芻議新背景下的企業(yè)辦公室工作策略

文/中鋁寧夏能源集團(tuán)有限公司 閆佩龍

在以往，企業(yè)大多側(cè)重于對(duì)自身運(yùn)營(yíng)情況和經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益等的關(guān)注，卻很少關(guān)注到辦公室工作。殊不知，企業(yè)的辦公室工作不僅是公文處理工作，還表現(xiàn)在參與政務(wù)、管理事務(wù)、綜合協(xié)調(diào)等工作方面，具有承上啟下等多種重要的職能，與企業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步密切相關(guān)。而在新背景下，企業(yè)得到了較大的發(fā)展，企業(yè)面臨的內(nèi)外部環(huán)境也發(fā)生了很大的變化。同時(shí)，受到日益復(fù)雜的企業(yè)內(nèi)部和外部諸多因素的影響，企業(yè)的辦公室工作也不得不面臨著各種各樣全新的挑戰(zhàn)。因此，如何客觀的認(rèn)識(shí)現(xiàn)實(shí)情況，并積極的尋找新背景下的企業(yè)辦公室工作策略，是所有辦公室工作人員需要面對(duì)的重要問題。

一、新背景下企業(yè)辦公室工作現(xiàn)狀分析

（一）工作人員服務(wù)與參與的認(rèn)識(shí)水平有待提高

企業(yè)的辦公室是一個(gè)十分重要的部門，是企業(yè)的對(duì)外窗口內(nèi)部中樞機(jī)構(gòu)，其日常工作具有多種重要的職能，與企業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步密切相關(guān)。例如，通過(guò)辦公室工作，可以達(dá)到承上啟下、協(xié)調(diào)內(nèi)外的目的，將企業(yè)的全體職工和各個(gè)部門之間緊密的聯(lián)系在一起。但是，就目前的實(shí)際情況來(lái)看，很多企業(yè)的辦公室工作人員在主動(dòng)服務(wù)與參與的意識(shí)上還有待進(jìn)一步提高，更要充分認(rèn)識(shí)到辦公室工作的重要性及其現(xiàn)實(shí)意義，在實(shí)際工作中要增強(qiáng)工作的積極主動(dòng)性和服務(wù)意識(shí)。

（二）日常實(shí)際工作需要規(guī)范性與合理性

對(duì)企業(yè)的辦公室來(lái)說(shuō)，在開展日常工作的過(guò)程中，只有保證在辦文、辦事、辦會(huì)等工作的規(guī)范化，才能實(shí)現(xiàn)高效工作，并獲得較好的工作效果。但目前，很多企業(yè)辦公室工作需要規(guī)范性與合理性。例如，很多小企業(yè)大多沒有制定出詳細(xì)的規(guī)章制度，導(dǎo)致辦公室工作在實(shí)際開展過(guò)程中無(wú)章可循，只能由工作人員自行處理，工作條理不清等現(xiàn)象層出不窮。

（三）工作人員的整體素質(zhì)和能力需要不斷提升

對(duì)企業(yè)的辦公室工作來(lái)說(shuō)，工作人員的整體素質(zhì)和能力會(huì)對(duì)最終的工作效果等產(chǎn)生較大的影響。但是，從目前來(lái)看，很多企業(yè)的辦公室工作人員基本忙于處理工作性事務(wù)，自身培訓(xùn)和再學(xué)習(xí)的時(shí)間和機(jī)會(huì)不多，對(duì)新背景下辦公室工作的新變化和處理協(xié)調(diào)問題的新技能掌握不夠，尤其是在處理各種應(yīng)急問題方面大多處于經(jīng)驗(yàn)判斷階段，凡此種種，都會(huì)影響到企業(yè)辦公室工作的質(zhì)量和效率，從而對(duì)企業(yè)整體協(xié)調(diào)運(yùn)作產(chǎn)生不利。

