“倒立金字塔”現(xiàn)象在檔案利用中的體現(xiàn)

文/杭州西湖風(fēng)景名勝區(qū)花港管理處 陳晟

近些年來我國檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)得到快速的發(fā)展，檔案信息在各個領(lǐng)域得到了應(yīng)用。完善的檔案信息評價指標體系有利于提高檔案信息的利用率，同時也有利于全面評估檔案信息所帶來的效果，但總體來說檔案信息評價系統(tǒng)體系是一個非常復(fù)雜的工程，需要參與人員長期的不斷地努力建設(shè)。為更好的說明改善檔案利用中倒立金字塔現(xiàn)象，本文從檔案利用倒立金字塔現(xiàn)象相關(guān)概念說起。

一、檔案利用倒立金字塔現(xiàn)象的體現(xiàn)

人們在利用檔案時往往會表現(xiàn)出一次性的特點，導(dǎo)致無法得到利用后信息反饋。如在檔案利用中會進行多次消費，而在檔案利用的事后反饋信息很少，因此可以說檔案管理部門不需要對檔案進行改進。檔案利用的過程可以看待為問題的解答過程，往往會花大量的時間來考據(jù)檔案信息，但是得到的結(jié)果卻并不一定是那么滿意，倒金字塔現(xiàn)象就是時間與結(jié)果嚴重不成比例，檔案利用時經(jīng)常出現(xiàn)這種現(xiàn)象。其原因為：

（一）檔案利用與檔案保密存在矛盾

利用檔案的過程可以分為兩個主體，主要是檔案管理者本身，另一個便是檔案信息需求者，對于檔案利用者以及檔案信息提供者而言，檔案利用最佳的結(jié)果自然是花費極少量的時間得到最有用的信息，這是兩個主體都希望得到的結(jié)果，但是在現(xiàn)實的檔案信息中卻經(jīng)常受到多方面的影響，導(dǎo)致檔案利用出現(xiàn)倒金字塔現(xiàn)象。

（二）檔案管理部門存在的問題

檔案編制與利用者之間的關(guān)系還處在一個不對稱的階段，近些年來檔案利用出現(xiàn)了很大的需求，但是檔案部門的供應(yīng)情況并沒有及時的對檔案進行調(diào)整，無法滿足需要。目前在檔案利用的審計評估中還存在不少的問題需要解決，一是公開程度沒有統(tǒng)一的標準，難以滿足需要，二是對檔案部門的監(jiān)控存在很大的困難，沒有制定更加科學(xué)的檔案制度。最終體現(xiàn)出來的是倒立金字塔現(xiàn)象。

二、檔案利用倒立金字塔現(xiàn)象的解決方式

在前文提到對于檔案利用者來說，在利用檔案查詢信息時往往屬于一次性的需求，這種特點導(dǎo)致檔案部門無法得到相應(yīng)的反饋信息，這種類型的利用方式工作效率比較低，極大的浪費了管理部門的時間，為減弱檔案使用中倒立金字塔的現(xiàn)象，本文建議從以下幾方面做起。

（一）增加相關(guān)法律，約束過度保密行為

目前新修訂的檔案管理辦法雖然明確指出拒絕歸檔屬于違法行為，比較嚴重的構(gòu)成犯罪，但是在檔案利用方面，始終未建立比較明確的法律，因此有關(guān)部門應(yīng)對現(xiàn)有的《檔案法》進行詳細規(guī)定，為減弱檔案使用中倒立金字塔現(xiàn)象，可以適當減弱檔案管理部門的風(fēng)險責任，同時相關(guān)媒體也需要注意引導(dǎo)市民的思想開放，為檔案使用提供一個更加開明的環(huán)境。一些檔案管理部門設(shè)立在比較偏僻的地方，雖然有利于檔案保密，但是難于找到，檔案管理部門應(yīng)改變這一現(xiàn)狀，為利用者提供更加精確的信息，盡量減少檔案利用者的盲目性。

（二）檔案信息化管理

盡快實現(xiàn)檔案信息化管理，實現(xiàn)常用檔案的數(shù)字化，檔案的數(shù)字化管理能為使用者提供更加明確地檔案類型，極大地提高檔案管理人員和利用者的工作效率。從長遠考慮，加大資金投入，加強檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，主要硬件設(shè)置建設(shè)包括數(shù)據(jù)服務(wù)器、圖文影響掃描設(shè)備、數(shù)碼攝像機等，軟件設(shè)施包括規(guī)范化的檔案信息管理系統(tǒng)等都需要進行完善，檔案管理軟件要涵蓋檔案信息的收集、處理、整理以及檢索、利用等的服務(wù)功能，同時還必須適應(yīng)多種平臺以及不同操作系統(tǒng)的運行，本身要具備較強的安全控制能力以及連接其他數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)并進行交換數(shù)據(jù)的能力，保證各系統(tǒng)管理網(wǎng)絡(luò)順利進行。

（三）加強檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)

檔案人員素質(zhì)將會影響到檔案利用的效率，現(xiàn)代的高效管理人員一定要具備現(xiàn)代化信息技術(shù)，能夠熟練的使用計算機來進行信息化的辦公，否則無法滿足檔案信息化管理的要求，電子文件的收集和管理也就無從談起，檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化的管理和服務(wù)也不可能完成，所以檔案管理部門一定要注意這一點，盡量為檔案管理工作配備計算機專業(yè)的人士，為檔案利用者提供技術(shù)上的支持，減少檔案利用者的步驟。同時還要對現(xiàn)有的檔案管理人員進行在職培訓(xùn)，增強工作人員對檔案利用感知性，提高工作效率。

三、結(jié)語

綜上所述，目前我國對于檔案信息資源建設(shè)的研究還比較廣泛，研究重點主要放在了傳統(tǒng)檔案價值的評定，檔案利用方面也取得了很大的成就，在應(yīng)用中發(fā)現(xiàn)，檔案利用容易出現(xiàn)倒立金字塔現(xiàn)象，以上本文主要講述了檔案利用中倒立金字塔現(xiàn)象出現(xiàn)的原因，并提出了一些改善的辦法，希望能為相關(guān)人員帶來一些幫助。

[1]徐亮.檔案利用過程的"倒立金字塔"現(xiàn)象的發(fā)生和克服——以高校檔案館為例[J].檔案學(xué)研究,2009(2):26-28.

[2]崔艷秋.檔案管理人員的職業(yè)倦怠與績效管理研究[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用,2013(2):274.