淺析實體檔案與電子檔案的特點與區(qū)別

文/秦皇島市廣播電視臺 劉萌萌

一、電子檔案與紙質(zhì)檔案的特點

無論是哪種形式的檔案，其本質(zhì)都是承載著歷史資料，其不同就是載體的形式以及載體與內(nèi)容的關系。他們都忠實的記錄了人類的社會活動，都具有同樣的使用價值，同時也需要存檔和備案。他們自身所具有的特點，大體有如下幾點：

（一）信息儲存的載體各有特點

紙質(zhì)檔案作為傳統(tǒng)形式的檔案，在歷史發(fā)展的過程中，由甲骨、竹簡、綢帛進而發(fā)展到宋代以后的紙張，能夠在載體上體現(xiàn)出文字內(nèi)容和圖畫，卻無法展示聲音。而電子檔案作為新興的檔案介質(zhì)，可以借助各類新型的儲存材料，比如U盤，移動硬盤，甚至到現(xiàn)在的“云盤”，儲存的介質(zhì)越來越小，而儲存的內(nèi)容與而來越多。

（二）多種識別方式

紙質(zhì)檔案一般來說不需經(jīng)過第三種工具的介入就可以直接通過視線閱讀，稍有不同的也就是盲人讀的“盲本”，需要用手來觸摸。而電子檔案一般來說需要借助電子工具來進行識別和讀取。人類無法直接通過觀察儲存電子檔案的物體外觀來獲得信息。

（三）信息與載體的關系

紙質(zhì)檔案自誕生之日就必須依賴于其紙質(zhì)載體，脫離了這個載體檔案上的資料就無法保存。電子檔案的信息可以不依附于載體存在，也可以依附于任何載體存在，只要介質(zhì)合適，電子檔案可以承載的載體很多。這種特性可以使得目前的電子檔案具有相當強的靈活性和可復制性。從該方面來講，紙質(zhì)載體的穩(wěn)定程度更高一籌。

二、電子檔案與紙質(zhì)檔案的區(qū)別

（一）載體壽命的差異

紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，盡管纖維素在一定的條件(如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等)下，可發(fā)生水解和氧化反應，但只要我們在檔案保護過程中，注意排除發(fā)生兩大化學反應所需要的條件，就可以使紙質(zhì)檔案的壽命達到上百年甚至上千年。而電子檔案的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。與紙質(zhì)檔案載體相比電子檔案載體材料的壽命要短得多，一般僅為5-15年。

（二）技術壽命的差異

紙質(zhì)文件穩(wěn)定性非常強，只要在記錄初期將文字和載體的關系進行了確定，那么內(nèi)容和載體將會一直保持結(jié)合的關系。而其保存的時間與載體以及其他因素的影響有著莫大的關系。而電子檔案的技術壽命收到社會科學技術的影響，因為電子檔案需要通過電子設備才能讀出其中的信息，如果電子檔案當時承載的工作快速過時，那么他承載的文字內(nèi)容就無法讀取出來。

（三）信息保護的差異

作為紙質(zhì)檔案，對其的信息保護也就是對載體的保護，因為載體和信息是共生形態(tài)，如果紙張的壽命得以延長，那么紙上信息的壽命也會相應的延長。對于電子檔案來說，由于其信息和載體的可分離性，其信息承載面臨著很多位置的因素影響。電子檔案存在著被破壞和篡改的危險。同時，隨著計算機技術的不斷發(fā)展，一種新的威脅正在影響人們對于電腦安全性能的懷疑態(tài)度。如果電腦病毒侵入了承載電子檔案的儲存介質(zhì)，就很有可能存在破壞、泄密或者其他問題。

（四）信息查詢速度的差異

傳統(tǒng)的檔案，為了方便人們的查詢，往往通過建立各種目錄索引的方式來引導人們進行查詢，除此之外并沒有其他很好的方式。如果遇到數(shù)據(jù)量非常大的檔案查詢工作，其工作量也非常之驚人。而電子檔案則沒有這種憂患。任何需要的材料都可以在網(wǎng)絡上搜集到，只要設定好搜索區(qū)域，電腦或者網(wǎng)絡就會自動幫你搜集、歸納和整理出來，方便人類對于檔案信息的索取，檔案管理人員，如果掌握了電子檔案的特性和先進的技術設備，就能通過電子屏幕輕車熟路地電擊人們所需要的資料。不需要用大量的人力物力去翻閱、查找煩瑣的檔案資料。這些檔案人員可騰出時間去做其它的檔案工作。既節(jié)省了人力物力，又提高了工作效率。加速了現(xiàn)代化進程的發(fā)展。

三、結(jié)語

綜上所述，紙質(zhì)檔案與電子檔案在現(xiàn)階段各有優(yōu)勢，在經(jīng)濟建設及服務中各自發(fā)揮著特殊的作用。不能因為兩者在介質(zhì)和儲存方式等方面的不同而單純的否定哪一項的存在價值。而現(xiàn)階段做好電子檔案與紙質(zhì)檔案的長期并存工作，使得各自能夠在最能夠發(fā)揮其最大能量的地方，通過自身的優(yōu)勢為人類提供需要的資料，指導人類反思和進步的過程。在明確了電子檔案以及紙質(zhì)檔案特點和區(qū)別的同時，我們應該逐步用科學的方法完善和改進兩種檔案的管理手段，用最合適的方法來促進電子檔案以及紙質(zhì)檔案管理工作的持續(xù)、健康、快速發(fā)展。

[1]胡愛陽.關于電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的思考[J].科教縱橫,2010(4).

[2]張建國.對電子檔案與紙質(zhì)檔案在現(xiàn)階段長期并存的思考[J].山東檔案,2007(1).