)代化是新時期事業(yè)發(fā)展的必然趨勢[J].開封教育學(xué)院學(xué)報(社會科學(xué)版),2013,103(14):127-129.

③羅秀梅,宋思新,房小飛.檔案管理現(xiàn)代化是新時期事業(yè)發(fā)展的必然趨勢[J].齊齊哈爾職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(自然科學(xué)版),2011,135(32):133-134.