公積金電子檔案管理應(yīng)用淺析

文/唐山市住房公積金管理中心 張紅英

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，計算機和互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，越來越多的住房公積金管理部門實現(xiàn)了電子化辦公。各項工作流程全部逐步實現(xiàn)了電子化操作，隨著越來越多的信息、文件、資料遷移到了電子和網(wǎng)絡(luò)載體上。檔案管理也從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案更多地轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。由于檔案管理工作的特殊要求和電子存儲的可復(fù)制、易更改、易丟失的特點，電子化辦公在提高住房公積金管理部門工作效率的同時，也帶來了電子檔案管理方面的挑戰(zhàn)。因此，如何加強電子檔案的管理應(yīng)用，成為目前住房公積金管理部門檔案管理工作的一大挑戰(zhàn)。

一、住房公積金電子檔案的特點

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的載體是紙張。在正常情況下，只要保存得當，紙質(zhì)檔案的保存期限可達成百上千年。但紙質(zhì)檔案也存在一些問題，比如，所占空間大，查找檢索繁瑣，移交轉(zhuǎn)移困難，不耐水耐火耐蟲等等。相比之下，電子檔案與紙質(zhì)檔案有著截然不同的特性和特征。

（一）存儲介質(zhì)截然不同

與紙質(zhì)檔案不同，電子檔案存儲記錄在于計算機的存儲器件中，如普通硬盤、固態(tài)硬盤、光盤、U盤等等。因為這些存儲介質(zhì)的容量很大，也就能容納大量的文件。比如，一張700M的CD刻錄光盤可以存儲 716800KB的內(nèi)容，而一個word或excel文檔頁面的大小一般不到KB。也就是說，一張光盤可以存儲的文件可達7萬頁以上。所以，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子有著極高的存儲密度，成本更低，所占空間更小，也更節(jié)能環(huán)保。

（二）移交方式截然不同

檔案管理中不可避免的會出現(xiàn)不同部門之間相互移交遞送的現(xiàn)象。紙質(zhì)檔案受空間距離的影響，其移交遞送需要花費一定的時間和人力物力。而電子檔案的移交遞送則不同。一般來說，需要保密的檔案可以通過光盤介質(zhì)進行移交，雖然也受空間距離限制，但勝在輕便；而不需保密的檔案則可以通過互聯(lián)網(wǎng)來完成，只需鼠標一點，再遠的距離都可瞬間到達；現(xiàn)在很多單位組織建立了自己的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，需要保密的文件可以通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進行移交傳遞，更加節(jié)省了人力物力。

（三）檢索方式截然不同

紙質(zhì)檔案所占空間大，整理歸檔之后要重新檢索查閱依賴于人力，特別是一些年代久遠的檔案，查找起來極為麻煩。而電子檔案則不同。大量檔案存儲于體積極小的光盤或硬盤中，只需輸入關(guān)鍵字符，很快就能查找到對應(yīng)的檔案文件。既方便快捷，又省時省力。

二、電子檔案管理存在的問題

由于計算機在存儲介質(zhì)、傳播方式上的特殊性，電子檔案在帶給我們方便的同時，也給檔案管理工作帶來新的挑戰(zhàn)。

（一）管理難度加大

對于多數(shù)住房公積金管理部門，電子化辦公的時間還不算很長，多數(shù)人員還習(xí)慣于傳統(tǒng)檔案的管理和應(yīng)用模式，對于新興的無紙化辦公模式還不適應(yīng)，許多工作還在摸索之中。對于由軟件形成的檔案文件，由于軟件的智能化設(shè)置，能夠方便快捷的進行歸檔等操作。但對于其他文檔，則表現(xiàn)的極為不規(guī)范。比如，文檔名不規(guī)范，不分門別類進行存儲，原始紙質(zhì)檔案與電子檔案的有效銜接等等，給檔案管理工作造成極大的麻煩。

（二）保存壓力加大

一方面，電子檔案的存儲介質(zhì)的壽命不夠長。硬盤和光盤的主要成分都是由聚酯底基，記錄介質(zhì)則分別由磁性物質(zhì)和一些在激光作用下易產(chǎn)生變化的材料組成。這些材料穩(wěn)定性不高，極易發(fā)生變化或損壞，多數(shù)僅能保持5年左右的穩(wěn)定性，與紙質(zhì)檔案相比壽命極為短暫。另一方面，電子檔案的讀取和使用依賴于計算機和軟件，一般存儲文件的計算機或軟件過世，電子檔案就面臨無法讀取的局面。