二、提高企業(yè)辦公室工作水平的策略分析

（一）加強(qiáng)宣傳教育，提高全員的認(rèn)識(shí)水平

為了提高企業(yè)辦公室的整體工作水平，首先要注意做好宣傳教育工作，以提高全體辦公室工作人員的整體認(rèn)識(shí)水平。例如，企業(yè)可以積極的通過(guò)設(shè)置宣傳欄的方式，向工作人員介紹企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)辦公室重要地位的宣傳，并將辦公室工作的性質(zhì)和作用等告知工作人員。其次，企業(yè)要尤其注重強(qiáng)調(diào)辦公室工作的服務(wù)和保障作用，在全體工作人員之中深入化服務(wù)意識(shí)。另外，企業(yè)還可以積極的通過(guò)其他一些方式和渠道來(lái)加強(qiáng)工作人員的服務(wù)意識(shí)。例如，企業(yè)可以積極地組織工作人員參加相關(guān)講座和會(huì)議等，來(lái)幫助大家加深對(duì)辦公室工作重要性的認(rèn)識(shí)，更好的促進(jìn)全員認(rèn)識(shí)水平的提高。

（二）規(guī)范日常工作，提高工作的效率和質(zhì)量

為了保證辦公室工作的順利、高效開展，企業(yè)要注意規(guī)范日常工作，以提高實(shí)際工作的效率和質(zhì)量。首先，企業(yè)要積極的結(jié)合自身的實(shí)際情況以及新背景下的各種實(shí)際要求和需要，制定出詳細(xì)的辦公室工作制度。從而保證辦公室日常工作開展的有章可循，更好的指導(dǎo)日常工作。其次，企業(yè)要注意積極的對(duì)辦公室工作的具體流程進(jìn)行規(guī)范，保證工作安排的合理和科學(xué)，減少各種不必要的資源浪費(fèi)，提高工作效率。另外，積極的應(yīng)用各種新型的技術(shù)手段，例如電子公文OA系統(tǒng)等，以實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，并顯著提高工作效率。

（三）注重培養(yǎng)教育，提高全員的綜合素質(zhì)

開展辦公室工作，一支強(qiáng)有力的工作隊(duì)伍必不可少。針對(duì)目前很多企業(yè)的辦公室工作人員存在的實(shí)際情況，企業(yè)要積極的行動(dòng)起來(lái)，做好對(duì)工作人員的培養(yǎng)和培訓(xùn)工作。例如通過(guò)在職培訓(xùn)等方式，來(lái)提高工作人員的各種業(yè)務(wù)能力和整體素質(zhì)。另外，企業(yè)也可以積極的要向社會(huì)上的各領(lǐng)域?qū)＜覍W(xué)者來(lái)對(duì)辦公室工作人員進(jìn)行指導(dǎo)，幫助大家學(xué)習(xí)更多新知識(shí)和新技能，不斷提高自身的綜合水平，更好的勝任本職工作，為促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)健康發(fā)展服務(wù)。

三、結(jié)束語(yǔ)

長(zhǎng)期以來(lái)，企業(yè)大多較為關(guān)注自身的運(yùn)營(yíng)情況和經(jīng)濟(jì)效益等，卻很少關(guān)注辦公室工作。但在新背景下，企業(yè)辦公室工作對(duì)企業(yè)的重要作用開始日漸受到人們的關(guān)注。通過(guò)本文的分析我們也發(fā)現(xiàn)，就目前的實(shí)際情況來(lái)看，企業(yè)辦公室工作還存在諸多不容忽視的問題，需要廣大工作者重視起來(lái)，并積極的采取可行措施予以解決?？傊?，積極的完善工作策略，正確掌握科學(xué)方法,與時(shí)俱進(jìn)地創(chuàng)新工作理念,圍繞服務(wù)這一中心,進(jìn)一步提高服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策、服務(wù)機(jī)關(guān)運(yùn)作和服務(wù)企業(yè)發(fā)展的能力水平，從而有力的推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步。

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