（三）安全壓力加大

對于電子檔案而言，其安全性主要體現(xiàn)在兩個方面。一是病毒感染，許多電腦病毒會破壞存儲于計算機上的問題。二是網(wǎng)絡(luò)攻擊。目前，網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊層出不窮，特別是許多住房公積金管理部門乃至其他政府部門，防范能力弱，極易遭受黑客攻擊，導(dǎo)致電子檔案損壞或泄露。三是易拷貝復(fù)制。目前，我們已進入數(shù)據(jù)時代。許多機構(gòu)為了得到金融信息、個人信息不擇手段。我們既要加強住房公積金數(shù)據(jù)與其他部門的共享利用，也要防止數(shù)據(jù)失竊。

三、電子檔案管理應(yīng)用問題的解決辦法

正確保存，正確維護，正確使用，確保安全、可靠，是電子檔案應(yīng)用管理中必須要解決的問題。

（一）必須確保電子檔案存儲介質(zhì)的安全

電子檔案的存儲介質(zhì)極為重要。要根據(jù)存儲介質(zhì)的特性，創(chuàng)造一個合適保存的環(huán)境。比如，溫度、濕度要適宜，要避光、防塵，要避免強磁場干擾。但是，不管是光盤、硬盤，使用壽命都不長。因此，電子檔案不但要有備份，而且要在不同機器進行存儲，確保數(shù)據(jù)安全。比如，在上級公積金管理部門和本級公積金管理部門都進行存儲，或在本級部門的不同計算機上分別存儲等等。同時，要注意這些存儲介質(zhì)的使用期限，定期進行檢查，對于即將達到使用期限的介質(zhì)，及時進行更換。

（二）必須加強檔案管理制度的執(zhí)行

和紙質(zhì)檔案的管理一樣，電子檔案同樣必須有科學(xué)的管理制度。而且對檔案管理人員的操作要求也較高。一是要指定專人管理電子檔案，這樣有利于規(guī)范電子檔案的分類，避免過多人參與而導(dǎo)致存儲命名規(guī)則混亂或誤操作，后期整理歸檔困難。二是要加強技術(shù)培訓(xùn)，讓檔案管理人員掌握一定的計算機知識和檔案管理知識，嚴格規(guī)范操作程序，避免操作失誤導(dǎo)致數(shù)據(jù)損失帶來不可挽回的影響。

（三）必須加強技術(shù)更新

電子檔案的讀取和使用依賴于計算機和軟件。軟件能夠?qū)⒍M制的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)換成人們可以直接閱讀的文字、圖片。而目前不同軟件采取的轉(zhuǎn)換技術(shù)并不一樣。導(dǎo)致一種文件格式的文件并不能在利用另一種文件格式的軟件打開，而且每個軟件都在不斷升級。所以，在進行電子檔案的管理時，一方面，要及時更新軟件，確保存儲的文件能夠在現(xiàn)行軟件中打開；另一方面，要將電子檔案保存成不同格式的文件，確保軟件更新之后仍然能夠調(diào)用。同時，有必要將電子文件打印成紙質(zhì)文件，紙質(zhì)檔案和電子檔案同時分別歸檔，以相互參考印證。

（四）必須加強安全管理

住房公積金管理部門的業(yè)務(wù)涉及金融、房地產(chǎn)及個人信息，一旦泄露，容易造成不良影響，因此，在管理應(yīng)用上必須加強安全管理，防止電子文件不被修改和竊取。一是要進行權(quán)限管理。對于不同級別的訪問需求給予不同的權(quán)限，或不同的訪問者給予不同程度的數(shù)據(jù)。二是要進行電子加密并定期更換加密方式，防止破譯。三是要加強網(wǎng)絡(luò)安全管理，防止遭受來自網(wǎng)絡(luò)的攻擊和竊取。四是在電子檔案傳輸時，要選用合適的傳輸方式，對于需要保密的數(shù)據(jù)，只能通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或光盤的形式進行傳輸，對于可以公開的數(shù)據(jù)，則可以通過外部電子郵箱進行。

四、結(jié)語

總的來說，電子檔案管理為住房公積金管理工作提供了新的手段，應(yīng)用越來越廣泛，進一步提高了各項工作的效率，節(jié)省了人力。但在日常應(yīng)用管理中，電子檔案也存在一些問題需要解決。這就要求住房公積金管理部門要不斷吸收電子檔案管理方面新的技術(shù)和手段，不斷加強電子檔案的應(yīng)用管理工作，以持續(xù)提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

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